10 astuces pour gagner du temps dans l’organisation de votre événement

10 astuces pour gagner du temps dans l’organisation de votre événement

La pré­pa­ra­tion d’un événe­ment est un tra­vail stres­sant car des nou­velles tâch­es à échéances immi­nentes peu­vent vous tomber dessus d’une minute à l’autre. C’est pourquoi tous les organ­isa­teurs d’événements aiment gag­n­er du temps en tra­vail­lant plus effi­cace­ment. Et même si les solu­tions mir­a­cles n’existent pas, les 10 con­seils qui suiv­ent qui vous fer­ont gag­n­er du temps pen­dant la pré­pa­ra­tion de votre prochain événe­ment et qui vous aideront à attein­dre le suc­cès recher­ché.

Som­maire

  1. Com­mencer le plus tôt pos­si­ble
  2. Choisir les bons out­ils
  3. Con­cen­tr­er ses efforts sur les pri­or­ités
  4. Lis­ter TOUTES les tâch­es
  5. Déléguer, déléguer, déléguer
  6. Engager des externes
  7. Trou­ver des bénév­oles
  8. Dire adieu aux rap­ports manuels
  9. Com­mu­ni­quer via des cam­pagnes de mar­ket­ing ciblées
  10. S’attendre à l’i­nat­ten­du

1. Commencer le plus tôt possible

Vous le savez, la plan­i­fi­ca­tion d’un événe­ment est une tâche mon­u­men­tale. Plus vous pou­vez accorder de temps à régler chaque petit détail, plus votre événe­ment a de chances d’être une réus­site. Alors com­mencez le plus tôt pos­si­ble. Cela vous per­me­t­tra non seule­ment de réduire votre stress, mais cela vous avan­tagera aus­si lorsque vous recherchez un lieu ou du per­son­nel et vous don­nera plus de marge pour anticiper les imprévus.

2. Choisir les bons outils

Il existe une quan­tité infinie d’outils qui méri­tent votre atten­tion, tels que les appli­ca­tions de ges­tion de pro­jet comme Trel­lo, les logi­ciels de stream­ing d’événe­ments comme Livestream ou les out­ils de bil­let­terie, con­trôle d’accès et cash­less de Weezevent.

De nom­breuses appli­ca­tions éton­nantes ren­dront votre vie d’organisateurs d’événe­ments moins stres­sante. La clé est de trou­ver les out­ils qui fonc­tion­nent pour vous et pour le type d’événe­ments que vous pré­parez. Faites quelques tests et gardez ceux qui fonc­tion­nent le mieux pour votre pro­jet et qui ren­trent dans votre bud­get..

3. Concentrer ses efforts sur les priorités

Savoir com­ment pri­oris­er au mieux votre temps et vos efforts est une base indis­pens­able à maîtris­er. Plus vous serez con­cen­tré sur les bons objec­tifs, plus vous aurez de suc­cès. Cela est par­ti­c­ulière­ment vrai lors de la pré­pa­ra­tion d’un événe­ment.

Il y a un mil­lion de choses dif­férentes qui doivent être accom­plies pour que votre événe­ment soit con­sid­éré comme un suc­cès. Par où com­mencer ? Com­pren­dre ce qui est le plus impor­tant et ce qui mérite la pri­or­ité vous per­me­t­tra de vous con­cen­tr­er sur les choses qui comptent vrai­ment.

Déter­minez d’abord votre vision glob­ale. Ensuite, étab­lis­sez la pri­or­ité de votre liste de tâch­es en fonc­tion des tâch­es impor­tantes, et pas seule­ment des tâch­es urgentes. Enfin, abor­dez chaque élé­ment de votre liste un par un. Ce cadre vous assur­era une bonne ges­tion du temps lors de la pré­pa­ra­tion de vos événe­ments.

4. Lister TOUTES les tâches

Com­mencez par déter­min­er chaque tâche à effectuer dans une liste qui com­prend les plus grandes tâch­es comme la réser­va­tion d’un lieu, la recherche de prestataires, ou le tra­vail avec un graphiste.

Une fois que tout a été mis par écrit, vous pou­vez com­mencer à plan­i­fi­er chaque tâche pour des péri­odes pré­cis­es. N’ou­bliez pas de fix­er des dates lim­ites pour chaque tâche et d’indiquer quand elles sont ter­minées. Cela vous per­me­t­tra d’être organ­isé et de rester sur la bonne voie.

5. Déléguer, déléguer, déléguer

La pré­pa­ra­tion d’un événe­ment est un effort colos­sal et vous ne devriez pas essay­er de tout faire vous-même. Déléguer est la clé d’un événe­ment réus­si. Cela per­met égale­ment de motiv­er votre équipe et de l’aider à se sen­tir plus investie dans son tra­vail.

Faites de votre mieux pour déléguer les bonnes tâch­es aux bons employés, don­nez-leur des direc­tives et des attentes claires. Lais­sez-les ensuite tra­vailler de manière autonome. La délé­ga­tion n’est pas utile si vous devez con­stam­ment regarder par-dessus leur épaule.

6. Engager des externes

Par­fois, déléguer des tâch­es à votre équipe ne suf­fit pas. Vous pou­vez trou­ver néces­saire d’engager des externes pour vous aider à attein­dre vos objec­tifs. En quoi un externe peut-il vous aider ? Plusieurs choses, y com­pris le développe­ment de sites web, la mise en place le jour J et la pho­togra­phie d’événe­ments.

Comblez les com­pé­tences man­quantes au sein de votre équipe en engageant des per­son­nes tal­entueuses via des sites comme UpWork ou Free­lancer.

7. Trouver des bénévoles

Il est tout à fait pos­si­ble de trou­ver des bénév­oles pour votre événe­ment, surtout si le but prin­ci­pal de votre événe­ment est de sen­si­bilis­er ou recueil­lir des fonds pour une cause car­i­ta­tive. Com­mencez par rechercher par­mi vos con­nais­sances, et lorsque vous aurez épuisé vos con­tacts per­son­nels, tournez-vous vers d’autres organ­isa­teurs d’événements pour savoir com­ment ils trou­vent leurs bénév­oles.

N’ou­bliez pas que ce n’est pas parce que vous ne payez pas les bénév­oles qu’ils ne devraient pas recevoir de récom­pens­es pour leur aide. Si pos­si­ble, offrez-leur une entrée gra­tu­ite à votre événe­ment, des repas ou du mer­chan­dis­ing pour les remerci­er.

8. Dire adieu aux rapports manuels

De nom­breux organ­isa­teurs d’événe­ments ont ten­dance à effectuer leurs rap­ports manuelle­ment via des feuilles de cal­cul. Non seule­ment cela prend beau­coup plus de temps que néces­saire, mais cela génère aus­si plus d’erreurs. Utilisez plutôt une solu­tion tout-en-un qui peut vous sor­tir des sta­tis­tiques pour votre bil­let­terie, votre con­trôle d’accès, et même vos revenus sur place grâce au sys­tème cash­less.

9. Communiquer via des campagnes de marketing ciblées

Les solu­tions de ges­tion de la rela­tion client (CRM) sont de plus en plus indis­pens­ables pour tout organ­isa­teur d’événements. Vos par­tic­i­pants veu­lent des expéri­ences per­son­nal­isées et il est qua­si­ment impos­si­ble de leur en offrir sans une con­nais­sance pré­cise et appro­fondie de votre base de don­nées.

Heureuse­ment, les événe­ments sont des points de con­tact clés dans les straté­gies de mar­ket­ing. A chaque achat de bil­lets, scan d’accès, ou e‑mail ouvert, la rela­tion avec cha­cun de vos par­tic­i­pants évolue. Tout cela doit être syn­chro­nisé avec votre out­il CRM, puis inté­gré à vos futures cam­pagnes mar­ket­ing.

10. S’attendre à l’inattendu

Enfin, avec autant de vari­ables impliquées dans la pré­pa­ra­tion d’un événe­ment, tout ne se passera pas tou­jours comme prévu. Il est préférable de plan­i­fi­er en con­séquence.

Nous vous recom­man­dons de prévoir du temps sup­plé­men­taire pour les deman­des de dernière minute, surtout dans les semaines avant la tenue de votre événe­ment. De cette façon, vous ne serez pas pris au dépourvu et vous aurez suff­isam­ment de temps pour accom­plir ce qui doit être fait.

Ces con­seils, lorsqu’ils sont util­isés ensem­ble, ser­vent en quelque sorte de mod­èle de plan­i­fi­ca­tion d’événe­ment et vous aideront à assur­er le suc­cès de votre prochain événe­ment. Si vous êtes à la recherche d’outils de bil­let­terie et inscrip­tion, de con­trôle d’accès, et de cash­less, décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de Weezevent en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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