La tecnología puede ayudar a los organizadores de eventos a encontrar soluciones a los diferentes retos de seguridad que se plantean en cualquier evento. Se ha puesto el foco sobre estos en los últimos años, pero han existido siempre. Control de accesos, caheos, movimientos de la multitud, riesgos terroristas, agresiones sexuales, fenómenos meteorológicos y, ahora, también, riesgos de contagio. ¿Cómo puede la tecnología permitir anticiparse a los riesgos y tratar los incidentes de la forma más eficaz posible?
Te traemos algunas pistas de reflexión, algunas de ellas comentadas en un taller moderado por Weezevent en el MaMA Festival, en compañía de Jérôme Tréhorel —Director del festival Vieilles Charrues— y Pascal Viot —Responsable de seguridad del Paléo Festival, consultor de seguridad para festivales europeos y profesor-investigador en la École Polytechnique de Lausana.
Índice
- Controlar la multitud de espectadores
- Gestionar los incidentes: falta de civismo, infracciones, delitos
- Anticiparse a nuevos riesgos
1. Controlar la multitud de espectadores
Acceso y seguridad, el mismo combate
El control de acceso del público es un reto para un evento y especialmente para su organizador ya que entra en juego su responsabilidad civil y penal. Esto requiere por lo tanto la puesta en marcha de medios humanos y tecnológicos para que el acceso se desarrolle correctamente y cada año mejor. La seguridad, en sus dos sentidos, está en el centro de este reto, pero también la forma en que se recibe al público.
En el Paléo Festival, el departamento a cargo de este tema lleva en su nombre Acceso y Seguridad. Su rol va desde la optimización de la experiencia del festivalero hasta la gestión de urgencias y seguridad. Sus miembros se ponen a menudo en el lugar de los festivaleros para entender su recorrido dentro del festival —el recorrido del usuario—, sus movimientos y experiencias, sus necesidades de información y explicaciones en cuanto al control y la seguridad, etc.
Gestionar multitudes supone gestionar flujos y densidad de personas que van a pasar un proceso de control y, en ocasiones, espera. Estas personas tienen que comprender por qué es necesario todo eso para que no tengan un sentimiento de sufrir el proceso. La seguridad acompaña al recorrido del asistente sin agotarlo física y mentalmente y garantiza la experiencia que el evento promete.
¿Qué hacen las herramientas tecnológicas?
Se tienen que implementar operativos para observar lo que ocurre durante el evento, desde el momento en que los asistentes acceden a él hasta la finalización de los conciertos. El equipo de seguridad tiene que tener ojos en todas partes para, si es posible, anticiparse o al menos actuar y reaccionar apropiadamente.
La densidad de personas delante de los escenarios es un punto que se vigila especialmente ya que cualquier multitud conlleva ciertos riesgos. La tecnología interviene en ese momento para ver aquello que una persona no puede ver sin estas herramientas. Cámaras que permiten hacer zoom en la multitud para encontrar personas que podrían caerse. Esto va a ayudar a tomar una decisión como parar provisionalmente un concierto o definitivamente si fuese necesario.
La tecnología ayuda a ver mejor o a tomar mejores decisiones. Si un evento se ha anticipado, también con la ayuda de los servicios públicos —por ejemplo, en lo referente a la circulación en los alrededores del evento—, es mucho más fácil reaccionar en caso de darse una situación problemática. Pero además hay que prever un proceso que se adapte a cada situación. Si el equipo de seguridad no ha previsto de antemano sus (re)acciones frente a una determinada situación, la tecnología les ayudará a detectarla, pero no a actuar.
Caso: la decisión de añadir puntos de acceso el festival Vieilles Charrues 2016
La mayoría de los eventos no cuenta más que con un punto de acceso para los asistentes. En el festival Vieilles Charrues, esto significa 30 000 personas que pueden acudir al mismo punto en un horario más o menos previsible, lo que puede llegar a ser imposible de gestionar. La primera experiencia presencial del festivalero será entonces hacer cola durante largos periodos de tiempo antes de entrar. Esto no es satisfactorio para nadie.
Al igual que los estadios deportivos, Les Vieilles Charrues se decidió por añadir puntos de acceso para que un número inferior de festivaleros accediese al festival por cada uno de ellos, pero de forma más fácil. Esto ha permitido que el acceso sea más fluido y realizar un control de acceso mejor y, en consecuencia, mejorar la experiencia de los asistentes.
Pensar los nuevos recorridos y convencer a los festivaleros de que acudan a estos nuevos puntos de acceso no es algo que se hizo de la noche a la mañana. Para conseguirlo, fue necesario un trabajo previo para dirigirse a los interlocutores apropiados y preparar el día D para que todo saliese como estaba previsto.
Las herramientas tecnológicas de medición son innovaciones importantes para tomar buenas decisiones. Estas herramientas facilitan información que el organizador no habría podido obtener de otro modo, pero después hay que utilizarla con cabeza. En este caso, el análisis del número de personas que acceden por cada puerta puede ayudar a, si fuera necesario, modificar la señalética y dirigir a las personas a los puntos de acceso menos utilizados. De esta forma, el número de personas que entran por cada puerta se reequilibraría.
Por otra parte, un arco de seguridad puede detectar un objeto prohibido de forma más rápida que una persona de seguridad realizando un cacheo. A continuación… ¿qué acción se lleva a cabo en caso de que el arco de seguridad suene? Si indica un riesgo inmediato, ¿qué protocolo se inicia? La tecnología es una herramienta al servicio de un proceso pensado de la A a la Z. Genera una información bruta y útil, salvo si se ponen en práctica los procesos adecuados para tratar el problema.
2. Gestionar los incidentes: falta de civismo, infracciones, delitos
Herramientas de detección para procedimientos globales
Uno de los dispositivos de seguridad que se pueden utilizar en eventos son cámaras para identificar incidentes potenciales, especialmente para ver personas que podrían estar en peligro en mitad de una multitud densa. Pero, ¿qué proceso aplicar una vez se ha detectado un incidente? Si una organización se queda en la constatación, sin haber preparado las condiciones para tratar el incidente, se puede convertir en un verdadero problema.
Concretamente, por ejemplo, ¿quién decide parar un concierto? ¿Cómo comunicarse con el artista, y no solamente en el momento del incidente? Más vale informarle antes del concierto de las condiciones en las que esto podría ocurrir, en función de los riesgos previamente detectados. El público de Stromae o de NTM está sujeto a posibles incidentes por diferentes razones que nunca son comportamientos hostiles. La multitud se mueve más o menos y genera una compresión mayor o menor en diferentes circunstancias. Hay que incluir al artista y su management en el proceso de decisión informándoles de las herramientas utilizadas para la detección de riesgos. Tiene que estar de acuerdo con el organizador, al servicio de la seguridad de su público.
Por parte del organizador, es necesario organizar reuniones de preparación para repartir los agentes de seguridad entre un concierto y otro en función del público esperado: número de espectadores, edad media, movimientos típicos —pogos, wall of death, etc.—. Se trata de preparar las condiciones para que el concierto se desarrolle como está previsto, con una capa de vigilancia y prevención. Es el equivalente de la preparación de los deportistas extremos. Hay que probar con antelación la tecnología utilizada. En ocasiones, no será la apropiada para el organizador, ya que no siempre es posible encajar una tecnología con un procedimiento concreto.
¿Qué hacer con los datos generados?
La organización de un festival hoy en día puede conseguir una cantidad de datos astronómica, pero tiene que ser capaz de analizarlos para sacar conclusiones relevantes. Para ello, pueden, por ejemplo, escanear las pulseras cashless de las personas que pasan por el puesto de socorro, para saber si el número de heridos es mayor en determinadas zonas, tras determinados conciertos, etc. De esta forma es posible adaptar el número personas que atienden cada puesto, etc.
Así es como Les Vieilles Charrues pudo contabilizar el número de intervenciones en una zona del festival en la que el terreno ha resultado ser peligroso. Sin estos datos, el problema se hubiese acabado conociendo, pero a lo mejor se hubiese tardado una o dos ediciones (a través de testimonios, por ejemplo). De esta forma, estas herramientas permiten una mejor lectura de los fenómenos observados.
Caso: Stromae en Les Vieilles Charrues 2014
Inventar un procedimiento de seguridad en el momento del evento no es posible. Antes del concierto de Stromae, el equipo del festival Vieilles Charrues acudió a varios conciertos para identificar a su público y su forma de moverse y reaccionar. Observaron un gran número de niños entre la multitud y esto les pareció peligroso. Entonces, implantaron un registro online para conocer cuántos niños acudirían al festival el día de la actuación de Stromae en el festival. Se limitó el número de entradas infantiles y se creó una zona especial para que no hubiese 10 000* niños en mitad de la multitud de público general.
*Estimación del festival para un público de 70 000 asistentes/día si no se hubiera limitado el número de entradas infantiles.
3. Anticiparse a nuevos riesgos
Vigilancia activa y global
Los retos de seguridad no se solucionan de un día para otro e implementar todo en una única operación es imposible. Es necesaria una movilización general y permanente de todo el equipo. Comunicarse de forma regular con los servicios públicos públicos también permite anticiparse a numerosas situaciones. Incluso, en algunos casos, son ellos mismos quienes toman las decisiones respecto al evento: cancelación, aplazamiento, etc.
Al mismo tiempo, para una vigilancia activa, hay que identificar los riesgos de seguridad emergentes cada año (sin dejar de lado los demás). Todos los años han de actualizarse en función de la evolución de los comportamientos. En el pasado, ocurrían muchos accidentes delante del escenario, con muchos heridos e incluso fallecidos. Después de varios accidentes y catástrofes, los organizadores tuvieron que ponerse manos a la obra para actuar frente a riesgos meteorológicos.
En torno a 2015, el riesgo terrorista irrumpió de forma violenta especialmente en Francia. Sin embargo esto no tiene que dejar de lado la prevención del resto de riesgos. Hoy en día los organizadores de eventos tienen que tener cierta madurez para nombrar la gestión de este riesgo, colaborando con los servicios públicos para reelaborar los operativos de seguridad y tranquilizar a los asistentes, que tienen tendencia a preocuparse.
Los nuevos riesgos
Hoy en día hay otros problemas que son el centro de preocupación, especialmente en 2021 y 2021 el riesgo de contagio por COVID-19. Los organizadores tienen que cumplir y crear estrictos protocolos para, no solo asegurarse de que su evento es seguro sino que además el público lo sienta así. La tecnología también tiene mucho que aportar en este aspecto, como las herramientas de Weezevent, pensadas para la vuelta segura de los eventos.
Otro de los riesgos que estaban sobre la mesa, especialmente antes de la pandemia, es el de las agresiones sexuales. El trabajo de un organizador de eventos implica tomar conciencia de los problemas de seguridad y crear procesos para anticiparse y actuar frente a los riesgos. Es lo que llamamos un proceso de risk-management.
En el futuro, y ya es el caso, la canícula supone un riesgo previsible y evidente, pero algunos eventos aún no están listos para afrontarlo. Lo mismo ocurre con las averías eléctricas. Si tienen lugar en un recinto completo, ¿cómo se comunicará la organización con la multitud? ¿Cómo implementar un plan de continuidad activa, para que el evento siga en funcionamiento incluso en caso de desastre o crisis?
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