Para garantizar el éxito de tu festival, es esencial establecer un presupuesto realista. Anticiparlo eficazmente te permite planificar tus gastos, evitar sorpresas financieras y maximizar tus beneficios.
En este artículo compartimos 5 consejos sobre cómo elaborar el presupuesto de tu festival de forma realista.
1. Analiza tu público objetivo y sus expectativas
Antes incluso de empezar a pensar en el presupuesto de tu festival, tienes que elaborar un perfil de los asistentes, también conocido como su «buyer persona». Si imaginas exactamente quiénes serán los asistentes a tu festival y cuáles son sus hábitos de consumo, podrás evaluar sus expectativas con mayor precisión.
Según los intereses y el presupuesto de los asistentes, puedes ofrecerles distintas actividades, gratuitas o de pago. En el caso de un festival de música, por ejemplo, no contratarás los mismos artistas si tus asistentes son adultos jóvenes o personas mayores. Lo mismo ocurre con la comida y la bebida que se ofrecen en el festival.
Así que tómate tu tiempo para analizar a los asistentes de tu festival y planificar el presupuesto necesario para responder lo mejor posible a sus expectativas.
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2. Planifica todos tus gastos
Una planificación cuidadosa del presupuesto evitará imprevistos que podrían poner en peligro el éxito de tu evento. Para ello, elabora un programa detallado de tu festival y de todas las fases de planificación y plazos.
Tener una visión global de la organización de tu festival te permite gestionar mejor tus gastos y repartirlos en el tiempo.
Pista: Descubre nuestro artículo sobre cómo organizar un festival en 7 pasos.
Calcula el presupuesto estimado que crees necesario para cumplir tus objetivos. Haz una tabla con las diferentes partidas de gastos previstos, como:
- Caché de los artistas
- Derechos de autor
- Alquiler del espacio
- Escenarios, luz, sonido, decoración
- Proveedores
- Seguros
- Personal
- Marketing y comunicación
- Alojamiento
- Material de todo tipo
- …
A continuación, trata de dar un paso más, detallando los gastos incluidos en cada una de estas categorías. Una vez que hayas enumerado tus gastos, haz lo mismo con todos tus ingresos previstos.
Prepara ahora lo que llamamos flujo de caja o cashflow, colocando tus movimientos financieros en un calendario. Este proceso te permitirá conocer de antemano el estado de tu tesorería en un momento dado y evitar un descubierto que pudiera poner en peligro tu festival.
Actualiza este documento con toda la frecuencia y rigurosidad que sea posible, con todas las entradas y salidas de fondos previstas.
3. Deja un margen de seguridad para hacer frente a imprevistos
Como en cualquier presupuesto, es importante dejar un margen para cubrir imprevistos.
Por muy bien que planifiques tu presupuesto, no existe el riesgo cero y pueden surgir cambios o necesidades de última hora. Podría tratarse, por ejemplo, de un artista que cancela su actuación y para el que tendrás que encontrar un sustituto con poca antelación, o de una infraestructura o equipo que funciona mal y que también habrá que sustituir rápidamente.
Sea cual sea el imprevisto, podrás afrontarlo disponiendo de presupuesto para ello. Por lo tanto, te recomendamos que dejes un margen de seguridad de aproximadamente el 15% del presupuesto total calculado.
4. Pide consejo
Aunque los consejos que compartimos contigo son valiosos, ¡no te quedes en la lectura de este artículo! Para tener una visión realista del presupuesto necesario para lo que quieres hacer y obtener valiosos consejos, consulta otras fuentes de información.
Por ejemplo, infórmate en tu zona y únete a una red de apoyo, como una asociación de organizadores de festivales. Además de para elaborar tu presupuesto, estos recursos te serán de gran ayuda a la hora de crear tu festival.
Seguro que hay organizadores con años de experiencia en la gestión de presupuestos de festivales y pueden ayudarte a elaborar un presupuesto realista y evitar errores típicos. También pueden darte ideas sobre cómo optimizar tu presupuesto y maximizar los beneficios de tu festival.
5. Financiar tu festival
Una vez elaborado el presupuesto para la organización de tu festival, es hora de conseguir financiación.
Es frecuente que los gastos asociados a la organización de un evento de este estilo sean considerables. Para evitar tener que recurrir a tus propios recursos financieros, es fundamental planificar la financiación de tu festival con suficiente antelación.
Pista: Descubre nuestros trucos y consejos para financiar tu festival en este artículo de blog.
Si gestionas correctamente tu presupuesto, ¡podrás crear un festival sostenible y rentable durante años!
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