Créer facilement les supports de communication d’un événement

Créer facilement les supports de communication d’un événement

Pour que votre évènement reste dans l’esprit de vos participants, il faut savoir établir une certaine cohérence entre les thèmes abordés et le ressenti visuel. Si ces deux éléments sont coordonnés, l’impact de votre message n’en sera que plus fort, et c’est ce qui caractérise un événement réussi ! Lorsqu’il est utilisé d’une certaine manière, le design facilite l’intégration des messages. Que vous soyez professionnel ou novice en la matière, vous verrez qu’il existe une méthode très simple pour mettre le design au service de la perception visuelle de votre évènement.

En plus de l’aspect visuel, soigner sa communication en touchant les bonnes personnes, au bon moment, et au bon endroit est indispensable. Pour cela, un bon CRM dédié aux organisateurs d’événements sera votre meilleur allié.

Voici toutes les étapes à suivre pas à pas, pour réussir la communication visuelle de votre évènement.

Sommaire

  1. Créer un rétroplanning
  2. Mettre à jour son Kit media
  3. Prévoir des éléments de communication pendant l’évènement
  4. Communiquer après l’événement

1. Créer un rétroplanning

Retroplanning

Source : Canva.

Vous avez constitué votre équipe et déterminé la nature de votre évènement, il reste à présent à le concrétiser. La communication et l’organisation d’un événement peuvent s’intégrer dans un document préalable : le rétroplanning.

Le rétroplanning d’évènement est à utiliser comme un guide qui vous servira du début jusqu’à la fin, en format papier et/ou numérique. Précieux outil de gestion, il répertorie les tâches prévues et actions réalisées dans un calendrier établi par vos soins. Pour chaque étape du projet, vous pouvez identifier les moyens financiers et logistiques, ainsi que la personne en charge de la tâche. Véritable clé d’anticipation, le rétroplanning permet de limiter les imprévus et de maîtriser son évènement de A à Z !

2. Mettre à jour son Kit media

Si plusieurs éléments non verbaux jouent un rôle important dans la portée d’une communication, le visuel demeure le plus évocateur. La portée d’un événement se base sur deux éléments fondamentaux : la vision et la visibilité. La première établit votre approche sociale et votre esprit professionnel, la seconde définit la façon dont vous interagissez avec le public. La cohérence entre vision et visibilité est donc primordiale pour la crédibilité de votre message, et elle repose sur l’ambiance visuelle établie par votre kit media.

Une fois le rétroplanning en main, il est donc temps de mettre à jour vos éléments d’information et de communication.

Le site Internet

Un évènement donne lieu à l’arrivée de nouveaux curieux et arrivants sur votre site Internet. Vérifiez que celui-ci est à jour : les bannières publicitaires sont-elles à jour, les liens vers vos réseaux fonctionnent-ils toujours, les photos/vidéos sont-elles de bonne qualité ? Le site est votre vitrine, assurez-vous que les éléments et les informations sont bien optimisés.

Signature mail

Pour communiquer auprès de vos clients et partenaires, le mail est la plus pratique des méthodes et ce dernier est d’autant plus pertinent lorsqu’il est ponctué d’une signature design et informative. Vérifiez que le logo de votre entreprise est bien visible, et n’hésitez pas à faire mention de l’événement dans votre signature mail, cela montre votre implication et renforce l’intérêt envers l’événement en l’affichant comme une étape attendue !

Supports numériques : groupes et réseaux sociaux

Qu’il s’agisse de Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn ou encore Meetup, utilisez-les pour teaser votre évènement ! Soit en montrant les différents moments de l’organisation, soit tout simplement en diffusant l’image de votre évènement simultanément sur tous vos réseaux. Là aussi, pour gagner du temps, utilisez les outils de réadaptation d’image automatisée pour ne pas avoir à créer un contenu spécial pour chacun des réseaux.

Sur Canva, l’outil « redimensionner » permet de convertir en un seul clic n’importe quel type de document vers la taille optimale pour les réseaux sociaux. Si par exemple vous avez créé une image au format « Couverture d’évènement », il suffit de cocher «  publication Instagram » et/ou « flyer » pour redimensionner l’image de façon automatique, sans avoir à retravailler et réadapter le design. Pratique !

Redimensionner

Capture d’écran de l’outil “redimensionner” de Canva.

Communication print : Affiches, flyers, stickers, etc

Affiche

Exemple d’affiche.

En ce qui concerne la communication de votre évènement, les supports publicitaires classiques restent efficients lorsqu’ils sont combinés aux supports numériques précédemment cités. Ici, l’ensemble des éléments doit pouvoir se lire sans difficulté car, contrairement aux réseaux sociaux, vous n’avez pas la possibilité de développer en message ou commentaire.

Ainsi, le logo, le nom de l’événement, les noms des invités et la hiérarchie des informations pratiques doivent être indiqués de façon claire et concise. L’outil « redimensionner » est là aussi d’une grande utilité ; il permet d’obtenir une cohérence totale sans effort entre tous les supports choisis.

Billetterie

La billetterie est le sésame de tout évènement. En plus de faire office de laissez-passer, elle constitue le premier indice tangible de l’ambiance visuelle de votre évènement. Plusieurs outils de création de billetterie existent. Sur Weezevent, il est très facile de créer un template de billet personnalisé en quelques clics !

3. Prévoir des éléments de communication pendant l’évènement

Badges et étiquettes

Les badges facilitent la sécurité et l’identification des participants. A défaut, des étiquettes autocollantes mentionnant les prénom, nom et fonction du participant font l’affaire. Elles permettent l’identification, tout en facilitant la sociabilisation entre les participants.

Programme évènement et brochure

Programme

Exemple de programme. Source : Canva.

Le programme de l’événement et la brochure sont deux éléments souvent oubliés, faute de temps, mais ils comptent dans la perception de votre marque. Ils permettent d’une part au participant de se sentir partie prenante de votre projet, et d’autre part, ces supports lui permettent de profiter au maximum de l’évènement en lui-même et des informations que vous souhaitez diffuser à votre sujet. Des atouts de personnalisation simples à mettre en place et qui apporteront de la valeur humaine à votre marque !

Diaporama

Le support de votre présentation doit être irréprochable. Les photos et vidéos doivent être de qualité supérieure. Si ce n’est pas le cas, sauf nécessité absolue, envisagez de retirer le contenu non optimisé. La palette de couleurs et la typographie du document doivent bien sûr être à l’image de votre marque. Et surtout, nous ne saurions trop vous conseiller d’enregistrer votre présentation sur plusieurs supports (clé USB, disque dur, etc), afin de parer à tout imprévu malheureux.

Vidéos Live

La  retransmission d’un événement en direct ne nécessite plus de coûts et de matériel importants. Aujourd’hui, un trépied et un smartphone suffisent à retransmettre le contenu d’un évènement en direct, soit par séquences, soit en intégralité. Filmez les participants, les intervenants, essayez de diffuser des moments d’ambiance et d’énergie du lieu sur vos réseaux sociaux. Cela vous permettra de gagner en visibilité tout en favorisant les interactions (likes, commentaires, etc). Plus tard, ce contenu pourra même être ajouté à votre site internet, pour renforcer votre histoire et votre crédibilité.

Signalisation

A la fois outil d’indication et de divertissement, la signalisation est de plus en plus intégrée dans les paysages évènementiels, en pancarte, en écran, ou au sol.

Signalisation

Exemple de signalisation au sol. Source.

La signalisation utilise le design pour compléter les informations de base par des éléments de praticité. Ainsi, elle mentionne entre autres :

  • les différents points d’entrée et de sortie ;
  • les zones d’obtention des badges et d’informations ;
  • les toilettes ;
  • les lieux d’alimentation et de boisson ;
  • les différentes salles et acteurs de l’event ;
  • lieux de merchandising ;
  • le photocall ;
  • etc.

Goodies

Le goodies est un objet publicitaire distribué par une marque ou une entreprise. Sa portée est d’autant plus influente qu’il investit le lieu d’habitation de celui qui le reçoit, sans parler du plaisir qu’il procure. Très peu cher à mettre en place, il confère un taux de mémorisation très élevé auprès du public à qui il est offert, ce qui en fait le parfait allié des évènements.

Gourde, tote bag, tasse, gadget, graines à faire pousser, cahier, stylo, porte-clés, tee-shirt, etc, les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez choisir de créer vous-même le goodies ou de trouver un partenaire créateur de l’objet, qui bénéficiera en échange de la participation ou de la visibilité de votre évènement.

Carte de visite

La réussite d’un évènement se mesure aussi au nombre de cartes de visite que l’on a pu y échanger. Mettre à jour sa carte est un incontournable majeur. A remettre en main propre, à laisser sur une table en évidence lors de votre présentation, sur le comptoir du lieu d’alimentation ou sur un point de merchandising, à vous de choisir ce qui convient le mieux !

4. Communiquer après l’événement

Si la durée de vie d’un évènement physique est limitée, il existe mille et une façons de le pérenniser dans le temps :

  • en envoyant un mail de remerciement à chacun des participants avec, idéalement, la ou les photos sur lesquelles ils sont présents ;
  • en diffusant des photos et vidéos sur vos réseaux ;
  • en écrivant un post sur votre blog d’entreprise qui récapitule les moments clés de l’évènement ;
  • en reprenant contact avec les intervenants qui vous ont le plus marqué, pour un éventuel partenariat.

Cet article vous donne des idées pour la communication de votre futur événement ? Jetez un œil aux fonctionnalités de notre plateforme de billetterie tout-en-un en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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Article rédigé par Afifia Belabdoun, Media Strategist et Editrice chez Canva

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