10 astuces pour gagner du temps dans l’organisation de votre événement

10 astuces pour gagner du temps dans l’organisation de votre événement

La prépa­ration d’un événement est un travail stressant car des nouvelles tâches à échéances imminentes peuvent vous tomber dessus d’une minute à l’autre. C’est pourquoi tous les organi­sa­teurs d’événements aiment gagner du temps en travaillant plus effica­cement. Et même si les solutions miracles n’existent pas, les 10 conseils qui suivent qui vous feront gagner du temps pendant la prépa­ration de votre prochain événement et qui vous aideront à atteindre le succès recherché.

Sommaire

  1. Commencer le plus tôt possible
  2. Choisir les bons outils
  3. Concentrer ses efforts sur les priorités
  4. Lister TOUTES les tâches
  5. Déléguer, déléguer, déléguer
  6. Engager des externes
  7. Trouver des bénévoles
  8. Dire adieu aux rapports manuels
  9. Commu­niquer via des campagnes de marketing ciblées
  10. S’attendre à l’inat­tendu

1. Commencer le plus tôt possible

Vous le savez, la plani­fi­cation d’un événement est une tâche monumentale. Plus vous pouvez accorder de temps à régler chaque petit détail, plus votre événement a de chances d’être une réussite. Alors commencez le plus tôt possible. Cela vous permettra non seulement de réduire votre stress, mais cela vous avantagera aussi lorsque vous recherchez un lieu ou du personnel et vous donnera plus de marge pour anticiper les imprévus.

2. Choisir les bons outils

Il existe une quantité infinie d’outils qui méritent votre attention, tels que les appli­ca­tions de gestion de projet comme Trello, les logiciels de streaming d’évé­ne­ments comme Lives­tream ou les outils de billet­terie, contrôle d’accès et cashless de Weezevent.

De nombreuses appli­ca­tions étonnantes rendront votre vie d’organisateurs d’évé­ne­ments moins stres­sante. La clé est de trouver les outils qui fonctionnent pour vous et pour le type d’évé­ne­ments que vous préparez. Faites quelques tests et gardez ceux qui fonctionnent le mieux pour votre projet et qui rentrent dans votre budget..

3. Concentrer ses efforts sur les priorités

Savoir comment prioriser au mieux votre temps et vos efforts est une base indis­pen­sable à maîtriser. Plus vous serez concentré sur les bons objectifs, plus vous aurez de succès. Cela est parti­cu­liè­rement vrai lors de la prépa­ration d’un événement.

Il y a un million de choses diffé­rentes qui doivent être accom­plies pour que votre événement soit considéré comme un succès. Par où commencer ? Comprendre ce qui est le plus important et ce qui mérite la priorité vous permettra de vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment.

Déter­minez d’abord votre vision globale. Ensuite, établissez la priorité de votre liste de tâches en fonction des tâches impor­tantes, et pas seulement des tâches urgentes. Enfin, abordez chaque élément de votre liste un par un. Ce cadre vous assurera une bonne gestion du temps lors de la prépa­ration de vos événe­ments.

4. Lister TOUTES les tâches

Commencez par déter­miner chaque tâche à effectuer dans une liste qui comprend les plus grandes tâches comme la réser­vation d’un lieu, la recherche de presta­taires, ou le travail avec un graphiste.

Une fois que tout a été mis par écrit, vous pouvez commencer à planifier chaque tâche pour des périodes précises. N’oubliez pas de fixer des dates limites pour chaque tâche et d’indiquer quand elles sont terminées. Cela vous permettra d’être organisé et de rester sur la bonne voie.

5. Déléguer, déléguer, déléguer

La prépa­ration d’un événement est un effort colossal et vous ne devriez pas essayer de tout faire vous-même. Déléguer est la clé d’un événement réussi. Cela permet également de motiver votre équipe et de l’aider à se sentir plus investie dans son travail.

Faites de votre mieux pour déléguer les bonnes tâches aux bons employés, donnez-leur des direc­tives et des attentes claires. Laissez-les ensuite travailler de manière autonome. La délégation n’est pas utile si vous devez constamment regarder par-dessus leur épaule.

6. Engager des externes

Parfois, déléguer des tâches à votre équipe ne suffit pas. Vous pouvez trouver néces­saire d’engager des externes pour vous aider à atteindre vos objectifs. En quoi un externe peut-il vous aider ? Plusieurs choses, y compris le dévelop­pement de sites web, la mise en place le jour J et la photo­graphie d’évé­ne­ments.

Comblez les compé­tences manquantes au sein de votre équipe en engageant des personnes talen­tueuses via des sites comme UpWork ou Freelancer.

7. Trouver des bénévoles

Il est tout à fait possible de trouver des bénévoles pour votre événement, surtout si le but principal de votre événement est de sensi­bi­liser ou recueillir des fonds pour une cause caritative. Commencez par rechercher parmi vos connais­sances, et lorsque vous aurez épuisé vos contacts personnels, tournez-vous vers d’autres organi­sa­teurs d’événements pour savoir comment ils trouvent leurs bénévoles.

N’oubliez pas que ce n’est pas parce que vous ne payez pas les bénévoles qu’ils ne devraient pas recevoir de récom­penses pour leur aide. Si possible, offrez-leur une entrée gratuite à votre événement, des repas ou du merchan­dising pour les remercier.

8. Dire adieu aux rapports manuels

De nombreux organi­sa­teurs d’évé­ne­ments ont tendance à effectuer leurs rapports manuel­lement via des feuilles de calcul. Non seulement cela prend beaucoup plus de temps que néces­saire, mais cela génère aussi plus d’erreurs. Utilisez plutôt une solution tout-en-un qui peut vous sortir des statis­tiques pour votre billet­terie, votre contrôle d’accès, et même vos revenus sur place grâce au système cashless.

9. Communiquer via des campagnes de marketing ciblées

Les solutions de gestion de la relation client (CRM) sont de plus en plus indis­pen­sables pour tout organi­sateur d’événements. Vos parti­ci­pants veulent des expériences person­na­lisées et il est quasiment impos­sible de leur en offrir sans une connais­sance précise et appro­fondie de votre base de données.

Heureu­sement, les événe­ments sont des points de contact clés dans les stratégies de marketing. A chaque achat de billets, scan d’accès, ou e‑mail ouvert, la relation avec chacun de vos parti­ci­pants évolue. Tout cela doit être synchronisé avec votre outil de CRM, puis intégré à vos futures campagnes marketing.

10. S’attendre à l’inattendu

Enfin, avec autant de variables impli­quées dans la prépa­ration d’un événement, tout ne se passera pas toujours comme prévu. Il est préfé­rable de planifier en consé­quence.

Nous vous recom­mandons de prévoir du temps supplé­men­taire pour les demandes de dernière minute, surtout dans les semaines avant la tenue de votre événement. De cette façon, vous ne serez pas pris au dépourvu et vous aurez suffi­samment de temps pour accomplir ce qui doit être fait.

Ces conseils, lorsqu’ils sont utilisés ensemble, servent en quelque sorte de modèle de plani­fi­cation d’évé­nement et vous aideront à assurer le succès de votre prochain événement. Si vous êtes à la recherche d’outils de billet­terie et inscription, de contrôle d’accès, et de cashless, découvrez toutes les fonction­na­lités de Weezevent en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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