Comment organiser un salon professionnel ?

L’organisation d’un salon pro­fes­sion­nel est un levi­er de com­mu­ni­ca­tion unique et effi­cace s’il est bien pré­paré et struc­turé. Ce type d’évènement vous donne l’oc­ca­sion de rassem­bler tous vos col­lab­o­ra­teurs, vos clients exis­tants mais égale­ment des prospects poten­tiels, le tout dans un cadre agréable. Pour qu’un salon pro­fes­sion­nel fonc­tionne effi­cace­ment, vous devez bien enten­du y con­sacr­er une plan­i­fi­ca­tion et une pré­pa­ra­tion impor­tantes. Vous souhaitez organ­is­er votre salon mais n’avez pas en tête tous les élé­ments à pren­dre en compte ? Nous vous éclairons :

1. Définissez les objectifs du salon

La fix­a­tion des objec­tifs, chiffrés ou non, est essen­tielle comme pour tout pro­jet. Un cer­tain nom­bre de ques­tions et indi­ca­teurs de per­for­mances doivent être étab­lis en amont, puis trans­mis à l’ensemble des col­lab­o­ra­teurs afin qu’ils aient ces objec­tifs en tête.

• Déter­minez les résul­tats que vous espérez tir­er du salon : ces objec­tifs peu­vent être cen­trés sur des élé­ments comme la généra­tion de prospects, l’ex­po­si­tion de la mar­que, l’annonce d’un nou­veau lance­ment pro­duit…
• La créa­tion d’objec­tifs quan­tifi­ables et détail­lés à attein­dre par votre équipe est une stratégie effi­cace pour attein­dre ces objec­tifs. Par exem­ple, vous pou­vez décider de fix­er comme objec­tif de recueil­lir au moins 250 clients poten­tiels pen­dant l’événe­ment.
• De même, définis­sez en amont votre cible et les per­son­nes à inviter selon les pro­fils (com­mer­ci­aux, mar­ket­ing, direc­tion…)

2. Déterminez le lieu et la date

L’emplacement d’un salon pro­fes­sion­nel est d’une impor­tance cru­ciale. Il doit donc être organ­isé en ten­ant compte de vos besoins, ain­si que de ceux des par­tic­i­pants au salon en par­ti­c­uli­er. Il est essen­tiel de se deman­der si le lieu sera appro­prié à l’événe­ment : la ville choisie attir­era-t-elle le plus de par­tic­i­pants ? Est-elle facile d’ac­cès pour les par­tic­i­pants au salon ? Y‑a-t-il des hôtels à prox­im­ité si le salon dure plusieurs jours ? À cet égard, vous devez tenir compte non seule­ment des con­di­tions météorologiques, mais aus­si de l’at­trait et de l’ac­ces­si­bil­ité de la ville (disponi­bil­ité de moyens de trans­port adap­tés, en par­ti­c­uli­er si les par­tic­i­pants arrivent de loin).

Dans le même ordre d’idées, la con­vivi­al­ité et l’ac­ces­si­bil­ité du lieu en lui-même sont cru­ciales. Y a‑t-il plusieurs entrées, des places de sta­tion­nement, un accès PMR/PH, des sor­ties de sec­ours ? En out­re, le nom­bre de par­tic­i­pants prévu est cru­cial et doit ori­en­ter votre déci­sion du lieu final. Prévoyez-vous un salon pro­fes­sion­nel de petite, moyenne ou grande taille ? Pour les salons de petite et moyenne taille, les salles de réu­nion, les lieux cul­turels et les salles de con­férence des hôtels sont générale­ment appro­priés ; pour les grands salons, les palais des con­grès ou les cen­tres d’ex­po­si­tion sont par exem­ple préférables.

3. Établissez un budget structuré

Établir un bud­get doit être l’une de vos pre­mières actions si vous avez l’in­ten­tion d’organiser un salon pro­fes­sion­nel. Comme il s’agit d’un événe­ment pour met­tre en avant votre entre­prise avec des enjeux stratégiques et com­mer­ci­aux impor­tants, les coûts seront naturelle­ment plus impor­tants. Du lieu loué, aux prestataires externes choi­sis (trai­teur, pho­tographe, artistes…) aux revenus tirés des ventes de nour­ri­t­ure, bois­sons, good­ies ou autres presta­tions, tout doit se plan­i­fi­er en amont.

4. Trouvez des sponsors

Les événe­ments pro­fes­sion­nels tels que les salons dépen­dent grande­ment des spon­sors pour leur pro­mo­tion et leur via­bil­ité finan­cière, si vous ne souhaitez pas engager trop de fonds pro­pres. Il est cru­cial de trou­ver un cer­tain nom­bre de parte­naires voire un spon­sor cen­tral et exclusif. Le spon­sor doit bien enten­du être en lien avec votre secteur d’activité, ou réputé locale­ment voire nationale­ment de sorte que tous les par­tic­i­pants le con­nais­sent. Envis­agez de créer un con­trat com­mer­cial dans lequel votre parte­naire accepte de vous aider sur le plan com­mu­ni­catif, sur ses bases de don­nées clients et de définir l’enveloppe accordée pour l’organisation du salon. Cela est la con­trepar­tie d’une grande vis­i­bil­ité et de ser­vices com­plé­men­taires avant, pen­dant et après le salon.

5. Choisissez une méthode d’inscription gratuite en ligne

Pour faciliter la ges­tion et l’inscription des prospects à votre salon pro­fes­sion­nel, choi­sis­sez une plate­forme en ligne adéquate, sim­ple à met­tre en place et à utilis­er comme Weezevent. Cette option s’intègre générale­ment de manière trans­par­ente au site web de votre entre­prise, peut vous don­ner accès à un microsite de vente si néces­saire, et vous per­met d’as­sur­er le suivi des par­tic­i­pants ain­si que l’en­voi d’in­vi­ta­tions et d’ac­crédi­ta­tions.

6. Choisissez les différents divertissements, la nourriture et les boissons

Un salon pro­fes­sion­nel ne serait pas com­plet sans diver­tisse­ments, des stands de nour­ri­t­ure et bois­sons. Les par­tic­i­pants au salon, y com­pris les entre­pris­es et les vis­i­teurs, seront plus ent­hou­si­astes grâce aux diver­tisse­ments pro­posés. Cela peut être des ate­liers, des con­férences, des jeux inter­ac­t­ifs avec des récom­pens­es à la clé et bien plus encore. De même, choi­sis­sez avec atten­tion la nour­ri­t­ure et les bois­sons pro­posées (vin, cham­pagne, apéri­tifs…), cela peut forte­ment aider à met­tre à l’aise vos par­tic­i­pants. Vous pou­vez, par exem­ple, pro­pos­er des stands avec de la cui­sine issue de divers­es régions du monde pour davan­tage de diver­sité !

7. Définissez votre stratégie de communication

Comme pour tout événe­ment, il est indis­pens­able d’utiliser vos réseaux soci­aux dans le cadre de votre plan mar­ket­ing afin de sus­citer l’en­t­hou­si­asme des par­tic­i­pants à votre salon pro­fes­sion­nel. Vous pou­vez pub­li­er un mes­sage avant l’événe­ment pour informer toutes les per­son­nes et entre­pris­es qui vous suiv­ent. Pour vos clients actuels et poten­tiels, vous pou­vez par exem­ple leur envoy­er des invi­ta­tions per­son­nal­isées via des out­ils CRM afin de créer un sen­ti­ment ren­for­cé de priv­ilège et d’attention à leur égard.

8. Faites le bilan

À la fin de votre salon, il est bien cru­cial de faire un bilan détail­lé de ce dernier. Avez-vous rem­pli vos objec­tifs en matière de prospec­tion, ren­dez-vous clients ? Les par­tic­i­pants étaient-ils sat­is­faits ? Quels sont les axes d’amélioration pour les prochaines édi­tions… ?
Faites égale­ment un bilan du bud­get défi­ni au préal­able afin de savoir si vous l’avez respec­té ou non.

Weezevent offre des options rapi­des et faciles pour organ­is­er votre salon pro­fes­sion­nel, notam­ment l’in­scrip­tion en ligne, le con­trôle d’accès, et l’in­ter­ac­tion avec vos prospects.

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