Enviar e-mails es necesario para cualquier organizador de eventos. Asistentes, colaboradores, proveedores, patrocinadores… Comunicar y transmitir información a todos tus interlocutores constituyen una buena parte de tu trabajo. Pero a medida que el número de e-mails que tienes que enviar aumenta con el crecimiento de tu actividad, conviene escoger una solución de e-mailing que se adapte a tus necesidades. Aquí tienes las 9 preguntas que deberías hacerte a la hora de escoger una solución de e-mailing para tus eventos.
Índice
- ¿La solución está sincronizada con tus datos de venta de entradas, control de acceso y cashless?
- ¿La herramienta de e-mailing es fácil de empezar a utilizar?
- ¿Cómo se importan y organizan los contactos?
- ¿Quién es dueño de los datos?
- ¿Llegarán mis e-mails a buen puerto?
- ¿Qué estadísticas ofrece?
- ¿Puedo programar campañas automáticas?
- ¿Qué funcionalidades me permitirán innovar?
- ¿Puedo probar la solución antes de lanzarme?
1. ¿La solución está sincronizada con tus datos de venta de entradas, control de acceso y cashless?
Entre todas las herramientas disponibles online, no existen muchas soluciones de e-mailing específicas para eventos. En general, los programas más utilizados son generalistas y tan solo permiten el envío de e-mails comerciales y newsletters. Por lo tanto, los organizadores de eventos tienen que dedicar una gran parte de su preciado tiempo a exportar, importar y filtrar sus bases de datos. Todas estas manipulaciones se comen el tiempo que se podría emplear en tareas que aportarían más valor a sus eventos.
Con una herramienta de marketing completa, los organizadores de eventos pueden ser más eficientes en la relación con sus clientes y así utilizar su tiempo de mejor manera. Así, una de las funcionalidades importantes para una herramienta de e-mailing es la capacidad que tenga de sincronizar todos tus datos de venta de entradas online, control de acceso y cashless directamente en la solución. De esta forma, tú podrás concentrarte en acciones con más valor añadido.
2. ¿La herramienta de e-mailing es fácil de empezar a utilizar?
Un organizador de eventos tiene que ser multitarea y capaz de utilizar gran cantidad de herramientas. Sin embargo, no puede permitirse pasar demasiado tiempo formándose en estas herramientas. Elige una solución de e-mailing fácil de empezar a utilizar, con la que puedas crear y configurar newsletters en tiempo récord. ¿Por qué complicarse cuando puede ser fácil?
Comprueba también que la herramienta de e-mailing escogida sincronice tus datos de venta de entradas automáticamente y que la creación de e-mails comerciales sea intuitiva —para ti y para todas las personas de tu equipo que podrían tener que utilizarla—.
3. ¿Cómo se importan y organizan los contactos?
Con una herramienta de e-mailing tradicional, los organizadores de eventos suelen tener que exportar sus bases de datos de venta de entradas para poder, a continuación, filtrar las direcciones de correo electrónico. Es un proceso largo y repetitivo que conlleva riesgos de error. COn una herramienta de e-mailing para eventos, tus contactos estarán sincronizados automáticamente en función de las compras realizadas en tu plataforma de venta de entradas online. Podrás incluso clasificar tus públicos objetivos según diferentes criterios en un abrir y cerrar de ojos: eventos, cantidad de entradas compradas, fecha de compra, tipo de entrada comprada, entrada escaneada o no en el acceso a tu evento, etc.
Estos grupos de contactos pueden ser dinámicos, es decir que se pueden ir añadiendo asistentes que cumplan los criterios automáticamente, sin que tú tengas que hacer nada. Para hacerlo, la herramienta de marketing actualiza la ficha de contacto del comprador desde el momento en que este realiza una compra para alguno de tus eventos y lo añade al instante al grupo en el que cumpla con los criterios que hayas establecido.
4. ¿Quién es propietario de los datos?
Antes de escoger una solución de e-mailing para tus eventos, asegúrate de que esta no comunique los datos de tus bases de datos a otras organizaciones ni permita que otros eventos puedan utilizar como objetivo de comunicación a tus asistentes. Tienes que ser el único propietario de tus bases de datos y estas tienen que estar protegidas.
5. ¿Llegarán mis e-mails a buen puerto?
Enviar e-mails está bien; que lleguen a sus destinatarios es lo suyo. La capacidad de entregar los e-mails tiene especial impacto cuando estás enviando información práctica para un evento y más teniendo en cuenta que, en ocasiones, te verás en la necesidad de comunicarla a última hora.
6. ¿Qué estadísticas ofrece?
Todas las herramientas de e-mailing te pueden ofrecer las estadísticas clásicas: tasa de apertura, tasa de clics, tasa de bajas… Una herramienta de e-mailing para eventos te dará más estadísticas, especialmente interesantes para ti, tras el envío de cada campaña: número de pedidos realizados, número de entradas compradas, cesta media, ingresos generados. ¡Y todo esto sin tener que configurar nada!
7. ¿Puedo programar campañas automáticas?
La tendencia general en comunicación y la relación con clientes consiste en personalizar las interacciones con los destinatarios de los mensajes. En el caso de los eventos, esto se podría traducir como tu capacidad para comunicar con los asistentes a tu evento en función de las acciones llevadas a cabo a través de tu plataforma de venta de entradas. ¿Un asistente se ha inscrito a uno de tus eventos? Envíale un e-mail de confirmación instantáneo y otro 48 horas más tarde para que invite a sus amigos.
Con una solución de e-mailing para eventos, programa este tipo de campaña sin tener ningún tipo de conocimiento de código informático. No tienes más que crear una campaña automática que desencadene el envío de un e-mail en particular en función de la acción realizada por cada asistente.
8. ¿Qué funcionalidades me permitirán innovar?
Segmentación de los contactos al detalle y dinámica, campañas automáticas, seguimiento del rendimiento, envío de invitaciones a los asistentes a ediciones anteriores… Mantente al día de las funcionalidades que te ayudarán a reinventar tu comunicación, pero también tu evento. Trata de ir siempre más lejos para proponer nuevas ofertas y nuevas experiencias a los asistentes.
9. ¿Puedo probar la solución antes de lanzarme?
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