Quelles sont les 10 qualités essentielles de l’organisateur d’événement ?

Quelles sont les 10 qualités essentielles de l’organisateur d’événement ?

Vous souhaitez vous lancer dans l’organi­sation d’événements ? Vous voulez recruter un organi­sateur d’événement ? Peu importe les raisons de votre intérêt pour ce métier, vous devez recon­naître qu’il comporte des spéci­fi­cités et qu’il requiert des compé­tences larges. Nous travaillons avec des milliers d’entre eux et connaissons parfai­tement les atouts qui les aident à accomplir des choses fabuleuses. Voici donc une liste des 10 qualités primor­diales pour un organi­sateur d’événements.

Sommaire

  1. Intel­li­gence sociale
  2. Flexi­bilité
  3. Écoute
  4. Organi­sation
  5. Passion
  6. Commu­ni­cation
  7. Calme
  8. Débrouillardise
  9. Prise de décision
  10. Expérience

1. Intelligence sociale

La première qualité partagée par les organi­sa­teurs d’événements à succès est leur capacité à travailler avec tout type de personnes : direc­teurs d’entreprises, repré­sen­tants politiques, commer­çants, collègues, sponsors, clients, associa­tions, fournis­seurs, staff, parti­ci­pants, bénévoles, etc. Pour réussir à colla­borer avec ce large éventail de personnes, il faut savoir résoudre des conflits habilement, être un négociateur confiant mais respec­tueux, et adapter son sens de l’humour à ceux des autres.

Pour effectuer ce métier, il est important d’y prendre du plaisir. Partagez cet enthou­siasme avec les personnes avec lesquelles vous travaillez, et elles conti­nueront à travailler avec vous pour longtemps. Vous ne pouvez pas réussir tout seul. Créer des liens et des relations de confiance est primordial.

2. Flexibilité

Les journées d’un organi­sateur d’événements sont généra­lement dictées par les contraintes de l’événement, et non par des horaires de bureaux “classiques”. Le bureau n’existe pas forcément d’ailleurs. Un organi­sateur d’événement peut être amené à se déplacer réguliè­rement et à travailler dans des condi­tions peu ordinaires : bureau tempo­raire, train, hôtel…

3. Écoute

La capacité à comprendre ce que vos inter­lo­cu­teurs attendent de vous et de votre événement est cruciale. Ils n’ont peut-être pas les deux pieds dans le secteur de l’événementiel et ont proba­blement des diffi­cultés à inter­préter votre jargon, ou à savoir si leurs demandes sont réalistes. Vous devez cerner leurs besoins et vous assurer que tout le monde partage les mêmes attentes. Soyez attentifs à ce qui est dit — et ce qui n’est pas dit — pendant les discus­sions impor­tantes. Intégrer ces besoins exprimés — ou sous-jacents — à la prépa­ration de votre événement vous aidera à garder une longueur d’avance.

4. Organisation

Cette qualité est litté­ra­lement la racine du nom de ce métier. Il est donc de passer à côté, mais il est important de rappeler pourquoi un organi­sateur doit rester organisé. Pour réussir son événement, il faut savoir jongler entre des dizaines de choses à la fois. Cette prouesse multi-tâches est néces­saire à la fois pour planifier à moyen/long-terme et pour exécuter le plan sans accroc lors de l’événement. Les meilleurs organi­sa­teurs disposent de procé­dures sans failles, de check­lists détaillés, et d’outils techno­lo­giques pratiques. Travailler dans l’événementiel requiert de prendre de la hauteur au niveau global, tout en gardant un œil sur un ensemble de petits détails. Pour éviter la surcharge de travail, déléguez une partie des tâches chrono­phages. Et si tout ne se passe pas comme prévu, n’ayez pas peur de passer au plan B.

5. Passion

Vous devez réellement aimer ce que vous faites pour endurer le stress généré par ce métier. Une passion sincère vous aide à surmonter les obstacles sur votre route et à rester calme quand tout semble s’effondrer sous vos pas. La passion décuple votre créativité et votre inspi­ration à réaliser de belles choses. Des compé­tences comme la gestion du temps peut s’apprendre, mais pas la passion… et vous en aurez besoin pour réussir.

6. Communication

Une commu­ni­cation claire, ferme, et bienveillante vous définie en tant que leader d’équipe, entraîne tout le monde sur le bon chemin, et assure que les objectifs de l’événement sont clairs pour toutes les personnes impli­quées. Elle vous aide également à partager effica­cement votre vision et à rendre vos inter­lo­cu­teurs enthou­siastes. Commu­niquez de manière respec­tueuse envers tout le monde et ne dénigrez personne. Acceptez les critiques construc­tives et restez ouvert aux nouvelles idées. Chaque individu a sa part de respon­sa­bilité dans le succès d’un événement, veillez donc à commu­niquer avec eux de manière claire, confiante, et stimu­lante.

7. Calme

Constamment soumis à toute forme de pression, vous devez garder votre sang-froid quoiqu’il arrive. Votre équipe a besoin d’un leader qui sait prendre les bonnes décisions grâce à un calme olympien. Les organi­sa­teurs d’événements à succès restent sereins et conti­nuent à traiter tout le monde avec respect, peu importe la tournure des événe­ments. Si vous êtes une vraie boule de nerfs, prenez le temps de vous défouler en dehors du temps de travail. Ceci vous garantira un équilibre sain et salvateur.

8. Débrouillardise

Résoudre des problèmes de manière créative n’est pas à la portée de tout le monde. Qu’il faille réparer un bout de décor avec trois bouts de ficelle ou remplacer un inter­venant à la dernière minute, l’organisateur d’événement doit être plein de ressources et d’inventivité pour surmonter ces obstacles. Peu importe votre niveau de prépa­ration, les imprévus arrivent plus vite qu’il ne faut de temps pour le dire. Vous serez plus à même de les résoudre si vous aimez chercher des solutions créatives à chaque défi qui surgit.

9. Prise de décision

Les organi­sa­teurs d’événements doivent être capables de prendre plusieurs décisions à la fois, et rapidement. Le plus important est même de savoir recon­naître lorsqu’il est trop tard pour changer d’avis, et avoir la déter­mi­nation de poursuivre le projet avec une énergie positive.

10. Expérience

Vos inter­lo­cu­teurs vous feront davantage confiance si vous leur montrez que vous avez déjà réalisé des projets similaires. Des actes valent généra­lement plus que des paroles, et c’est à vous de prouver que vous savez ce que vous faites, et que vous le faites bien. Grâce à cela, plus les années passent et plus vous vous constituez un carnet de contacts rempli de personnes qui vous font confiance. Si vous avez peu d’expérience et de contacts pour le moment, soyez patients et allez les chercher par vous-même.

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