Les carnavals attirent de nombreux participants et il n’y a rien de tel que la magie d’un carnaval pour rassembler et créer des souvenirs inoubliables.
L’organisation d’un carnaval peut être une tâche délicate, mais vous pouvez rendre l’événement gérable avec la bonne planification et les bons outils. Vous êtes à la recherche d’inspiration pour mener à bien votre projet ?
Voici nos conseils pour un carnaval réussi et mémorable !
Sommaire
1. Trouvez le lieu approprié
Il est essentiel de trouver l’emplacement idéal pour votre carnaval. Pour que le carnaval soit bien fréquenté et génère des fonds, il doit se dérouler dans un cadre optimal. Prévoyez-vous de parcourir les rues pendant votre carnaval, ou se déroulera-t-il dans un lieu précis ? Il est important de savoir où commence et où finit votre carnaval. Ne choisissez pas votre chemin au hasard et prêtez attention à la façon dont le parcours est construit. L’essentiel est de trouver un espace suffisamment grand pour accueillir les invités, les jeux et les manèges s’il y en a.
2. Informez les autorités
La première chose à laquelle vous devez penser en organisant un carnaval est de savoir quelles sont les autorisations requises pour organiser l’événement. Il est bon d’alerter les autorités locales ou municipales lorsque vous prévoyez un tel événement. Vous pouvez envoyer les informations par courrier ou par courriel. Un arrêté municipal pourra ainsi interdire la circulation et mettre en garde contre le stationnement problématique avant l’événement.
3. Planifiez la route du défilé
Déterminez l’itinéraire du défilé en fonction des autorisations locales accordées dans les rues, les zones piétonnières et les espaces publics. Vous pouvez également considérer la présence de parkings, de toilettes publiques et d’autres commodités pour les participants.
Le cortège doit être surveillé de près tout au long de son parcours, des bénévoles doivent être postés en amont, en aval et tout autour des participants. La zone autour des chars doit être sécurisée et les participants ne doivent pas pouvoir monter dessus.
4. Choisissez vos partenaires
Faites une liste des entreprises et des organisations qui pourraient être intéressées à participer ou à soutenir votre carnaval. Assurez-vous de présenter clairement vos attentes en termes de soutien financier ou logistique. Posez-vous la question des avantages mutuels pour vous et pour les partenaires potentiels. Une fois que vous avez trouvé des partenaires potentiels et que les conditions ont été négociées, formalisez les accords avec les partenaires potentiels.
5. Définissez un thème
Choisissez un thème pour votre carnaval afin d’attirer les participants. Le thème choisi se reflétera ainsi dans les costumes, les chars et le maquillage. Évitez de le rendre trop exclusif afin qu’il puisse malgré tout être utilisé par le plus grand nombre.
Si vous voulez l’organiser pour Mardi Gras, vous n’avez pas besoin de vous creuser les méninges, ce seul exemple suffira.
6. Trouvez une mascotte
Chaque carnaval possède une mascotte, également appelée bonhomme carnaval, qui représente l’événement et en est le symbole. Sa préparation prend du temps car elle est souvent très grande et fabriquée à partir de matériaux recyclables. Bien qu’elle soit traditionnellement brûlée à la fin du carnaval, vous êtes libre de choisir si vous souhaitez préparer une mascotte ou non.
7. Communiquez sur votre carnaval
La communication sur votre carnaval doit commencer au moins un mois avant l’événement.
- Les réseaux sociaux : créez une page Facebook, un compte Instagram ou un compte Twitter dédié à l’événement. Publiez régulièrement des informations sur les préparatifs, les dates et horaires, les détails sur les chars, les animations, les costumes, etc.
- Les affiches : créez des affiches colorées et accrocheuses pour annoncer l’événement. Placez-les dans les lieux publics tels que les commerces, les écoles, les mairies, etc. Pourquoi ne pas organiser un concours d’affiches ? Cela permet de faire parler du carnaval des mois à l’avance en faisant appel à la créativité artistique en impliquant les enfants dans l’organisation.
- La presse locale : contactez les médias locaux (journaux, radios, télévisions) pour leur communiquer les informations sur le carnaval. Ils pourront relayer l’information auprès de leur audience.
8. Prévoyez un concours de déguisement
Organisez un concours et décernez un prix aux costumes les plus impressionnants, comme des bons d’achat, des cadeaux ou des trophées. Cela incitera les gens à faire des efforts dans leur tenue et augmentera les chances que l’événement marque les esprits. Vous devez déterminer les critères de participation, la catégorie d’âge concernée, les prix à gagner, les horaires et les modalités d’inscription.
Prévoyez également un photobooth, cela encouragera vos invités à prendre des photos ensemble avec des messages amusants et à les publier sur les médias sociaux.
9. Mettez en place un stand de maquillage
Les personnes qui n’avaient pas forcément prévu de se déguiser pour l’occasion pourront participer au jeu grâce au stand de maquillage. Il est simple à mettre en place et permet d’attirer aussi bien les enfants que les adultes.
Préparez-vous pour un carnaval inoubliable grâce à Weezevent ! Notre solution de billetterie en ligne, de contrôle d’accès et de paiement cashless, associée à nos outils de marketing et de gestion des relations clients, vous permettra de créer une expérience unique et festive pour tous vos participants !
