A la hora de buscar el lugar perfecto para un festival, hay que tener en cuenta una serie de factores. Un lugar mal elegido podría estropear la experiencia de tu público y, por el contrario, un lugar que cumpla con todas las expectativas de tu público objetivo te garantiza atraer a más asistentes y satisfacer sus expectativas una vez que estén allí.
Para elegir bien, hay que tener en cuenta el tamaño y el aforo necesarios para acoger en buenas condiciones al número de asistentes previsto. La ubicación, la accesibilidad, los servicios y las instalaciones son elementos decisivos para tu elección. Por último, tienes que tener en cuenta el coste del recinto y asegurarte de que se ajusta a tu presupuesto.
¡Descubre en este artículo nuestros 7 consejos para elegir el lugar perfecto para celebrar tu festival!
1. Elegir un lugar del tamaño adecuado para tu festival
a) Número de asistentes
Para averiguar el tamaño adecuado para el recinto de tu festival, haz antes una estimación del número de asistentes previsto. El lugar que elijas tiene que poder acoger a todos los asistentes de forma cómoda y segura.
b) Espacio necesario
Además del número de asistentes previsto, ten en cuenta el espacio necesario para montar las instalaciones. Escenarios, zonas de restauración, acampada, baños, aparcamientos, instalaciones técnicas… Todo tiene que caber en el recinto del festival o en sus inmediaciones.
Teniendo en cuenta todos estos elementos, deberías poder calcular el tamaño adecuado para el recinto para tu festival.
2. La importancia de la ubicación a la hora de elegir el recinto para un festival
a) Ubicación
El siguiente paso es pensar en la ubicación de tu festival: un elemento crucial a la hora de elegir un recinto para tu festival. Elegir una ubicación estratégica puede ayudar a atraer a un público más numeroso y garantizar el éxito del evento.
b) Accesibilidad
La accesibilidad del lugar de celebración tiene que ser una de tus prioridades. En una gran ciudad, es imprescindible que se trate de un lugar al que se pueda acceder fácilmente en transporte público. Por otra parte, es esencial que el lugar de celebración de tu festival disponga de suficiente espacio de aparcamiento para los vehículos de los asistentes.
c) Atractivo
Una ubicación cerca de zonas populares o lugares históricos puede añadir otra dimensión al evento y atraer a más gente.
Recuerda que la ubicación de tu festival puede afectar al tipo de actividades que puedes ofrecer y a la logística general del evento.
Por todas las razones mencionadas, es muy importante dedicar tiempo a pensar en el lugar ideal para tu festival, que cumpla todos tus requisitos y objetivos.
3. Las instalaciones y el equipamiento del lugar de celebración de tu festivall
Cuando busques el lugar ideal para tu festival, tienes que tener en cuenta las instalaciones y el equipamiento disponibles y las que tú o tus proveedores tenéis que proporcionar.
Por ejemplo, si organizas conciertos al aire libre, tendrás que asegurarte de que el recinto tenga un escenario lo suficientemente grande y sistemas de sonido adecuados. Si no dispones de estas instalaciones, tendrás que contar con presupuesto para equipar el recinto.
Si organizas actividades para niños, tendrás que asegurarte de que el lugar dispone de espacios seguros y equipamiento adecuado.
También es importante comprobar que el recinto dispone de suficientes baños, puntos de agua y zonas de sombra para garantizar la comodidad de los asistentes.
Si tienes en cuenta estos elementos, podrás elegir un lugar que se adapte a tus necesidades y garantizar el éxito de tu festival.
Pista: Como complemento a estos consejos, lee nuestro artículo completo sobre cómo organizar un festival.
4. El papel del presupuesto en la elección del lugar de celebración de un festival
Como en todos los pasos de la organización de un festival, el presupuesto es un elemento que siempre ha de estar presente. Al elegir un lugar para celebrar tu festival, el coste de su alquiler puede tener un impacto significativo en las finanzas de tu evento.
a) Tipo de alquiler
Tras elaborar el presupuesto global de tu festival, sabrás cuánto dinero tienes disponible para el alquiler del recinto. Recuerda que no es lo mismo alquilar solo el espacio que alquilar «llave en mano», incluyendo los servicios adicionales: limpieza, seguridad, equipamiento, etc., todo incluido en el presupuesto.
b) Gastos adicionales
No olvides tener en cuenta los gastos adicionales que tengas que cubrir, que pueden estar relacionados con las instalaciones o los preparativos especiales necesarios para celebrar tu festival y las actividades que incluye.
Es importante tener en cuenta todos estos factores para elegir un espacio que se adapte a tu presupuesto y garantizar la viabilidad económica de tu evento.
5. Preguntas clave que hay que hacerse al visitar los recintos para festivales
Es imprescindible visitar los recintos antes de elegir el ideal para tu festival. Para asegurarte de que eliges bien, tienes que hacer preguntas que te permitan comparar los espacios con los mismos criterios y con pleno conocimiento de causa.
Aquí tienes algunas ideas de preguntas para hacer durante tus visitas. ¡Anota las respuestas para que no se te escape nada!:
- ¿Cuál es el aforo máximo del espacio?
- ¿Qué instalaciones y servicios están incluidos en el alquiler?
- ¿Cuál es la superficie exacta disponible? Lo ideal es pedir un plano detallado.
- ¿Cuáles son las condiciones de alquiler? Ten en cuenta las condiciones de pago, las condiciones de cancelación y las cláusulas de garantía.
- ¿Tienes referencias de otros organizadores que hayan alquilado este espacio? No dudes en ponerte en contacto con antiguos clientes del recinto para hablar de su calidad y características.
- ¿Tienes que solicitar algún permiso o seguro adicional a los del propio recinto?
- Pregunta todo lo que pueda ser relevante para visualizar las posibilidades del espacio y ver si satisface las necesidades de tu festival.
Si te planteas estas preguntas cuando visites espacios para celebrar tu festival, podrás tomar una decisión informada y elegir el lugar ideal para tu evento.
6. ¿Cómo negociar las mejores condiciones para un recinto para un festival?
Conseguir las mejores condiciones para el recinto de tu festival es crucial para garantizar su éxito. Suele merecer la pena intentar negociar los presupuestos recibidos para conseguir la mejor oferta posible.
a) Conocer el mercado
Para negociar de la forma más eficaz, tienes que conocer las tarifas y condiciones de los distintos espacios disponibles. Para ello, nada más eficaz que contactar, visitar y solicitar presupuestos a un buen número de espacios.
b) Comprender el presupuesto
Para poder negociar un presupuesto correctamente, tienes que entender sus partes.
Comprueba que necesitas todos los equipo e instalaciones incluidos en el presupuesto. Ten en cuenta también los costes adicionales, como los de limpieza y seguridad, y si te convendría utilizar tus propios proveedores.
c) No limitarte a negociar el precio
Si el propietario o gerente del espacio no está dispuesto a ofrecerte un precio más bajo, nada te impide negociar otras condiciones. Por ejemplo, condiciones de pago, condiciones de cancelación, cláusulas de garantía, etc. Intenta negociar las mejores condiciones posibles, sin dejar de ser realista y respetuoso con el trabajo de los demás.
d) Hacer concesiones
Como en cualquier negociación, es importante estar dispuesto a hacer concesiones.
Por ejemplo, puedes estar dispuesto a pagar un poco más por un espacio mejor o a aceptar condiciones de alquiler menos favorables si el espacio se adapta perfectamente a tus necesidades.
7. Las ventajas de trabajar con un coordinador de espacios
Si quieres ponértelo más fácil, puedes considerar la posibilidad de trabajar con un coordinador de espacios. Este tipo de profesional tiene una sólida experiencia en la organización de eventos y, más concretamente, en la gestión de espacios para eventos.
Un coordinador de recinto es un aliado importante que puede ayudarte en varias etapas: encontrar el espacio ideal, que se adapte a tus necesidades y limitaciones, y negociar con el propietario o gerente del lugar elegido. Como persona especializada en espacios para eventos, te ayudará en la gestión logística y en todos los aspectos técnicos y administrativos de la contratación de un espacio.
Invertir en los servicios de un profesional te permite beneficiarte de una experiencia que puede ahorrarte tiempo y dinero.
Con estos 7 consejos, ya estás preparado para elegir el lugar perfecto para celebrar tu festival.
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