Conseguir voluntarios puede ser relativamente complejo y llevar mucho tiempo.
Sin embargo, muchas personas forman parte de asociaciones y participan activamente con asiduidad. Ya sea porque quieres crear una asociación o si es para hacerla crecer, es fundamental encontrar a los voluntarios adecuados y asegurarte de que estén alineados con tus valores, que se lleven bien con otros voluntarios, que estén disponibles en el momento adecuado y que tengan un papel bien definido.
Para ayudarte a encontrar los voluntarios adecuados para tu asociación, te presentamos algunos elementos clave que no puedes olvidar.
Índice
1. Especifica las necesidades de tu asociación
Los objetivos y el perfil del voluntario tienen que alinearse con los de tu asociación. Es fundamental tener en cuenta los siguientes factores al definirlos:
- Identifica actividades concretas que requieran voluntarios (por ejemplo, preparación de salas, animación de eventos, administración de páginas web, ayuda contable, servicios de distribución, etc.).
- Habla con los responsables sobre las necesidades y las actividades concretas en las que puedas necesitar apoyo.
- Determina el número de voluntarios necesarios para cada departamento de la asociación, así como las horas de voluntariado previstas.
- Consulta a los diferentes departamentos de la asociación para definir las necesidades de cada uno en términos de personal.
2. Crea una ficha de voluntariado detallada
Una descripción del puesto permite identificar las necesidades de la asociación y definir con precisión el papel que se espera que cumpla el voluntario.
Sin embargo, es importante destacar las expectativas, cualidades y conocimientos requeridos e inherentes al puesto. Para ello, aquí tienes algunos elementos que deberías incluir en la ficha de voluntariado:
- El título del puesto que ocupará el voluntario
- Las diferentes tareas y obligaciones que el voluntario tendrá que cumplir
- Dónde se realiza el voluntariado
- Requisitos para el desempeño de la actividad de voluntariado
- Frecuencia y duración del voluntariado: ¿Es un compromiso a corto, medio o largo plazo?
- Los beneficios para el voluntariado (invitaciones a ciertos eventos, comidas asociativas, etc.)
3. Valida en interno la ficha de necesidades
Antes de publicar la ficha de voluntariado, aprovecha la experiencia de tus voluntarios actuales y pídeles que la revisen para que puedan opinar sobre los requisitos y competencias que realmente tuvieron que adquirir para unirse a tu asociación. Esto también te permitirá tener una mirada externa y no olvidar ningún aspecto relacionado con el puesto.
4. Conoce al voluntario antes de contratarlo
Si has encontrado el perfil ideal para tu asociación, no olvides conocer al voluntario elegido en persona e invitarlo a que acuda a tus instalaciones. Una entrevista de voluntariado no es una entrevista de trabajo, pero es esencial para garantizar que la persona encaje con los valores y el ambiente de tu asociación. Dale ganas de unirse al equipo y haz que conozca a otros miembros de la asociación para que empiece a integrarse.
5. ¿En qué perfiles centrarte a la hora de contratar voluntarios?
Algunos perfiles son preferibles a otros, según las necesidades de la asociación, las tareas del voluntario y el entorno en el que se lleven a cabo:
- Estudiantes o trabajadores jóvenes, a menudo con mayor disponibilidad y con muchas ganas de aprender.
- Personas en proceso de reciclaje profesional que quieran lanzarse al mundo asociativo.
- Trabajadores que quieran dedicar a esto su tiempo libre.
- Jubilados que tienen mucho tiempo disponible.
- Empresas, familias y colegios que pueden participar como voluntarios para eventos específicos.
6. Dedica tiempo a la integración de los voluntarios
Una vez que hayas encontrado y contratado el voluntario, haz que se sienta bienvenido y tómate un tiempo para presentarle tu asociación en detalle y responder cualquier pregunta que pueda tener. Esto también le permitirá comenzar su nuevo puesto en buenas condiciones con todos los elementos a su disposición.
Prepara una fiesta de bienvenida, una velada especial con todos los miembros de la asociación para integrar y celebrar la llegada de tu nuevo voluntario. ¡El buen ambiente es uno de los criterios fundamentales para cualquier equipo de voluntarios!
7. Utiliza un software de CRM
Para gestionar las comunicaciones con los voluntarios y los asistentes a los eventos de tu asociación, utiliza un software de CRM fácil de usar, para ahorrar tiempo y organizarte mejor.
8. Da un reconocimiento real a los voluntarios
Agradece a los voluntarios su tiempo y compromiso, dándoles el reconocimiento adecuado, con pequeños detalles como comidas gratis, entradas para conciertos, regalos para las celebraciones de fin de año…
9. Usa las redes sociales
Las redes sociales pueden ser una excelente manera de difundir tu mensaje y encontrar voluntarios.
Haz publicaciones sobre oportunidades de voluntariado y comparte historias inspiradoras sobre los voluntarios actuales y su impacto en la asociación, así como ejemplos de los diferentes eventos y proyectos organizados.
10. Crea una campaña de sensibilización
Crea una campaña de concienciación para promover tu asociación y las oportunidades de voluntariado. Utiliza diferentes medios, además de las redes sociales, como periódicos, la web de tu ciudad o pueblo, radios y vallas publicitarias para difundir tu mensaje.
11. Organiza eventos de voluntariado
Organiza eventos de voluntariado, como días de limpieza de parques, días de servicio comunitario, etc., para dar a las personas que viven en tu pueblo o ciudad la oportunidad de aprender sobre el voluntariado y ver el impacto directo de su trabajo, en un buen ambiente.
12. Ofrece oportunidades de voluntariado online
Recuerda que muchos voluntarios pueden y quieren ser voluntarios online, ayudando con traducciones, investigación, introducción de datos, administración de la página web, etc. Ofrece oportunidades de voluntariado online para atraer voluntarios que no pueden hacerlo en persona debido a limitaciones geográficas o por cualquier otra razón.
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