Para que tu evento quede en la memoria de los asistentes, hay que saber mantener cierta coherencia entre los temas abordados y la imagen del mismo. Si estos dos elementos están coordinados, el impacto de tu mensaje será más fuerte, ¡y eso también caracteriza a un evento de éxito! Bien utilizado, el diseño facilita la integración de los mensajes. Ya seas profesional o novato en la materia, verás que es muy sencillo poner el diseño al servicio de la percepción visual de tu evento.
Además del aspecto visual, cuidar la comunicación llegando a las personas adecuadas en el momento adecuado es fundamental. Para ello, un buen CRM especializado para organizadores de eventos será tu mejor aliado.
Aquí tienes los pasos a seguir para realizar con éxito la comunicación visual de tu evento.
Índice
- Crear un retroplanning
- Actualizar tu media kit
- Contar con material de comunicación durante el evento
- Comunicar tras el evento
1. Crear un retroplanning
Ya has creado un equipo y definido la naturaleza de tu evento; ya solo queda hacerlo realidad. La comunicación y la organización de un evento pueden integrarse en un documento previo: el retroplanning.
El retroplanning de un evento se utiliza como una guía que te servirá de principio a fin, en papel y/o formato digital. Se trata de una valiosa herramienta de gestión que recoge las tareas previstas y las acciones realizadas en un calendario fijado por ti. Para cada etapa del proyecto, puedes identificar los medios financieros y logísticos, además de la persona encargada de la tarea. ¡Con la anticipación que caracteriza a esta herramienta, el retroplanning permite limitar los imprevistos y tener el control del evento de la A a la Z!
2. Actualizar tu media kit
Varios elementos no verbales juegan un papel importante en una comunicación pero el aspecto visual es el más evocador de todos. El alcance de un evento depende de dos elementos fundamentales: la visión y la visibilidad. El primero habla de tu perspectiva y enfoque social; el segundo define tu forma de interactuar con el público. La coherencia entre ambos factores es primordial para la credibilidad de tu mensaje y se apoya en el entorno visual creado por tu media kit.
Ya con tu retroplanning en mano, es hora de actualizar tu material informativo y de comunicación.
La página web
Un evento da lugar a la llegada de nuevos curiosos a tu página web. Asegúrate de que está actualizada: que los banners publicitarios están actualizados, que los enlaces a tus redes sociales siguen funcionando, que las fotos/vídeos son de buena calidad… Tu página web es tu escaparate, comprueba bien que toda la información está actualizada y optimizada.
Firma de e-mail
La forma más práctica y utilizada para comunicarse con clientes y colaboradores es el correo electrónico y este es aún más interesante si culmina con una firma informativa y con un diseño atractivo. Comprueba que el logotipo de tu empresa se ve correctamente y no dudes en mencionar el evento en tu firma de e-mail. Esto muestra tu implicación y refuerza el interés hacia el evento que se convierte en un momento esperado.
Soportes digitales: grupos y redes sociales
¡Utiliza Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e incluso Meetup para dar a conocer tu evento! Puedes mostrar diferentes momentos de la fase de organización o simplemente difundir la imagen de tu evento de forma simultánea en todas tus redes sociales. Puedes igualmente utilizar footage de eventos anteriores para promocionar tu evento. De no tener grabaciones de eventos anteriores, puedes utilizar vídeo de stock (por ejemplo de páginas como Videvo), el cual dará una excelente idea de tu evento a tu audiencia. Para ganar tiempo, utiliza herramientas para readaptar el tamaño de la imagen y no tener que crear una nueva para cada red social. Canva, por ejemplo, puede ayudarte con esta tarea de una forma muy sencilla.
Comunicación print: Carteles, flyers, pegatinas, etc
Para la comunicación de tu evento, los soportes publicitarios clásicos siguen siendo eficientes cuando se combinan con los soportes digitales citados anteriormente. En este caso, todos los elementos que quieras incluir tienen que poder leerse correctamente y sin dificultad ya que, al contrario de lo que ocurre en redes sociales, no puedes completar información en forma de comentario o por mensaje en caso de dudas.
Por lo tanto, el logo, el nombre del evento, los nombres de los invitados y la información práctica tienen que aparecer de forma clara y concisa. La herramienta de «redimensionar» también es muy útil en este caso para conseguir coherencia total sin esfuerzo entre todo el material.
Entradas
La venta de entradas es clave en todo evento. Además de servir como título de acceso, es el primer elemento tangible que comunica el universo visual de tu evento. Existen diferentes herramientas de creación de entradas. En Weezevent es muy fácil personalizar las entradas de tu evento en un par de clics, teniendo la venta online integrada en tu propia web o en un microsite también personalizable. Incluso, puedes hacer una personalización completa del fondo de la entrada mediante una opción Premium.
Ejemplos de entradas personalizadas con la personalización estándar de Weezevent.
3. Contar con material de comunicación durante el evento
Acreditaciones y pegatinas identificativas
Las acreditaciones facilitan la seguridad y la identificación de los asistentes. En su defecto, pegatinas con el nombre, apellido y puesto del asistente pueden servir. De esta forma, se facilita la identificación al tiempo que anima la interacción entre asistentes.
Programa y folleto del evento
El programa del evento y el folleto son dos elementos que no siempre se cuidan tanto, por falta de tiempo, pero que contribuyen a la percepción de tu marca. Estos permiten, por una parte, que el asistente se sienta parte implicada en tu proyecto y por otra, le facilitan disfrutar al máximo del evento en sí, contando con toda la información que has decidido poner a su disposición. Además, hay quien se lo queda como recuerdo del evento, por lo que es importante cuidar mucho estos dos elementos también.
Vídeos Live
La retransmisión de un evento en directo ya no conlleva grandes costes ni material. Hoy en día, con un trípode y un smartphone es suficiente para retransmitir el contenido de un evento en directo, ya sea algunos momentos clave o la totalidad del mismo. Graba a los asistentes, los ponentes, tranta de mostrar el ambiente y la energía del espacio en tus redes sociales. Más adelante, podrás incluso añadir este contenido a tu página web para reforzar tu historia y tu credibilidad.
Señalización
Al mismo tiempo herramienta de indicación y decorativa, la señalización cada vez está más integrada en el paisaje de los eventos, ya sea como cartel, en pantalla o en el suelo.
La señalización utiliza el diseño para completar información básica con elementos prácticos, indicando, entre otros:
- los puntos de acceso y salida;
- las zonas de acreditación e información;
- los servicios;
- las zonas de comida y bebida;
- las diferentes salas del evento;
- los puntos de merchandising;
- el photocall;
- etc.
Goodies
Los goodies son un objeto publicitario distribuido por una marca o empresa. Tienen un gran impacto en la memoria hacia la marca de la persona a la que se le regala y no es una acción cara. Esto lo hace el aliado perfecto de los eventos.
Tote bag, cantimplora, taza, gadget, semillas para plantar, cuaderno, bolígrafo, llavero, camiseta, etc. Las posibilidades son muy amplias. Puedes optar por crear por tu cuenta los goodies o asociarte con el creador del objeto, ofreciéndole a cambio la visibilidad que le generará tu evento.
4. Comunicar tras el evento
Aunque la duración de un evento físico parece limitada, existen miles de formas de mantenerlo vivo en el tiempo. Entre otras cosas puedes:
- Enviar un e-mail de agradecimiento a cada asistente y, si es posible, con las fotos en las que aparecen.
- Difundir fotos y vídeos en redes sociales.
- Escribir un post en tu blog de empresa que recoja los momentos clave del evento.
Este artículo te da ideas para la comunicación de tu futuro evento. No dejes de echar un vistazo a las funcionalidades de nuestra plataforma de venta de entradas e inscripciones online todo en uno haciendo clic en el siguiente botón:
