LO HUMANO Y LO TECNOLÓGICO: El tandem ideal para un control de acceso perfecto

LO HUMANO Y LO TECNOLÓGICO: El tandem ideal para un control de acceso perfecto

AMOR A PRIMER EVENTO

Llegamos a la Ciudad Grupo Santander donde nos esperan el organi­zador del evento, Unión de Créditos Inmobi­liarios (UCI) y, como habíamos acordado, el equipo de azafatas y azafatos al que tenemos que dar la formación en el uso de nuestros lectores profe­sio­nales de control de acceso WeezAccess Pro.

Aún no lo sabemos, pero este será el comienzo de una bonita e insepa­rable colabo­ración…

El equipo de Best Way Congresos y Azafatas, liderado por Belén Valentín-Gamazo, ha pensado en todos los detalles. Quieren que todo salga a la perfección y, para asegu­rarse de ello, incluso han impreso el listado de asistentes. Les tranqui­li­zamos mostrán­doles cómo tenemos todo bajo control y que no tienen de qué preocu­parse. La pelota técnica está en nuestro terreno y lo conocemos al milímetro. Todo irá como la seda.

Les expli­camos cómo utilizar los lectores WeezAccess Pro y las distintas funcio­na­li­dades de las que disponen nuestros aparatos (lectura del código QR con el escáner profe­sional, ya sea en soporte papel o digital —smartphone—, encontrar en el listado de asistentes un invitado a través de la barra de búsqueda del menú «lista de control», consultar los datos de control de una entrada que ya ha sido escaneada, etc.). En menos de cinco minutos, el equipo encargado del control de acceso del evento se maneja con total soltura y confianza. La profe­sio­na­lidad de las azafatas y azafatos Best Way sumada a la tecno­logía y la super­visión de Weezevent, y junto con la conexión y buen ambiente de trabajo surgidos entre ambos equipos, sólo pueden tener como resultado un control de acceso perfecto: sin incidencias y con una imagen y un trato a la altura del evento.

EL TANDEM PERFECTO

Hay quien ve la tecno­logía como un elemento separador, que aleja a las personas ocupando su lugar y volviéndolo todo más frío; compli­cando los procesos y creando problemas, todo por parecer más modernos. ¡Qué uso tan equivocado sería! La tecno­logía está aquí para facilitar la tarea a las personas, reducir errores y aportar funcio­na­li­dades que de otro modo serían impen­sables. ¡Es una herra­mienta! Pero, por supuesto, ¡hacen falta personas traba­jando junto a la tecno­logía!

Por eso, cuando en tu evento las personas y la tecno­logía se alían y trabajan de la mano, ayudándose mutua­mente, todo fluye mejor que nunca al tiempo que se mantiene una imagen cercana, profe­sional y que genera confianza a los asistentes. Además, cuando la tecno­logía es buena y está bien diseñada, aporta una tranqui­lidad al personal que la utiliza que tendrá un impacto muy positivo en la percepción que tienen los asistentes al evento de la experiencia que les estás ofreciendo.

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LLEGAN LOS ASISTENTES: LA HORA DE LA VERDAD

Todo está preparado. Las chicas y chicos de Best Way están en sus puestos y equipados con un lector de control de acceso WeezAccess Pro cada uno. En cuanto aparecen los primeros asistentes, el equipo desen­funda sus lectores y empieza a escanear entradas: en papel o en el móvil, en PDF o en Apple Wallet, el paso de cada asistente va quedando regis­trado en los aparatos. Además, no hay dudas para el equipo: si sale rojo, no puede pasar; si sale verde, ¡adelante! Las entradas no suponen ningún problema, permi­tiendo que los azafatas y azafatos den la mejor acogida y las expli­ca­ciones perti­nentes sin que haya bloqueo en los accesos.

Quince minutos después, llega un hombre de unos sesenta años, busca su entrada en la cartera pero sólo la encuentra cuando recuerda que esta mañana la cambió al bolsillo interior de su chaqueta. La trae en papel y está bastante desgastada: «Me la imprimió mi secre­taria hace dos semanas y ha estado guardada en la cartera desde entonces», se justifica. La azafata intenta escanearla pero el código QR está ilegible. En otras circuns­tancias, hubiera remitido al hombre al mostrador de incidencias para, aunque no quedase regis­trado, comprobar en los listados en papel que el hombre está entre los inscritos, pero no es necesario: introduce los números corres­pon­dientes al código de la entrada de forma manual en su WeezAccess Pro y valida la entrada direc­ta­mente en el lector. Fácil, rápido y el asistente agradece la gestión a la amable azafata que le ha solucionado el problema en segundos.

El control continúa sin incidencias hasta que se presenta un caso aún más parti­cular: una mujer de mediana edad se dirige al equipo de Best Way apurada porque, con las prisas, se ha dejado el bolso en casa. Y, como no podía ser de otra forma, en el bolso está su móvil (en el que tenía descargada su entrada, en Apple Wallet), su cartera, e incluso las llaves de casa. El azafato que le atiende en el acceso al evento, la busca por nombre y apellido en el listado descargado en su WeezAccess Pro: María López. Vaya, hay tres María López en la lista… No se puede validar una de las tres entradas al azar porque si no es la correcta, cuando llegue la María López que tiene esa entrada, el lector indicará que ya está dentro. Además, con sólo ese dato no podemos estar seguros de que tiene una entrada válida. Pero hay otra solución rápida: desde el propio WeezAccess Pro, el azafato puede acceder a la infor­mación que María rellenó al inscri­birse en el evento. El formu­lario que el organi­zador había creado para las inscrip­ciones incluía bastantes preguntas como de qué empresa viene, la ciudad, e incluso el número de teléfono. Pregun­tándole estos datos, el azafato puede localizar fácil­mente cuál es su entrada y estar seguro de que realmente es suya. Así, la valida direc­ta­mente en el lector y María puede acceder al evento con tranqui­lidad.

TRANQUILIDAD PARA TODOS

El exquisito trato del equipo de Best Way, refuerza la imagen profe­sional y cercana que quiere dar el evento. Además, como se han convertido en unos expertos de la tecno­logía Weezevent, tienen confianza absoluta en que no habrá fallos y saben perfec­ta­mente cómo gestionar los pequeños impre­vistos de la forma más eficaz y sin que el asistente se quede con mal sabor de boca, sirviéndose de la tecno­logía. Para tener todos los flancos cubiertos, Weezevent no se lava las manos y está presente con un técnico que supervisa todo el proceso y se encarga de tratar cualquier impre­visto un poco más complicado, además de cualquier duda que pudiera surgir.

Weezevent, por su parte, cuenta también con la tranqui­lidad de que las chicas y chicos de Best Way harán un uso adecuado y eficiente de las herra­mientas puestas a su dispo­sición, garan­ti­zando que se aproveche su potencial y que todo cuadre a la perfección tras el evento.

Y por supuesto, el organi­zador puede estar comple­ta­mente tranquilo al contar con dos equipos profe­sio­nales, coordi­nados y que velan por su evento como si fuera propio.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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