La préparation d’un événement est un travail stressant car des nouvelles tâches à échéances imminentes peuvent vous tomber dessus d’une minute à l’autre. C’est pourquoi tous les organisateurs d’événements aiment gagner du temps en travaillant plus efficacement. Et même si les solutions miracles n’existent pas, les 10 conseils qui suivent qui vous feront gagner du temps pendant la préparation de votre prochain événement et qui vous aideront à atteindre le succès recherché.
Sommaire
- Commencer le plus tôt possible
- Choisir les bons outils
- Concentrer ses efforts sur les priorités
- Lister TOUTES les tâches
- Déléguer, déléguer, déléguer
- Engager des externes
- Trouver des bénévoles
- Dire adieu aux rapports manuels
- Communiquer via des campagnes de marketing ciblées
- S’attendre à l’inattendu
1. Commencer le plus tôt possible
Vous le savez, la planification d’un événement est une tâche monumentale. Plus vous pouvez accorder de temps à régler chaque petit détail, plus votre événement a de chances d’être une réussite. Alors commencez le plus tôt possible. Cela vous permettra non seulement de réduire votre stress, mais cela vous avantagera aussi lorsque vous recherchez un lieu ou du personnel et vous donnera plus de marge pour anticiper les imprévus.
2. Choisir les bons outils
Il existe une quantité infinie d’outils qui méritent votre attention, tels que les applications de gestion de projet comme Trello, les logiciels de streaming d’événements comme Livestream ou les outils de billetterie, contrôle d’accès et cashless de Weezevent.
De nombreuses applications étonnantes rendront votre vie d’organisateurs d’événements moins stressante. La clé est de trouver les outils qui fonctionnent pour vous et pour le type d’événements que vous préparez. Faites quelques tests et gardez ceux qui fonctionnent le mieux pour votre projet et qui rentrent dans votre budget..
3. Concentrer ses efforts sur les priorités
Savoir comment prioriser au mieux votre temps et vos efforts est une base indispensable à maîtriser. Plus vous serez concentré sur les bons objectifs, plus vous aurez de succès. Cela est particulièrement vrai lors de la préparation d’un événement.
Il y a un million de choses différentes qui doivent être accomplies pour que votre événement soit considéré comme un succès. Par où commencer ? Comprendre ce qui est le plus important et ce qui mérite la priorité vous permettra de vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment.
Déterminez d’abord votre vision globale. Ensuite, établissez la priorité de votre liste de tâches en fonction des tâches importantes, et pas seulement des tâches urgentes. Enfin, abordez chaque élément de votre liste un par un. Ce cadre vous assurera une bonne gestion du temps lors de la préparation de vos événements.
4. Lister TOUTES les tâches
Commencez par déterminer chaque tâche à effectuer dans une liste qui comprend les plus grandes tâches comme la réservation d’un lieu, la recherche de prestataires, ou le travail avec un graphiste.
Une fois que tout a été mis par écrit, vous pouvez commencer à planifier chaque tâche pour des périodes précises. N’oubliez pas de fixer des dates limites pour chaque tâche et d’indiquer quand elles sont terminées. Cela vous permettra d’être organisé et de rester sur la bonne voie.
5. Déléguer, déléguer, déléguer
La préparation d’un événement est un effort colossal et vous ne devriez pas essayer de tout faire vous-même. Déléguer est la clé d’un événement réussi. Cela permet également de motiver votre équipe et de l’aider à se sentir plus investie dans son travail.
Faites de votre mieux pour déléguer les bonnes tâches aux bons employés, donnez-leur des directives et des attentes claires. Laissez-les ensuite travailler de manière autonome. La délégation n’est pas utile si vous devez constamment regarder par-dessus leur épaule.
6. Engager des externes
Parfois, déléguer des tâches à votre équipe ne suffit pas. Vous pouvez trouver nécessaire d’engager des externes pour vous aider à atteindre vos objectifs. En quoi un externe peut-il vous aider ? Plusieurs choses, y compris le développement de sites web, la mise en place le jour J et la photographie d’événements.
Comblez les compétences manquantes au sein de votre équipe en engageant des personnes talentueuses via des sites comme UpWork ou Freelancer.
7. Trouver des bénévoles
Il est tout à fait possible de trouver des bénévoles pour votre événement, surtout si le but principal de votre événement est de sensibiliser ou recueillir des fonds pour une cause caritative. Commencez par rechercher parmi vos connaissances, et lorsque vous aurez épuisé vos contacts personnels, tournez-vous vers d’autres organisateurs d’événements pour savoir comment ils trouvent leurs bénévoles.
N’oubliez pas que ce n’est pas parce que vous ne payez pas les bénévoles qu’ils ne devraient pas recevoir de récompenses pour leur aide. Si possible, offrez-leur une entrée gratuite à votre événement, des repas ou du merchandising pour les remercier.
8. Dire adieu aux rapports manuels
De nombreux organisateurs d’événements ont tendance à effectuer leurs rapports manuellement via des feuilles de calcul. Non seulement cela prend beaucoup plus de temps que nécessaire, mais cela génère aussi plus d’erreurs. Utilisez plutôt une solution tout-en-un qui peut vous sortir des statistiques pour votre billetterie, votre contrôle d’accès, et même vos revenus sur place grâce au système cashless.
9. Communiquer via des campagnes de marketing ciblées
Les solutions de gestion de la relation client (CRM) sont de plus en plus indispensables pour tout organisateur d’événements. Vos participants veulent des expériences personnalisées et il est quasiment impossible de leur en offrir sans une connaissance précise et approfondie de votre base de données.
Heureusement, les événements sont des points de contact clés dans les stratégies de marketing. A chaque achat de billets, scan d’accès, ou e-mail ouvert, la relation avec chacun de vos participants évolue. Tout cela doit être synchronisé avec votre outil CRM, puis intégré à vos futures campagnes marketing.
10. S’attendre à l’inattendu
Enfin, avec autant de variables impliquées dans la préparation d’un événement, tout ne se passera pas toujours comme prévu. Il est préférable de planifier en conséquence.
Nous vous recommandons de prévoir du temps supplémentaire pour les demandes de dernière minute, surtout dans les semaines avant la tenue de votre événement. De cette façon, vous ne serez pas pris au dépourvu et vous aurez suffisamment de temps pour accomplir ce qui doit être fait.
Ces conseils, lorsqu’ils sont utilisés ensemble, servent en quelque sorte de modèle de planification d’événement et vous aideront à assurer le succès de votre prochain événement. Si vous êtes à la recherche d’outils de billetterie et inscription, de contrôle d’accès, et de cashless, découvrez toutes les fonctionnalités de Weezevent en cliquant sur le bouton ci-dessous :
