Comment présenter votre événement grâce au storytelling ?

Lorsque vous organ­isez un événe­ment, vous devez à de nom­breuses repris­es le présen­ter par écrit ou de vive voix. Cela néces­site de faire appel au sto­ry­telling, une notion dev­enue depuis plusieurs années une marotte mar­ket­ing. Vous êtes-vous déjà demandé com­ment votre sto­ry­telling — ou votre his­toire — est mis en avant lorsque vous présen­tez votre événe­ment ? Il per­met de con­stru­ire, au-delà les murs de votre événe­ment, une com­mu­nauté floris­sante et attachée à votre his­toire passée, présente et future. Dans cet arti­cle, nous allons observ­er com­ment les organ­isa­teurs d’événement peu­vent exploiter le pou­voir du sto­ry­telling pour mieux présen­ter leur événe­ment et con­va­in­cre des par­tic­i­pants.

Qu’est-ce que le storytelling d’événement ?

Com­mençons par clar­i­fi­er le terme : le sto­ry­telling d’événement regroupe tout ce qui aide vos par­tic­i­pants à ressen­tir un lien émo­tion­nel avec votre événe­ment. C’est l’histoire qui human­ise ce que vous faites et ce que vous dites à votre audi­ence à un niveau plus pro­fond qu’une pure trans­ac­tion. Pour car­i­ca­tur­er, le mes­sage le moins human­isé serait le suiv­ant : “nous ven­dons des chaus­sures, vous devriez acheter nos chaus­sures”).

Pourquoi raconter l’histoire de votre événement ?

Il est pos­si­ble que vous ayez très bien ven­du les tick­ets de votre événe­ment sans même avoir réfléchi à l’histoire de votre événe­ment. Alors pourquoi com­mencer main­tenant ? Tout d’abord, vous avez prob­a­ble­ment déjà vécu et con­stru­it une forte his­toire autour de votre événe­ment sans vous en ren­dre compte, ce qui est idéal ! Vous pou­vez désor­mais la met­tre en forme dans un doc­u­ment écrit pour con­serv­er une cohérence dans le futur et sur tous vos canaux de com­mu­ni­ca­tion — et ain­si don­ner une ligne direc­trice à vos nou­veaux col­lab­o­ra­teurs.

Les questions à se poser avant de présenter un événement

Chaque événe­ment a sa pro­pre his­toire. Voici quelques ques­tions pour vous aider à y réfléchir. Écrivez les répons­es dans un doc­u­ment si vous êtes le créa­teur de l’événement, ou enreg­istrez une inter­view de cette per­son­ne. Partagez cela à vos équipes.

• Quand et où a été lancé votre événe­ment ?
• Pourquoi avez-vous lancé cet événe­ment ?
• Que faisiez-vous et les autres mem­bres de l’événement aupar­a­vant ?
• Qu’espériez-vous avec le lance­ment de cet événe­ment ?
• À quel point fut-ce dif­fi­cile de lancer cet événe­ment — qu’avez vous sur­mon­té ?
• Com­ment votre événe­ment a‑t-il évolué et s’est-il dévelop­pé ?
• Qui sont vos par­tic­i­pants et pourquoi se ren­dent-ils à votre événe­ment ?
• Quel niveau d’objectifs avez-vous atteint avec votre événe­ment ?
• Quelles sont vos mis­sions per­ma­nentes et vos ambi­tions pour le futur ?

Met­tre sur papi­er d’où vous venez et où vous allez vous donne une direc­tion stratégique. Cela vous aide aus­si à iden­ti­fi­er qui devrait vous rejoin­dre dans l’aventure.

Pour quelle audience écrivez-vous cette présentation ?

Pour trou­ver les his­toires qui vont pas­sion­ner vos par­tic­i­pants, vous devez réfléchir au-delà de leurs car­ac­téris­tiques démo­graphiques — âge, sexe, statut pro­fes­sion­nel, revenus, etc. Vous devez savoir qui ils sont en tant que per­son­nes. Pour cela, iden­ti­fiez les pro­fils types qui vien­nent à votre événe­ment et les besoins sous-jacent de cha­cun. Par exem­ple :

• cadre ambitieux souhai­tant accélér­er sa car­rière ;
• par­ent épuisé à la recherche de temps pour soi ;
• jeune adulte blasé par les tech­nolo­gies et voulant trou­ver l’amour “dans la vraie vie”.

Qu’est ce qui attire l’attention de ces per­son­nes ? Qu’est-ce qui les ennuie ? Quels chal­lenges doivent-ils sur­mon­ter ? De quoi ont-ils peur ? Quels sont leurs rêves ? Plus vous con­naîtrez vos par­tic­i­pants, plus vous saurez capter leur atten­tion. Vous pou­vez ensuite met­tre l’accent sur une par­tie de votre his­toire selon chaque pro­fil type et ain­si attein­dre divers­es objec­tifs.

Quel est le profil type de votre événement ?

Vous avez iden­ti­fié les car­ac­téris­tiques de vos par­tic­i­pants, il est désor­mais temps de porter le regard vers vous-même. Imag­inez votre événe­ment comme une véri­ta­ble per­son­ne ; don­nez-lui un nom si ça vous aide, et rédi­gez ensuite une descrip­tion. À quoi ressem­blerait-il ? Porterait-il des vête­ments ultra-ten­dances ou plutôt clas­siques ? Quel par­ti poli­tique sou­tiendrait-il ? Quels groupes de musique aimerait-il ? Passerait-il ses vacances à explor­er l’inconnu ou à lire un livre sur la plage ?

Même si ces ques­tions peu­vent paraître ridicules, elles vous aident à con­stru­ire une per­son­nal­ité con­crète de votre événe­ment. Il devient alors beau­coup plus facile de trou­ver com­ment s’exprimer et rédi­ger la descrip­tion de votre événe­ment.

Comment l’histoire de votre événement influence votre communication ?

Votre but est de retran­scrire l’histoire de votre événe­ment à chaque fois que vos par­tic­i­pants reçoivent un mes­sage de votre part, peu importe le canal de com­mu­ni­ca­tion — en ligne ou en face à face. Via votre site web ou mini-site Weezevent, vos réseaux soci­aux, vos pub­lic­ités, pen­dant l’inscription à votre événe­ment, via le sup­port client, et même au moment des remer­ciements après événe­ment.

Il ne s’agit pas que de con­serv­er un ton cohérent ; il s’agit d’inspirer sans cesse les par­tic­i­pants et com­mu­ni­quer vos valeurs en con­tinu. L’histoire de votre événe­ment doit tou­jours trans­met­tre une belle his­toire, racon­ter des réc­its per­son­nels et déclencher des répons­es émo­tion­nelles.

Par exem­ple, si vous pub­liez une pho­to des couliss­es de votre événe­ment, accom­pa­g­nez-la d’une légende qui trans­met une his­toire : “Céline, notre organ­isatrice d’événement, a ren­ver­sé du café sur son ordi­na­teur, puis elle est resté blo­quée 30 min­utes dans l’ascenseur. Mau­vaise journée chez Even­tOr­ga = cook­ies 🍪”. Même l’événement le plus sérieux peut gag­n­er en sym­pa­thie et aug­menter l’engagement de son audi­ence en faisant réson­ner en elle des his­toires per­son­nelles.

Trouver de l’inspiration pour présenter votre événement

Trans­former la com­mu­ni­ca­tion de votre événe­ment avec de mul­ti­ples réc­its peut sem­bler être un chal­lenge, mais vous n’êtes pas obligé de racon­ter unique­ment vos pro­pres his­toires — vos par­tic­i­pants peu­vent être une source d’inspiration for­mi­da­ble. Partager de véri­ta­bles his­toires de par­tic­i­pants crée de la con­fi­ance et de la fidél­ité. C’est le meilleur moyen de démon­tr­er les béné­fices apportés par votre événe­ment à votre pub­lic. Inté­gr­er vos par­tic­i­pants à l’histoire de votre événe­ment et à votre com­mu­ni­ca­tion sera tou­jours gage d’authenticité.

Conclusion

Nous aimons tous les belles his­toires. Si vous voulez que votre audi­ence s’arrête pour vous écouter, ne l’ennuyez pas avec des faits et des chiffres ; don­nez-lui une his­toire à laque­lle elle peut s’attacher. Met­tez vos par­tic­i­pants au cen­tre de votre his­toire et vous aurez toute leur atten­tion.

La présen­ta­tion de votre événe­ment aura encore plus d’impact si vous com­mu­niquez avec les bons out­ils. Retrou­vez-les ain­si que tous nos con­seils dans notre arti­cle dédié.

Peu importe votre avancée dans la pré­pa­ra­tion de votre événe­ment, Weezevent peut vous aider. Facilitez-vous la vie en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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