Organiser un tournoi sur la plage demande une préparation différente d’un tournoi dans une enceinte sportive. La plage est un lieu public, qui attire de nombreuses personnes, et qui est soumis à des règles bien précises. Aussi cet environnement vous donne la liberté nécessaire pour organiser un événement qui sort du lot. Voici quelques conseils et idées pour réussir l’organisation de votre tournoi sur la plage.
Être créatif
Votre tournoi doit se démarquer des autres événements de la région. Voici comment faire la différence et que vos participants repartent en se disant “on reviendra l’année prochaine” :
- Animer avec des activités fun — châteaux gonflables, DJs, etc.
- Attirer des personnalités locales et influentes — sportifs, artistes, youtubers.
- Impliquer des partenaires pour financer des activités ou des lots à faire gagner.
- Encourager les déguisements des participants et décorer la plage avec un thème.
Préparer votre tournoi
Établir et communiquer le règlement
Que serait une compétition sportive sans règles ? Etablir un règlement peut sembler fastidieux mais il existe des moyens simples pour éviter de le rédiger soi-même :
- Le télécharger directement sur le site de la fédération concernée si c’est une compétition officielle
- S’inspirer du règlement officiel en apportant quelques variantes s’il s’agit d’un tournoi “original”
- Par exemple : obligation se de déguiser
Rendez votre règlement visible et accessible facilement pour être sûr que vos participants l’aient bien lu, compris, et assimilé. Pour cela, intégrez-le à votre :
- Site internet, sur une page dédiée
- Événement Facebook — avec un joli visuel
- Page Facebook
- Description sur votre plateforme d’inscriptions en ligne
- E-mail d’information aux participants quelques jours avant le tournoi
Le jour J, déployez-le sur des grandes affiches au format A0 ou sur des bâches en PVC.
Demander des autorisations
Pour obtenir le droit d’occuper un espace public, faites une demande à la mairie de la commune concernée. Lorsque celui-ci doit se dérouler sur le territoire de communes où la police nationale est compétente, adressez-vous à la préfecture du département ou à la préfecture de police en fonction du lieu occupé. Retrouvez tous les détails sur le site de votre gouvernement.
Pour les manifestations sportives, le délai pour déposer cette demande est plus important que pour les autres types d’événements : elle doit être faite 1 à 3 mois avant l’événement. Si votre manifestation sportive donne lieu à un classement, vous devez demander une autorisation à la fédération sportive concernée. Si elle n’implique ni compétition, ni classement, c’est auprès du préfet de département que vous devez adresser vos démarches.
Dans le cas où vous souhaiteriez mettre en place une buvette, deux cas se présentent à vous :
- Vous êtes une association et vous ne vendrez pas d’alcool. Aucune autorisation n’est nécessaire.
- Vous vendrez de l’alcool. Reportez-vous aux conditions du site de votre gouvernement.
Astuce : Pensez à souscrire à une assurance et évitez tout désagrément si un participant ou un bénévole se blesse !
Louer ou acheter des équipements
Les sports et les activités physiques nécessitent généralement de l’équipement pour :
- Jouer/Pratiquer : ballons, filets, sifflets, plots…
- Récompenser les gagnants : trophées, coupes et médailles ; lots et cadeaux de partenaires — matériel de sport, chèques cadeau…
- Diverses raisons : musique, goodies, décoration, parasols et tonnelles…
- Préparer/Ranger/Nettoyer : sacs poubelle pour les déchets, marqueurs, scotch, ficelle…
Pensez à établir un budget pour éviter les mauvaises surprises !
Vous n’êtes pas obligé d’acheter tous ces équipements. Vous pouvez les louer ou les emprunter à des clubs sportifs par exemple. Il peut être intéressant de les acheter uniquement si vous allez vous en servir régulièrement. Pour les récompenses, demandez une aide financière de la part de vos sponsors et partenaires. Vous réduirez ainsi vos coûts et augmenterez la qualité des lots !
Gérer les inscriptions des joueurs
Créez votre événement sur une plateforme d’inscription comme Weezevent et facilitez votre gestion des participants. Personnalisez les champs d’inscription pour obtenir les noms des participants et de leurs équipes, leurs pièces d’identité et certificats médicaux. Tout ceci se configure en un clin d’oeil et vous permet également de recueillir des informations précieuses comme les adresses e-mails de tous les participants. Vous pourrez ainsi leur rappeler des informations importantes quelques jours avant le tournoi : l’accès au lieu, le règlement, les horaires. Après l’événement, vous garderez contact avec eux et les inviterez à votre prochain tournoi !
Être prêt pour le jour J
Le tournoi approche, vous avez tout préparé, et vous avez hâte de profiter de votre événement. Soyez tout de même prêt et vigilant aux moindres détails. N’hésitez pas à envoyer un e-mail à vos participants le matin de l’événement pour leur rappeler certaines informations — point météo, équipement à ne pas oublier, etc.
Venez en avance sur les lieux de votre événement — la veille ou tôt le matin — pour tout installer et faire des tests. Vous serez au calme et plus efficace si vous n’êtes pas dérangé par les participants les plus ponctuels.
À vous de jouer ! Organisez un tournoi réussi et découvrez tous les avantages de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :
