Les soirées étudiantes et leur organisation nécessitent une préparation particulière. Choisir des outils en ligne est alors une bonne manière de s’adapter aux pratiques des étudiants. En tant que plateforme de billetterie en ligne, nous accompagnons les organisateurs de soirées étudiantes depuis plus de 10 ans et avons retenu leurs meilleures astuces. Voici donc comment organiser une soirée étudiante tout en y prenant du plaisir.
Sommaire
- Commencer par les 3 éléments de base
- Vendre des préventes et des e-billets
- Publier sur les réseaux sociaux
- Récolter des informations sur les étudiants
- Personnaliser vos e-billets
- Imprimer et placarder des affiches
- Prévoir des boissons
- Booker des DJs
- Contrôler les accès à votre soirée
- Choisir une billetterie aux multiples fonctionnalités
1. Commencer par les 3 éléments de base
Sans eux, impossible de lancer une soirée étudiante : le concept, les financements, et le lieu. Avant même de vous lancer dans la préparation, vous devez vous pencher sur le thème de votre soirée, afin de vous différencier des autres soirées étudiantes et ainsi attirer un nombre suffisant de participants. Il en va de même pour les financements. Il est probable que votre soirée vous rapporte de l’argent, mais vous devrez tout de même disposer d’une trésorerie pour avancer certains frais. Vous pouvez demander à votre école — ou à d’autres organisations — de vous faire un don pour vous lancer, en prévoyant un budget afin d’être autonome après la première soirée. Les radios sont aussi à contacter ! Enfin, comment organiser une soirée étudiante sans avoir de lieu ? Nous avons listé les critères de choix et des astuces pour trouver un lieu original — bar, club, boîte de nuit, bateau, etc.
2. Vendre des préventes et des e-billets
Une fois que vous avez réuni tous les éléments cités précédemment, il est temps de s’attaquer au marketing, et à la vente de billets. Les préventes sont incontournables dans les soirées étudiantes. Le principe de base est simple : une remise est accordée aux étudiants qui achètent leur place à l’avance.
Avec une plateforme de billetterie en ligne, les tarifs earlybird sont paramétrables et programmables à l’avance en quelques clics. Tout est détaillé dans notre article dédié. Vous n’avez même pas à imprimer les billets, les étudiants peuvent les télécharger sur leur téléphone, et ne les imprimer que si nécessaire.
3. Publier sur les réseaux sociaux
Si votre soirée étudiante est limitée aux personnes de votre école, vous n’aurez qu’à créer un événement Facebook — avec le lien de votre mini-site Weezevent — que vous publierez sur le groupe Facebook des étudiants de votre école. Si elle est ouverte à tous publics, demandez à des connaissances de publier votre événement Facebook sur les groupes étudiants de leurs écoles. Publiez également vous-même sur les groupes étudiants de votre ville.
Une technique marketing courante consiste aussi à faire gagner quelques places à travers des jeux concours. Peu importe les règles, il faut à tout prix que les participants aux concours likent et/ou partagent une publication de votre événement, pour que celui-ci gagne d’un seul coup en visibilité.
Instagram est également un allié dans votre campagne marketing. De plus en plus d’étudiants ont des comptes Instagram avec des centaines, voire des milliers d’abonnés. Demandez-leur de publier une story avec un message vantant votre soirée — et un lien redirigeant vers votre événement — en échange d’une ou plusieurs places pour votre soirée. Si sa communauté est localisée dans votre ville et suit ses recommandations, il y a de fortes chances que l’opération soit rentable.
4. Récolter des informations sur les étudiants
Les réseaux sociaux sont une bonne manière de rendre votre soirée étudiante visible, mais ils sont parfois capricieux lorsqu’il s’agit de fidélisation. Grâce à une plateforme de billetterie en ligne, vous récupérez les adresses e-mail de tous les participants et vous pouvez ainsi les relancer avec des campagnes marketing si vous organisez plusieurs soirées tout au long de l’année. Avec un formulaire personnalisée, vous pouvez également leur demander des informations supplémentaires, comme une pièce d’identité si votre soirée étudiante est interdite aux mineurs.
5. Personnaliser vos e-billets
Vous êtes fiers de votre logo et voulez représenter vos couleurs par tous les moyens possibles ? Personnalisez vos billets en toute simplicité grâce à notre outil intuitif. C’est aussi un moyen de montrer que vous êtes une organisation sérieuse, et les étudiants se rappelleront plus facilement de vous si votre logo est bien visible sur leur billet.
6. Imprimer et placarder des affiches
Imprimez des affiches et placardez-les à des endroits stratégiques : écoles, bars, clubs de sport, etc. Ce canal de communication et de marketing en voie de disparition pour la plupart des organisations ne l’est pas du tout pour les soirées étudiantes.
Demandez aux élèves les plus talentueux de l’école de se charger du graphisme, car plus l’affiche est attirante, plus vous allez créer de l’attente autour de votre soirée étudiante. Si en plus, les étudiants la voient régulièrement au cours de leurs journées, ils n’auront qu’une hâte : que la fête commence !
Attention tout de même aux coûts d’impression. Demandez à votre école si vous pouvez y imprimer des grands formats en haute qualité. Cela fera baisser vos dépenses !
7. Prévoir des boissons
Gérer les boissons lors d’un événement n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire. En fonction du lieu choisi, il peut vous revenir la tâche de prévoir les boissons et tout ce qui va avec : commande, livraison, quantité, prix, consignes, etc. Si vous en commandez trop, vous aurez dépensé une partie de votre budget pour rien. Si vous en avez trop peu, vos étudiants vont râler. Soyez donc attentifs à tous les détails.
Lors des soirées étudiantes, des tickets boissons sont généralement compris dans les préventes, et c’est une chose en plus à gérer pour les organisateurs. Prévoyez tout à l’avance pour ne pas être en panique au dernier moment. Enfin, veillez à varier entre les boissons alcoolisées, les softs, et l’eau. C’est en passant du côté organisateur de la barrière qu’on se rend vraiment compte qu’un incident est vite arrivé, et que proposer gratuitement de l’eau, voire des softs, peut largement réduire tout débordement.
8. Booker des DJs
En 2019, qui n’a pas au moins un DJ dans sa classe ? Qui n’a pas un ami, ou un ami d’un ami qui mixe dans les soirées d’appartements ou dans les bars de la ville ? Si vous ne voyez absolument pas qui booker pour votre soirée étudiante, parlez-en autour de vous et le bouche-à-oreille fera son oeuvre. Une fois le ou les DJs trouvés, assurez-vous que tout est réglo : contrat, matériel, assurance, droits SACEM.
9. Contrôler les accès à votre soirée
Disponible sur l’App Store et le Play Store, l’application WeezAccess vous permet de scanner vos billets en un clin d’oeil. Tous vos billets sont uniques, et toute tentative de fraude sera détectée par l’application. La sécurité de votre événement est ainsi optimale.
Lors du choix du lieu, demandez bien si un service de sécurité est compris dans la location et combien d’agents sont disponibles — pour les entrées et sorties, pour l’intérieur du lieu également.
10. Choisir une billetterie aux multiples fonctionnalités
L’avantage d’une plateforme de billetterie tout-en-un est qu’elle vous offre une infinité d’options. Vous pouvez ainsi vous différencier des autres soirées étudiantes et proposer une expérience totalement dématérialisée. Par exemple, créez des codes promo pour les étudiants de votre école. Vendez des produits en même temps que vous vendez des billets — t-shirts, casquettes, décapsuleurs, etc. Et tout ça depuis votre canapé !
Vous êtes prêts à lancer la préparation de votre soirée étudiante ? Découvrez toutes les fonctionnalités de Weezevent, taillées pour les soirées étudiantes, en cliquant sur le bouton ci-dessous :
