Organiser un salon professionnel est une tâche passionnante, qui peut aussi s’avérer difficile lorsque vous ne disposez pas des compétences adéquates en matière d’organisation d’événement. Sans une bonne planification, des ressources adaptées et une gestion proactive, votre évènement professionnel peut devenir un véritable cauchemar logistique et marketing, aussi bien pour vous que pour vos partenaires et participants.
Les entreprises participant à votre salon professionnel font de cet évènement une véritable opportunité de communiquer, d’exposer et vendre leurs produits et surtout leur marque, de nouer de nouveaux partenariats, et d’entrer directement en contact avec des clients potentiels ou actuels. Ces entreprises et participants attendent donc beaucoup de votre part en matière de planification et d’organisation de cet évènement.
Retrouvez nos 7 conseils pour organiser un salon professionnel et que celui-ci soit un véritable succès !
1 – Planifier bien à l’avance
Se lancer directement dans l’organisation du salon est un piège à éviter absolument, qui vous mènera à oublier des détails cruciaux au bon déroulement de votre évènement professionnel. Planifier, élaborer un plan d’action bien à l’avance augmente significativement les chances de réussite de l’organisation de votre évènement. Concrètement, avant de faire quoi que ce soit concernant l’organisation même du salon, vous devez vous donner assez de temps pour :
- Établir les objectifs du salon
- Estimer le potentiel de votre évènement
- Définir un budget – même approximatif
- Rédiger votre cahier des charges
- Élaborer un plan marketing
- Recenser les lieux probables de l’événement
- Estimer les besoins en matériel, personnel, etc.
2 – Trouver un lieu qui convient à vos besoins et à ceux des participants
Le choix du lieu pour organiser un salon professionnel est d’une importance primordiale. Il doit donc s’effectuer en tenant compte de vos besoins et surtout de ceux des participants au salon. L’adéquation de la localité pour l’évènement compte beaucoup : la ville ou la localité choisie attirera-t-elle le plus grand nombre de participants ? Est-elle facilement accessible pour les participants envisagés au salon ? À ce niveau, vous devez tenir compte de l’attrait et de l’accessibilité de la ville ou de la localité de votre choix (présence de moyens de transport adéquats, surtout si les participants viennent de loin) mais aussi des conditions météorologiques.
De même, l’accessibilité et la praticité de l’emplacement lui-même sont très importantes : y a-t-il plusieurs entrées, des places de parking, des accès PMR/PSH, des sorties de secours, assez d’espace pour circuler sans encombre, assez d’espace pour tous les stands ? Aussi, le nombre de participants attendus est important et doit vous guider dans le choix du lieu idéal. Organisez-vous un salon professionnel de petite, moyenne ou grande envergure ? Des espaces comme les salles de réunion, les espaces culturels, et les salles de conférence des hôtels sont généralement adaptés pour les salons de petite et de moyenne taille ; pour les grands salons, il est préférable d’opter pour des espaces comme des salles de congrès ou des parcs des expositions.
3 – Choisir une date qui ne coïncide pas avec celle d’autres événements importants
Comme le choix du lieu, celui de la date du salon n’est pas anodin. Vous devez absolument éviter d’organiser votre salon professionnel à la même période que d’autres événements importants pour toutes les catégories de participants (entreprises, partenaires, participants). Ces événements importants peuvent aussi bien être des fêtes comme d’autres salons. Il peut toutefois s’avérer pertinent d’organiser votre salon à la même date/période que ces autres évènements importants, si et seulement si vous souhaitez et pouvez profiter du trafic que généreront ces événements !
4 – Trouver des sponsors/partenaires
Les sponsors sont essentiels pour la promotion et la réussite des événements professionnels comme un salon. Il est donc primordial de trouver plusieurs partenaires ou un principal sponsor. Celui-ci doit jouir d’une grande expérience dans votre secteur cible et être considéré comme un véritable expert par les participants au salon. Afin que chaque parti bénéficie de ce partenariat, envisagez d’établir un contrat de type commercial, où votre partenaire vous donnera par exemple des conseils marketing, des bases de données de clients, des espaces d’affichage, etc., en contrepartie d’une grande visibilité et de la gratuité de certains services pour lui avant, pendant, et après le salon.
5 – Faire les bons choix d’exécution du plan marketing
Il est question ici de la promotion de votre salon, dont un pan est déjà assuré par le sponsoring. Sinon, pour ce qui est de la promotion traditionnelle pour ce type d’événement professionnel, vous devez faire les bons choix marketing et organisationnels. Les principaux choix à effectuer à ce niveau concernent la vente de billets et de stands aux participants et publics. Pour cela, vous devez utiliser de préférence différents outils et canaux comme les appels à froid, les annonces par e-mail, les affiches, la communication sur les réseaux sociaux en vous assurant de toujours viser le public cible pour votre salon.
Opter pour une solution de billetterie/d’inscription en ligne
S’agissant de la vente de billets, optez pour une plateforme d’inscription ou une solution de billetterie en ligne comme Weezevent pour faciliter votre gestion. Cette solution de billetterie peut s’intégrer directement au site de votre salon, vous fournit un mini-site de vente le cas échéant, et vous permet également d’effectuer directement des relances de participants tout comme envoyer vos invitations et accréditations.
Opter pour des solutions de contrôle des participants et de dématérialisation des transactions
De même, pour une sécurité optimale des transactions et pour éviter la fraude, optez pour une solution de contrôle des entrées et des accès participants le jour du salon, voire un système de dématérialisation des paiements. Cette dernière solution vous permet par exemple de contrôler et gérer les transactions liées à vos stands merchandising, vos food-trucks, et vos bars.
Prévoir des supports marketing sur site
Par ailleurs, il est important de créer des supports marketing comme des bannières, signes directionnels ou prospectus afin de booster la promotion de votre événement. Pour cela, n’hésitez pas à externaliser cette tâche à défaut de recruter du personnel.
6 – Prévoir des divertissements, de la nourriture et de la boisson
Les divertissements, la nourriture et la boisson sont importants et font partie intégrante d’un salon professionnel. Les divertissements permettront de consolider l’enthousiasme des visiteurs et des entreprises participant au salon. Quant à la nourriture et la boisson, vos participants auront besoin de reprendre de l’énergie et de se désaltérer. Vous pourriez d’ailleurs prévoir des repas à emporter pour les personnels des stands, qui sont souvent dans l’impossibilité de quitter leurs postes au cours de l’événement.
7 – Faire un suivi après le salon
En matière d’organisation d’événements professionnels, il est important pour vous de réaliser un véritable suivi de vos participants et partenaires suite à votre salon. Cela permet de garder une relation positive et de confiance avec ces acteurs, ce qui est très important pour les prochains événements que vous aurez à organiser. N’hésitez pas à solliciter les commentaires de ces participants par rapport à l’organisation et à l’expérience qu’ils ont vécue afin d’améliorer vos prochaines éditions.
Quoi qu’il en soit, tout au long de l’organisation, faites attention aux détails, prévoyez des plans B et assurez-vous toujours que vos choix offriront une expérience unique aux participants, et permettront à ces derniers d’atteindre leurs objectifs inhérents à votre salon.
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