OSDC-Perseidas

El festival O Son Do Camiño ha tenido que posponerse a 2022 debido a la situación sanitaria pero esto no ha impedido que la música vuelva al Monte do Gozo, en Santiago de Compostela, bajo la forma del ciclo de conciertos O Son Do Camiño-Perseidas. La coproducción de Esmerarte y Bring the Noise ha sido uno de los grandes atractivos culturales del país en el verano de 2021, contribuyendo a la reactivación del sector y a la dinamización turística y cultural de la zona, animados por el lema #NuncaChoveuQueNonEscampara.

Plantear un escenario compatible con el contexto sanitario

Los conciertos, que no podían superar los 5 000 asistentes cada uno, tenían que configurarse de forma que se garantizase la seguridad de los asistentes frente al Covid-19 y que cumpliera con la normativa vigente en Galicia sobre la celebración de eventos.

Para ello, además de celebrarse al aire libre, se planteó un escenario con el público sentado, con plazas numeradas, dividido en 5 sectores —cada uno con su puerta de acceso específica— y con separación entre grupos de asistentes que acudieran juntos, siendo estos grupos de 2 personas, de 4, o individuales. Las entradas individuales han permitido no solo el acceso a los conciertos a personas solas sino también gestionar los grupos impares.

Además, las entradas tenían que ser nominativas para facilitar los datos a la Administración.

Contar con un proceso de compra adaptado al escenario planteado

Una vez planteado el escenario, entra en juego la tecnología WeezTicket para hacer posible un proceso de compra sencillo, eficaz y que cubriera las necesidades de este particular escenario.

En primer lugar, era necesario contar con un plano con asientos numerados para que los compradores pudieran escoger manualmente sus asientos. Para facilitar aún más la experiencia de usuario, se creó un primer paso con un plano general del recinto con sus distintas zonas, en el que se podía ver en qué zonas había aún disponibilidad y en cuáles no. El comprador también podía filtrar por tarifa o por plazas para PMR (personas con movilidad reducida), facilitando así la localización de los asientos reservados para este público.

Para comprar en la zona deseada bastaba con hacer click sobre ésta, accediendo así al detalle de la distribución de asientos en dicha zona, donde se podían seleccionar los asientos deseados. Los asientos estaban claramente agrupados en función del número de personas que podían sentarse juntas, distanciadas de los grupos adyacentes.

Una vez confirmada la selección de asientos, el comprador accedía a la etapa de «formulario» donde, bajo una nota informativa y aclaratoria, se recogían los datos tanto del comprador como de cada uno de los asistentes, para cubrir la necesidad de contar con entradas nominativas.

La organización pudo a continuación descargar todos los datos para enviarlos a las autoridades correspondientes.

En caso de que el comprador cometiera un error en este paso, WeezTicket cuenta con una funcionalidad que permite enviar al asistente un e-mail con un enlace a través del cual corregir estos datos y descargar sus entradas definitivas. Un sistema muy sencillo y profesional que evita al organizador la gestión manual de este tipo de gestiones que consumen una gran cantidad de tiempo..

El último paso del proceso de compra consistía en el pago seguro del pedido, tras lo cual el comprador recibía un e-mail de confirmación con sus entradas adjuntas. Tanto el e-mail como las entradas estaban personalizados, reforzando la imagen de marca del ciclo y contando asimismo un espacio para la inclusión de las condiciones de acceso y la normativa COVID-19.

Prepararse para una salida a la venta masiva

La gran envergadura del cartel del ciclo, con artistas como Vetusta Morla, Izal, Melendi, Camilo o Estopa, entre otros, suponía con total seguridad que la salida a la venta sería masiva, teniendo que soportar una gran carga de conexiones a la web del organizador, desde donde se realizaban las ventas.

Para minimizar el impacto del elevado número de conexiones simultáneas, se optó por no incluir directamente los widgets de venta en la web del organizador sino enlaces a microsites Premium Weezevent para cada uno de los conciertos. De esta manera, los compradores pasaban por la web del organizador pero el tráfico se desviaba rápidamente a estos microsites, preparados para soportar esta carga sin dificultad.

Por si en algún momento de la venta este desvío del tráfico no fuera suficiente, se ideó un plan B consistente en un nuevo microsite Premium que contenía a su vez los enlaces a los microsites de cada concierto. Con una simple redirección, los compradores accederían directamente a este microsite, robusto, evitando que la web del organizador tuviera que hacer frente a las innumerables conexiones simultáneas de los entusiasmados compradores.

Controlar el acceso de los asistentes

El día de cada concierto, llega el momento de gestionar el flujo de asistentes en los 5 puntos de acceso —1 por sector, para evitar aglomeraciones y facilitar el acceso de cada persona al asiento seleccionado al comprar la entrada—.

La personalización de las entradas con un diseño que incluía el sector de una forma muy visible y siguiendo un código de colores es una muy buena práctica para, en caso de que un asistente acudiera a un punto de acceso que no le correspondía, poder redirigirle rápidamente al punto de acceso adecuado, de un solo vistazo a su entrada.

Con los asistentes correctamente repartidos entre estos 5 puntos de acceso, el control de las entradas mediante su escaneo con los lectores profesionales WeezAccess Pro es rápido y eficaz. El ritmo medio de validación de entradas en el ciclo rondó los 45 asistentes por minuto; una garantía de fluidez.

Para no dejar nada al azar, formar al staff y supervisar el arranque del ciclo, los organizadores contaron con la presencia de una técnica Weezevent el primer día.