AMOR A PRIMER EVENTO
Llegamos a la Ciudad Grupo Santander donde nos esperan el organizador del evento, Unión de Créditos Inmobiliarios (UCI) y, como habíamos acordado, el equipo de azafatas y azafatos al que tenemos que dar la formación en el uso de nuestros lectores profesionales de control de acceso WeezAccess Pro.
Aún no lo sabemos, pero este será el comienzo de una bonita e inseparable colaboración…
El equipo de Best Way Congresos y Azafatas, liderado por Belén Valentín-Gamazo, ha pensado en todos los detalles. Quieren que todo salga a la perfección y, para asegurarse de ello, incluso han impreso el listado de asistentes. Les tranquilizamos mostrándoles cómo tenemos todo bajo control y que no tienen de qué preocuparse. La pelota técnica está en nuestro terreno y lo conocemos al milímetro. Todo irá como la seda.
Les explicamos cómo utilizar los lectores WeezAccess Pro y las distintas funcionalidades de las que disponen nuestros aparatos (lectura del código QR con el escáner profesional, ya sea en soporte papel o digital —smartphone—, encontrar en el listado de asistentes un invitado a través de la barra de búsqueda del menú «lista de control», consultar los datos de control de una entrada que ya ha sido escaneada, etc.). En menos de cinco minutos, el equipo encargado del control de acceso del evento se maneja con total soltura y confianza. La profesionalidad de las azafatas y azafatos Best Way sumada a la tecnología y la supervisión de Weezevent, y junto con la conexión y buen ambiente de trabajo surgidos entre ambos equipos, sólo pueden tener como resultado un control de acceso perfecto: sin incidencias y con una imagen y un trato a la altura del evento.
EL TANDEM PERFECTO
Hay quien ve la tecnología como un elemento separador, que aleja a las personas ocupando su lugar y volviéndolo todo más frío; complicando los procesos y creando problemas, todo por parecer más modernos. ¡Qué uso tan equivocado sería! La tecnología está aquí para facilitar la tarea a las personas, reducir errores y aportar funcionalidades que de otro modo serían impensables. ¡Es una herramienta! Pero, por supuesto, ¡hacen falta personas trabajando junto a la tecnología!
Por eso, cuando en tu evento las personas y la tecnología se alían y trabajan de la mano, ayudándose mutuamente, todo fluye mejor que nunca al tiempo que se mantiene una imagen cercana, profesional y que genera confianza a los asistentes. Además, cuando la tecnología es buena y está bien diseñada, aporta una tranquilidad al personal que la utiliza que tendrá un impacto muy positivo en la percepción que tienen los asistentes al evento de la experiencia que les estás ofreciendo.
LLEGAN LOS ASISTENTES: LA HORA DE LA VERDAD
Todo está preparado. Las chicas y chicos de Best Way están en sus puestos y equipados con un lector de control de acceso WeezAccess Pro cada uno. En cuanto aparecen los primeros asistentes, el equipo desenfunda sus lectores y empieza a escanear entradas: en papel o en el móvil, en PDF o en Apple Wallet, el paso de cada asistente va quedando registrado en los aparatos. Además, no hay dudas para el equipo: si sale rojo, no puede pasar; si sale verde, ¡adelante! Las entradas no suponen ningún problema, permitiendo que los azafatas y azafatos den la mejor acogida y las explicaciones pertinentes sin que haya bloqueo en los accesos.
Quince minutos después, llega un hombre de unos sesenta años, busca su entrada en la cartera pero sólo la encuentra cuando recuerda que esta mañana la cambió al bolsillo interior de su chaqueta. La trae en papel y está bastante desgastada: «Me la imprimió mi secretaria hace dos semanas y ha estado guardada en la cartera desde entonces», se justifica. La azafata intenta escanearla pero el código QR está ilegible. En otras circunstancias, hubiera remitido al hombre al mostrador de incidencias para, aunque no quedase registrado, comprobar en los listados en papel que el hombre está entre los inscritos, pero no es necesario: introduce los números correspondientes al código de la entrada de forma manual en su WeezAccess Pro y valida la entrada directamente en el lector. Fácil, rápido y el asistente agradece la gestión a la amable azafata que le ha solucionado el problema en segundos.
El control continúa sin incidencias hasta que se presenta un caso aún más particular: una mujer de mediana edad se dirige al equipo de Best Way apurada porque, con las prisas, se ha dejado el bolso en casa. Y, como no podía ser de otra forma, en el bolso está su móvil (en el que tenía descargada su entrada, en Apple Wallet), su cartera, e incluso las llaves de casa. El azafato que le atiende en el acceso al evento, la busca por nombre y apellido en el listado descargado en su WeezAccess Pro: María López. Vaya, hay tres María López en la lista… No se puede validar una de las tres entradas al azar porque si no es la correcta, cuando llegue la María López que tiene esa entrada, el lector indicará que ya está dentro. Además, con sólo ese dato no podemos estar seguros de que tiene una entrada válida. Pero hay otra solución rápida: desde el propio WeezAccess Pro, el azafato puede acceder a la información que María rellenó al inscribirse en el evento. El formulario que el organizador había creado para las inscripciones incluía bastantes preguntas como de qué empresa viene, la ciudad, e incluso el número de teléfono. Preguntándole estos datos, el azafato puede localizar fácilmente cuál es su entrada y estar seguro de que realmente es suya. Así, la valida directamente en el lector y María puede acceder al evento con tranquilidad.
TRANQUILIDAD PARA TODOS
El exquisito trato del equipo de Best Way, refuerza la imagen profesional y cercana que quiere dar el evento. Además, como se han convertido en unos expertos de la tecnología Weezevent, tienen confianza absoluta en que no habrá fallos y saben perfectamente cómo gestionar los pequeños imprevistos de la forma más eficaz y sin que el asistente se quede con mal sabor de boca, sirviéndose de la tecnología. Para tener todos los flancos cubiertos, Weezevent no se lava las manos y está presente con un técnico que supervisa todo el proceso y se encarga de tratar cualquier imprevisto un poco más complicado, además de cualquier duda que pudiera surgir.
Weezevent, por su parte, cuenta también con la tranquilidad de que las chicas y chicos de Best Way harán un uso adecuado y eficiente de las herramientas puestas a su disposición, garantizando que se aproveche su potencial y que todo cuadre a la perfección tras el evento.
Y por supuesto, el organizador puede estar completamente tranquilo al contar con dos equipos profesionales, coordinados y que velan por su evento como si fuera propio.
¡Nos vemos por weezevent.com!
