Créer facilement les supports de communication d’un événement

Créer facilement les supports de communication d’un événement

Pour que votre évènement reste dans l’esprit de vos parti­ci­pants, il faut savoir établir une certaine cohérence entre les thèmes abordés et le ressenti visuel. Si ces deux éléments sont coordonnés, l’impact de votre message n’en sera que plus fort, et c’est ce qui carac­térise un événement réussi ! Lorsqu’il est utilisé d’une certaine manière, le design facilite l’intégration des messages. Que vous soyez profes­sionnel ou novice en la matière, vous verrez qu’il existe une méthode très simple pour mettre le design au service de la perception visuelle de votre évènement.

Voici toutes les étapes à suivre pas à pas, pour réussir la commu­ni­cation visuelle de votre évènement.

Sommaire

  1. Créer un rétro­planning
  2. Mettre à jour son Kit media
  3. Prévoir des éléments de commu­ni­cation pendant l’évènement
  4. Commu­niquer après l’événement

1. Créer un rétroplanning

Retroplanning

Source : Canva.

Vous avez constitué votre équipe et déterminé la nature de votre évènement, il reste à présent à le concré­tiser. La commu­ni­cation et l’organisation d’un événement peuvent s’intégrer dans un document préalable : le rétro­planning.

Le rétro­planning d’évènement est à utiliser comme un guide qui vous servira du début jusqu’à la fin, en format papier et/ou numérique. Précieux outil de gestion, il réper­torie les tâches prévues et actions réalisées dans un calen­drier établi par vos soins. Pour chaque étape du projet, vous pouvez identifier les moyens finan­ciers et logis­tiques, ainsi que la personne en charge de la tâche. Véritable clé d’anticipation, le rétro­planning permet de limiter les imprévus et de maîtriser son évènement de A à Z !

2. Mettre à jour son Kit media

Si plusieurs éléments non verbaux jouent un rôle important dans la portée d’une commu­ni­cation, le visuel demeure le plus évocateur. La portée d’un événement se base sur deux éléments fonda­mentaux : la vision et la visibilité. La première établit votre approche sociale et votre esprit profes­sionnel, la seconde définit la façon dont vous inter­agissez avec le public. La cohérence entre vision et visibilité est donc primor­diale pour la crédi­bilité de votre message, et elle repose sur l’ambiance visuelle établie par votre kit media.

Une fois le rétro­planning en main, il est donc temps de mettre à jour vos éléments d’information et de commu­ni­cation.

Le site Internet

Un évènement donne lieu à l’arrivée de nouveaux curieux et arrivants sur votre site Internet. Vérifiez que celui-ci est à jour : les bannières publi­ci­taires sont-elles à jour, les liens vers vos réseaux fonctionnent-ils toujours, les photos/vidéos sont-elles de bonne qualité ? Le site est votre vitrine, assurez-vous que les éléments et les infor­ma­tions sont bien optimisés.

Signature mail

Pour commu­niquer auprès de vos clients et parte­naires, le mail est la plus pratique des méthodes et ce dernier est d’autant plus pertinent lorsqu’il est ponctué d’une signature design et infor­mative. Vérifiez que le logo de votre entre­prise est bien visible, et n’hésitez pas à faire mention de l’évé­nement dans votre signature mail, cela montre votre impli­cation et renforce l’intérêt envers l’événement en l’affichant comme une étape attendue !

Supports numériques : groupes et réseaux sociaux

Qu’il s’agisse de Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn ou encore Meetup, utilisez-les pour teaser votre évènement ! Soit en montrant les diffé­rents moments de l’organisation, soit tout simplement en diffusant l’image de votre évènement simul­ta­nément sur tous vos réseaux. Là aussi, pour gagner du temps, utilisez les outils de réadap­tation d’image automa­tisée pour ne pas avoir à créer un contenu spécial pour chacun des réseaux.

Sur Canva, l’outil « redimen­sionner » permet de convertir en un seul clic n’importe quel type de document vers la taille optimale pour les réseaux sociaux. Si par exemple vous avez créé une image au format « Couverture d’évènement », il suffit de cocher «  publi­cation Instagram » et/ou « flyer » pour redimen­sionner l’image de façon automa­tique, sans avoir à retra­vailler et réadapter le design. Pratique !

Redimensionner

Capture d’écran de l’outil “redimen­sionner” de Canva.

Communication print : Affiches, flyers, stickers, etc

Affiche

Exemple d’affiche.

En ce qui concerne la commu­ni­cation de votre évènement, les supports publi­ci­taires classiques restent efficients lorsqu’ils sont combinés aux supports numériques précé­demment cités. Ici, l’ensemble des éléments doit pouvoir se lire sans diffi­culté car, contrai­rement aux réseaux sociaux, vous n’avez pas la possi­bilité de développer en message ou commen­taire.

Ainsi, le logo, le nom de l’évé­nement, les noms des invités et la hiérarchie des infor­ma­tions pratiques doivent être indiqués de façon claire et concise. L’outil « redimen­sionner » est là aussi d’une grande utilité ; il permet d’obtenir une cohérence totale sans effort entre tous les supports choisis.

Billetterie

La billet­terie est le sésame de tout évènement. En plus de faire office de laissez-passer, elle constitue le premier indice tangible de l’ambiance visuelle de votre évènement. Plusieurs outils de création de billet­terie existent. Sur Weezevent, il est très facile de créer un template de billet person­nalisé en quelques clics !

3. Prévoir des éléments de communication pendant l’évènement

Badges et étiquettes

Les badges facilitent la sécurité et l’identification des parti­ci­pants. A défaut, des étiquettes autocol­lantes mentionnant les prénom, nom et fonction du parti­cipant font l’affaire. Elles permettent l’identification, tout en facilitant la socia­bi­li­sation entre les parti­ci­pants.

Programme évènement et brochure

Programme

Exemple de programme. Source : Canva.

Le programme de l’évé­nement et la brochure sont deux éléments souvent oubliés, faute de temps, mais ils comptent dans la perception de votre marque. Ils permettent d’une part au parti­cipant de se sentir partie prenante de votre projet, et d’autre part, ces supports lui permettent de profiter au maximum de l’évènement en lui-même et des infor­ma­tions que vous souhaitez diffuser à votre sujet. Des atouts de person­na­li­sation simples à mettre en place et qui appor­teront de la valeur humaine à votre marque !

Diaporama

Le support de votre présen­tation doit être irrépro­chable. Les photos et vidéos doivent être de qualité supérieure. Si ce n’est pas le cas, sauf nécessité absolue, envisagez de retirer le contenu non optimisé. La palette de couleurs et la typographie du document doivent bien sûr être à l’image de votre marque. Et surtout, nous ne saurions trop vous conseiller d’enregistrer votre présen­tation sur plusieurs supports (clé USB, disque dur, etc), afin de parer à tout imprévu malheureux.

Vidéos Live

La  retrans­mission d’un événement en direct ne nécessite plus de coûts et de matériel impor­tants. Aujourd’hui, un trépied et un smart­phone suffisent à retrans­mettre le contenu d’un évènement en direct, soit par séquences, soit en intégralité. Filmez les parti­ci­pants, les inter­ve­nants, essayez de diffuser des moments d’ambiance et d’énergie du lieu sur vos réseaux sociaux. Cela vous permettra de gagner en visibilité tout en favorisant les inter­ac­tions (likes, commen­taires, etc). Plus tard, ce contenu pourra même être ajouté à votre site internet, pour renforcer votre histoire et votre crédi­bilité.

Signalisation

A la fois outil d’indication et de diver­tis­sement, la signa­li­sation est de plus en plus intégrée dans les paysages évène­men­tiels, en pancarte, en écran, ou au sol.

Signalisation

Exemple de signa­li­sation au sol. Source.

La signa­li­sation utilise le design pour compléter les infor­ma­tions de base par des éléments de praticité. Ainsi, elle mentionne entre autres :

  • les diffé­rents points d’entrée et de sortie ;
  • les zones d’obtention des badges et d’informations ;
  • les toilettes ;
  • les lieux d’alimentation et de boisson ;
  • les diffé­rentes salles et acteurs de l’event ;
  • lieux de merchan­dising ;
  • le photocall ;
  • etc.

Goodies

Le goodies est un objet publi­ci­taire distribué par une marque ou une entre­prise. Sa portée est d’autant plus influente qu’il investit le lieu d’habitation de celui qui le reçoit, sans parler du plaisir qu’il procure. Très peu cher à mettre en place, il confère un taux de mémori­sation très élevé auprès du public à qui il est offert, ce qui en fait le parfait allié des évène­ments.

Gourde, tote bag, tasse, gadget, graines à faire pousser, cahier, stylo, porte-clés, tee-shirt, etc, les possi­bi­lités sont nombreuses. Vous pouvez choisir de créer vous-même le goodies ou de trouver un parte­naire créateur de l’objet, qui bénéfi­ciera en échange de la parti­ci­pation ou de la visibilité de votre évènement.

Carte de visite

La réussite d’un évènement se mesure aussi au nombre de cartes de visite que l’on a pu y échanger. Mettre à jour sa carte est un incon­tour­nable majeur. A remettre en main propre, à laisser sur une table en évidence lors de votre présen­tation, sur le comptoir du lieu d’alimentation ou sur un point de merchan­dising, à vous de choisir ce qui convient le mieux !

4. Communiquer après l’événement

Si la durée de vie d’un évènement physique est limitée, il existe mille et une façons de le péren­niser dans le temps :

  • en envoyant un mail de remer­ciement à chacun des parti­ci­pants avec, idéalement, la ou les photos sur lesquelles ils sont présents ;
  • en diffusant des photos et vidéos sur vos réseaux ;
  • en écrivant un post sur votre blog d’entreprise qui récapitule les moments clés de l’évènement ;
  • en reprenant contact avec les inter­ve­nants qui vous ont le plus marqué, pour un éventuel parte­nariat.

Cet article vous donne des idées pour la commu­ni­cation de votre futur événement ? Jetez un œil aux fonction­na­lités de notre plate­forme de billet­terie tout-en-un en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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Article rédigé par Afifia Belabdoun, Media Strategist et Editrice chez Canva

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