Al organizar un evento, siempre llega el momento de tener que presentarlo, ya sea por escrito o de forma oral. Para ello, tendrás que apoyarte en el storytelling, término que se ha convertido en un mantra del marketing en los últimos años. ¿Te has preguntado en qué medida y cómo cuentas la historia de tu evento a la hora de presentarlo? El storytelling te ayuda a crear una comunidad implicada con tu historia pasada, presente y futura, más allá de los límites físicos de tu evento.
En este artículo, vamos a ver cómo los organizadores de eventos pueden aprovechar el poder del storytelling para presentar mejor su evento y convencer a los asistentes.
¿A qué nos referimos con utilizar el storytelling en este contexto?
Empecemos centrando el tema: el storytelling, a la hora de presentar tu evento, hace referencia a todo lo que pueda ayudar a crear un vínculo emocional entre los asistentes y tu evento. Es la historia que humaniza lo que haces y lo que dices a los asistentes, que lo lleva todo a un nivel más profundo que una transacción pura y dura. Si lo caricaturizamos, el mensaje menos humanizado vendría a ser algo como: «Vendemos zapatos. Compra nuestros zapatos.»
¿Por qué contar la historia de tu evento?
Puede que hayas vendido las entradas a tu evento sin dificultad y sin haberte parado a pensar en la historia de tu evento. Entonces, ¿por qué hacerlo ahora? Para empezar, ¡seguro que ya has vivido y construido una historia potente en torno a tu festival sin siquiera ser consciente de ello, lo que es perfecto! A partir de ahora, puedes darle forma por escrito en un documento para utilizarlo como referencia y, en el futuro, mantener una coherencia, también en todos tus canales de comunicación. También te servirá como guía para tus nuevos colaboradores.
Preguntas básicas que hacerse antes de presentar un evento
Cada evento tiene su propia historia. Aquí tienes algunas preguntas para guiarte en la reflexión sobre qué vas a comunicar. Escribe las respuestas en un documento si eres el creador del evento, o hazlo en forma de entrevista a esa persona. ¡Y no dudes en compartirlo con todo el equipo!
- ¿Cuándo y dónde se lanzó tu evento?
- ¿Por qué decidiste montar este evento?
- ¿A qué os dedicábais tú y el resto de los miembros del equipo antes de montar el evento?
- ¿Cuáles eran tus expectativas sobre el evento en el momento de su lanzamiento?
- ¿Cómo de difícil fue montar y lanzar este evento? ¿Qué dificultades superaste?
- ¿Cómo ha evolucionado y se ha desarrollado el evento a lo largo del tiempo?
- ¿Quiénes son los asistentes a tu evento? ¿Qué les trae al evento y les hace volver?
- ¿Qué objetivos has alcanzado con el evento?
- ¿Qué metas te planteas de forma permanente y cuáles son tus deseos para el futuro?
Poner negro sobre blanco de dónde vienes y adónde te diriges, te otorga una dirección estratégica. Esto también te facilita la identificación de las personas y empresas colaboradoras que tendrían que unirse a la aventura.
¿Para quién estás escribiendo la presentación?
Para dar con las historias que captarán la atención y llegarán a los asistentes a tu evento, tienes que pensar más allá de sus características demográficas —edad, sexo, situación laboral, ingresos, etc.—. Tienes que saber quiénes son. Para ello, trata de identificar los perfiles tipo de los asistentes y lo que cada tipología busca cubrir. Por ejemplo:
- ejecutivo ambicioso que quiere impulsar su carrera;
- padre o madre cansado que busca tiempo para sí mismo;
- joven adulto loco por la tecnología y al que le gustaría encontrar el amor “en el mundo real”.
¿Qué llama la atención a estas personas? ¿Qué les inquieta? ¿A qué retos se tienen que enfrentar? ¿De qué tienen miedo? ¿Cuáles son sus sueños? Cuanto mejor conozcas a los asistentes a tu evento, más capaz serás de captar su atención. Así, puedes segmentar tus comunicaciones y destacar una parte u otra de tu historia en función del perfil, para alcanzar diferentes objetivos.
¿Cuál es el perfil de tu evento?
Habiendo ya identificado las características de los asistentes a tu evento, también toca mirarse uno mismo. Imagina tu evento como si fuera una persona: si te ayuda, dale incluso un nombre y descríbela. ¿Cómo sería físicamente? ¿Vestiría a la última o con un estilo clásico? ¿A qué partido político votaría? ¿Qué música le gustaría? ¿Se iría de vacaciones a explorar lugares desconocidos las pasaría leyendo un libro en la playa?
Aunque estas preguntas te parezcan ridículas te ayudarán a construir una personalidad concreta para tu evento. A partir de ahí, será mucho más fácil encontrar el tono en el que expresarte y redactar la descripción de tu evento.
¿Cómo influye la historia de tu evento en tu comunicación?
El objetivo es que la historia de tu evento esté de alguna manera presente en todos y cada uno de los mensajes que el asistente reciba proveniente de tu evento, independientemente del canal de comunicación, ya sea online o de forma presencial, en tu página web o en tu microsite Weezevent, en tus redes sociales, en tus anuncios publicitarios, durante la inscripción a tu evento, a través del servicio de atención al cliente e incluso en los agradecimientos que envíes tras el evento.
No se trata solamente de mantener un tono coherente sino también de inspirar continuamente a los asistentes y no dejar de comunicar tus valores. La historia de tu evento también tiene que contar una buena historia, incluir relatos personales y desencadenar una respuesta emocional.
Por ejemplo, si publicas una foto de lo que está pasando entre bastidores en tu evento, acompáñala de un comentario que cuente una historia: «A Paula, nuestra organizadora de eventos, se le ha caído el café en el ordenador y, por si fuera poco, se ha quedado 30 minutos encerrada en el ascensor. Ha habido días mejores en #Nombredetuevento». Hasta el evento más serio puede ganarse la simpatía de los asistentes y conseguir de ellos un mayor compromiso conectando con ellos a través de historias personales.
Encontrar inspiración
Transformar la comunicación de tu evento y empezar a sembrarla de relatos puede parecer un reto, pero ten en cuenta que no tienes por qué contar solamente tus propias historias: los asistentes a tu evento pueden convertirse en un gran recurso. Compartir historias reales de asistentes crea confianza y fideliza. Es la mejor manera de demostrar los beneficios que tu evento aporta a tu público. Integrar a los asistentes en las historias de tu evento y en tu comunicación siempre aporta autenticidad a tu relato.
Conclusión
A todos nos gustan las historias. Si quieres que tu audiencia te dedique su atención, no le aburras con hechos y cifras; dale una historia que le pueda enganchar. Pon a los asistentes en el centro de tu historia y tendrás su interés garantizado.
Conseguirás vender más entradas y tener más impacto si comunicas utilizando las herramientas adecuadas para tu evento en particular.
Estés en el punto que estés en la preparación de tu evento, Weezevent te puede ayudar. Hazte la vida más fácil haciendo clic aquí:
