Como organizador de eventos, una taquilla física es el complemento ideal para tu taquilla virtual. ¡Weezevent te ofrece una taquilla física configurable y accesible desde tu área privada Weezevent! Con esta taquilla, podrás vender entradas in situ el propio día del evento o incluso confiar un espacio de venta física de entradas a algún colaborador (oficina de turismo, tienda física…).
CÓMO CONFIGURAR TU TAQUILLA FÍSICA
Para configurar tu taquilla física, entra en tu área privada Weezevent y pincha en Herramientas > TAQUILLA FÍSICA.
PASO 1: CREA UNA TAQUILLA
Puedes crear todas las taquillas físicas que quieras. La creación de varias taquillas diferenciadas puede servirte, por ejemplo, para destinar una a tu propia organización y las otras a cada uno de los colaboradores que comercialicen tus eventos.
PASO 2: CONFIGURA TU TAQUILLA
EVENTOS Y TARIFAS A LA VENTA
La configuración por defecto prevé que todos los eventos y todas las tarifas que hayas creado estarán a la venta en cada nueva taquilla que crees. Si bien, también puedes decidir qué eventos y tarifas estarán disponibles para la venta en cada una de ellas.
Para realizar esta selección, entra en la taquilla que quieres configurar y ve al menú EVENTOS. Desde ahí, podrás activar o desactivar la venta in situ de cada uno de los eventos que has creado y, pinchando en Elegir las tarifas, podrás activar o desactivar la venta in situ de las distintas tarifas de cada uno de tus eventos.
AGENTES
Se pueden crear uno o varios perfiles de Agente, que son las personas autorizadas para vender in situ a través de tu taquilla física Weezevent. Sin embargo, ten en cuenta que no es posible conectarse a dos taquillas diferentes simultáneamente con una misma cuenta de Agente, ya que un agente sólo puede operar en un único punto de venta, por lo que tiene que cerrar su sesión de venta para poder conectarse a otra taquilla con sus credenciales.
Para crear una cuenta de Agente, ve al menú AGENTES y pincha en el botón Añadir un agente. Para cada uno de ellos, tendrás que indicar un nombre, un correo electrónico y una contraseña.
AJUSTES
Desde el menú AJUSTES, puedes:
- Establecer si aceptas o no códigos promocionales, reservas, reembolsos, etc. desde la taquilla física;
- Establecer si autorizas o no la eliminación de pedidos, la emisión de facturas, etc. desde la taquilla física;
- Dar acceso a tus Agentes, desde la taquilla física, a los pedidos realizados y a las estadísticas de venta;
- Activar un cupo para la venta física de cada evento, un indicador con las plazas que quedan, un contador de entradas impresas…
ℹ️ Si necesitas explicaciones más detalladas sobre cómo configurar tu taquilla física, consulta nuestro artículo de soporte online pinchando aquí.
CÓMO UTILIZAR TU TAQUILLA FÍSICA
Para vender desde tu taquilla física, entra en https://guichet.weezevent.com y conéctate a tu interfaz con los credenciales de tu cuenta Weezevent. Si has creado perfiles de Agente, éstos tendrán que introducir el usuario y contraseña de su respectiva cuenta de Agente para poder operar, y por tanto vender entradas físicas.
PASO 1: HAZTE CON EL MATERIAL ADECUADO
¡Muy fácil! Sólo necesitas un ordenador conectado a internet y una impresora.
Si lo prefieres o no dispones de estos elementos, puedes alquilar o comprar una taquilla física Weezevent en nuestra tienda online.
PASO 2: CONFIGURA TU INTERFAZ
IMPRESIÓN
Para poder imprimir entradas desde tu taquilla física, tienes que indicar el formato en el que vas a imprimir las entradas directamente desde tu interfaz (https://guichet.weezevent.com), entrando en AJUSTES > Impresión.
PAGO / REEMBOLSO
Nota importante: Los ajustes relacionados con los pagos y reembolsos se aplicarán a todos los Agentes de la taquilla.
- Pagos: Desde tu interfaz (https://guichet.weezevent.com), puedes establecer los métodos de pago aceptados. En la configuración por defecto, se aceptan métodos de pago como efectivo, tarjeta de crédito o cheque, pero siempre puedes cambiarlo o incluso añadir otros métodos de pago de tu elección. Configúralo a tu gusto, y ve a AJUSTES > Pago / Reembolso > PAGOS.
- Reembolso: Si en tu área privada Weezevent has seleccionado SÍ a Realizar reembolsos, podrás escoger en tu interfaz (https://guichet.weezevent.com) los métodos que utilizarás para realizar reembolsos y añadir alguno, si fuera necesario. Configúralo a tu gusto, y ve a AJUSTES > Pago / Reembolso > REEMBOLSOS.
FACTURACIÓN
Las facturas emitidas desde una taquilla física toman, por defecto, los datos de la cuenta del Organizador (los introducidos en tu área privada Weezevent). Esto se puede modificar de forma que un Agente pueda introducir sus propios datos para utilizarlos en las facturas emitidas desde la taquilla en la que está operando.
Para cambiar esta selección automática, primero tienes que activar la opción de Emitir facturas en tu área privada Weezevent, para luego ir a AJUSTES > Facturación de tu interfaz (https://guichet.weezevent.com) y desactivar la opción de utilizar los datos del Organizador a la hora de emitir facturas desde la taquilla física.
OPCIONES
Desde el menú AJUSTES > Opciones de tu interfaz (https://guichet.weezevent.com), puedes:
- Validar automáticamente las entradas: Esta opción te permite considerar como ya escaneadas las entradas vendidas o reimpresas por uno de tus Agentes. Una vez seleccionada la opción de validación automática, tendrás la posibilidad de especificar si dicha validación se tiene que realizar en la lista de control por defecto del evento o en otra lista de tu elección.
- Enviar las entradas por correo electrónico, siempre y cuando hayas recopilado este dato durante el proceso de venta: Si esta opción está activada, se enviará el pedido, con las entradas en PDF, a la dirección de correo electrónico del comprador que hayas introducido en el paso “formulario”, siempre y cuando lo hayas completado.
- Escoger el idioma de la interfaz de la taquilla física: La taquilla física Weezevent está disponible en español, inglés, francés e italiano.
PASO 3: VENDE ENTRADAS FÍSICAS
Para vender entradas con tu taquilla física, haz clic en el menú VENTA.
Una vez ahí, selecciona el evento y, si procede, la sesión en cuestión del evento.
El segundo paso es seleccionar la tarifa. Para ver el contenido de la cesta, haz clic en la flecha central, en la parte de abajo de la pantalla. Cuando ya has seleccionado todo lo que quieres incluir en la cesta, haz clic en el botón CONTINUAR.
El siguiente paso (opcional) es la cumplimentación del formulario (pero si no has creado ningún formulario, pasarás directamente al último paso, que consiste en registrar el cobro de las entradas).
Para finalizar, llegamos a la etapa correspondiente al pago, en el que tendrás que seleccionar el método de pago, y pinchar en el botón FINALIZAR EL PEDIDO.
También podrás realizar reservas, en caso de que hayas activado esta opción en tu área privada Weezevent, entrando en Herramientas > TAQUILLA FÍSICA > AJUSTES > Aceptar reservas > SÍ > GUARDAR).
PASO 4: CONVIERTE LAS RESERVAS EN VENTAS
Haciendo clic en PEDIDOS, puedes acceder a todos los pedidos, incluidas las reservas (salvo que no hayas autorizado las reservas o hayas restringido el acceso a los pedidos desde tu área privada Weezevent: Herramientas > TAQUILLA FÍSICA > AJUSTES).
Las reservas, independientemente del canal de venta por el que se hayan realizado (online o in situ), aparecerán con un icono amarillo y las letras RSV. Puedes cobrar las reservas desde la taquilla física (y, de esta forma, convertirlas en ventas) pinchando en la reserva en cuestión y, a continuación, en el botón COBRAR (arriba a la derecha).
PASO 5: CONSULTA LAS ESTADÍSTICAS DE VENTA
Haciendo clic en ESTADÍSTICAS, podrás ver:
- El resumen global de las operaciones (pestaña VENTAS): tanto por operaciones (venta, reembolso, reserva, pedido eliminado) como por evento.
- El resumen global de las operaciones de caja: aquí aparecen los importes cobrados y reembolsados, clasificados por el método de pago utilizado. La información es la misma que recibes en el cierre de caja.
PASO 6: CIERRA TU SESIÓN DE VENTA
Para cerrar la sesión de venta de tu taquilla física, y obtener el cierre de caja, haz clic en FINALIZAR. Una vez realizado este paso, tienes que pinchar en CONFIRMAR Y FINALIZAR SESIÓN y, a continuación, en CERRAR EL PUNTO DE VENTA.
ℹ️ Si necesitas explicaciones más detalladas sobre cómo utilizar tu taquilla física, consulta nuestro artículo de soporte online pinchando aquí.
CÓMO LLEVAR EL CONTROL DE LAS VENTAS EN TU TAQUILLA FÍSICA
En tu área privada Weezevent, dispones de varios documentos contables que te ayudarán a llevar el control de las ventas realizadas desde tu taquilla física. Los documentos que te presentamos a continuación, se refieren exclusivamente a las ventas realizadas desde tu taquilla física.
1. CIERRE DE CAJA
Para obtener el cierre de caja de tu taquilla, ve a HERRAMIENTAS > TAQUILLA FÍSICA > INFORMES > Cierres de caja.
Así, podrás tener la información de los cierres de caja por Agente, con información detallada de las ventas realizadas desde la taquilla física correspondiente.
2. DIARIO DE VENTAS
El diario de ventas incluye toda la actividad de la taquilla física. Lo puedes descargar desde HERRAMIENTAS > TAQUILLA FÍSICA > INFORMES > Diario de ventas , haciendo clic en EXPORTAR > RESUMEN.
INFORME DE PEDIDOS
El informe de pedidos incluye todas las operaciones de la taquilla física (cobros / devoluciones), clasificadas por tarifa. Lo puedes descargar desde HERRAMIENTAS > TAQUILLA FÍSICA > INFORMES > Diario de ventas, haciendo clic en EXPORTAR > INFORME DE PEDIDOS.
INFORME DE PAGOS
El informe de pagos incluye el total de pedidos de la taquilla física, clasificados por forma de pago. Lo puedes descargar desde HERRAMIENTAS > TAQUILLA FÍSICA > INFORMES > Diario de ventas, haciendo clic en EXPORTAR > INFORME DE PAGOS.
ℹ️ Si necesitas explicaciones más detalladas sobre estos documentos, consulta nuestro artículo de ayuda.
ℹ️ PARA MÁS INFORMACIÓN, CONSULTA NUESTROS ARTÍCULOS DE AYUDA SOBRE CÓMO INSTALAR TU TAQUILLA FÍSICA IPAD Y SOBRE LOS CRÉDITOS DE TAQUILLA.
¡Nos vemos por weezevent.com!
