6 astuces pour bien communiquer lorsque votre événement est reporté

Le report d’un événe­ment néces­site tout autant de tra­vail et de rigueur que son organ­i­sa­tion en elle-même. Gér­er simul­tané­ment les ventes et les rem­bourse­ments de bil­lets, com­mu­ni­quer pour attir­er un nou­veau pub­lic, book­er et recevoir des artistes… La liste con­tin­ue ! Dans cet arti­cle, nous détail­lons 6 astuces pour bien com­mu­ni­quer en cas de report de votre événe­ment, quelle qu’en soit la rai­son. Veillez tout de même à adapter nos con­seils en fonc­tion des spé­ci­ficités de votre événe­ment, car vous le savez mieux que per­son­ne, chaque événe­ment est unique et doit le rester !

Som­maire

1. Informer les prestataires et four­nisseurs
2. S’exprimer sur les caus­es du report
3. Pré­cis­er les modal­ités de report
4. Ras­sur­er sur la valid­ité des bil­lets achetés avant le report
5. Utilis­er un mod­èle d’e‑mail prêt à l’emploi
6. S’inspirer de bons exem­ples selon votre cas

1. Informer les prestataires et fournisseurs

Lorsque vous réfléchissez à l’éventualité de reporter votre événe­ment, con­tactez directe­ment vos prestataires et four­nisseurs pour con­naître leur disponi­bil­ité quant à vos poten­tielles nou­velles dates. Sans leur accord, vous vous ver­rez dans l’obligation de rompre vos con­trats — et ain­si devoir pay­er des com­pen­sa­tions — et rechercher de nou­veaux prestataires et four­nisseurs. Il en va de même pour les artistes ou inter­venants prévus à votre événe­ment. Tous ces inter­locu­teurs sont cru­ci­aux et vous devez obtenir de fortes garanties de leur part avant de com­mu­ni­quer sur un quel­conque report de votre événe­ment.

2. S’exprimer sur les causes du report

Con­di­tions météo, inter­dic­tion des autorités, non con­for­mité du lieu, épidémie… bon nom­bre de caus­es peu­vent entraîn­er le report de votre événe­ment. Si cela arrive pour le vôtre, com­mu­niquez claire­ment à vos par­tic­i­pants les raisons qui vous ont poussé à trou­ver une nou­velle date pour votre événe­ment. Plus vous leur don­nerez de pré­ci­sions, plus ils com­pren­dront votre démarche et seront prêts à par­ticiper à votre événe­ment à la nou­velle date choisie.

Avec le bon out­il CRM, envoyez facile­ment des e‑mails ciblés aux par­tic­i­pants con­cernés. Prenez en main dès main­tenant Weez­Tar­get, notre solu­tion d’e‑mailing et mar­ket­ing, et gag­nez un temps pré­cieux pour pré­par­er le report de votre événe­ment. Ren­dez-vous dans votre compte Weezevent et accédez‑y via l’onglet Appli­ca­tions : Se con­necter.

3. Préciser les modalités de report

Lis­tez et détaillez à vos par­tic­i­pants toutes les con­di­tions de la nou­velle date de votre événe­ment : horaires, lieu, jauge, pro­gram­ma­tion, acces­si­bil­ité, bars et restau­ra­tion sur place… N’oubliez rien et ne lais­sez pas de place à la con­fu­sion, que ces élé­ments soient dif­férents ou iden­tiques à ceux de la date ini­tiale. Si vous ne faites pas cela, un change­ment peut sur­pren­dre vos par­tic­i­pants au dernier moment et ain­si gâch­er leur expéri­ence. Pourquoi en arriv­er là après tant d’efforts con­sen­tis dans l’organisation du report de votre événe­ment ?

4. Rassurer sur la validité des billets achetés avant le report

Sachez que si vous reportez votre événe­ment, vous pou­vez ren­dre valides pour les nou­velles dates, les bil­lets déjà ven­dus. Nous vous recom­man­dons de choisir cette option car cela vous assur­era une meilleure con­ti­nu­ité finan­cière. Vous ne repar­tirez pas de zéro. Pour ce faire, ajoutez les tar­ifs con­cernés dans vos nou­velles listes de con­trôle. Vous pour­rez ain­si scan­ner les “anciens” et les “nou­veaux” bil­lets sans effort ni con­fu­sion.

Met­tez l’accent sur la valid­ité — ou la non valid­ité, en fonc­tion de votre choix — des anciens bil­lets dans toutes vos nou­velles cam­pagnes de com­mu­ni­ca­tion — voir l’exemple du fes­ti­val Papil­lons de Nuit ci-dessous. Encour­agez égale­ment vos par­tic­i­pants à con­serv­er leurs bil­lets en offrant des ser­vices ou des good­ies à ceux qui le fer­ont : place de park­ing, t‑shirt, con­so sur place, meilleur emplace­ment…

“Pour les personnes ayant déjà acheté leurs billets : ceux-ci sont automatiquement reportés.” Festival Papillons de Nuit

En par­al­lèle, vous êtes tenu de rem­bours­er les bil­lets de tous les par­tic­i­pants qui en font la demande. C’est à vous d’en fix­er les dif­férentes modal­ités et de com­mu­ni­quer une procé­dure en fonc­tion de celles-ci. Voici les élé­ments sur lesquels vous aurez des choix à faire et des détails à fournir aux par­tic­i­pants :

• La date de com­mu­ni­ca­tion de la procé­dure — Elle peut avoir lieu après l’an­nonce du report ;
• Le délai pour deman­der le rem­bourse­ment — Don­nez une péri­ode avec une date de début et une date de fin ;
• La date de rem­bourse­ment — À la fin pré­cise de la péri­ode ou x jours après ;
• Les poli­tiques de rem­bourse­ment selon les canaux — Pré­cisez les con­di­tions de la Fnac, Tick­et­mas­ter, See Tick­ets, etc. ;
• Le rem­bourse­ment des bil­lets anonymes achetés en physique — Détaillez, si c’est le cas, com­ment seront rem­boursés ces acheteurs.

Retrou­vez tous les astuces pra­tiques sur le rem­bourse­ment des par­tic­i­pants avec Weezevent dans notre aide en ligne.

5. Utiliser un modèle d’e‑mail prêt à l’emploi

Com­mu­ni­quer autour d’un report d’événement est une sit­u­a­tion excep­tion­nelle à laque­lle un organ­isa­teur d’événement doit être pré­paré. Com­ment allez vous com­mu­ni­quer ? Qu’allez-vous dire à vos par­tic­i­pants ? Retrou­vez dans notre CRM un mod­èle d’e‑mail à per­son­nalis­er selon les par­tic­u­lar­ités de votre événe­ment.

Avec Weez­Tar­get, notre out­il d’e‑mailing et Mar­ket­ing, envoyez un mes­sage ciblé aux per­son­nes qui ont acheté des bil­lets pour votre événe­ment. Pour accéder au mod­èle, ren­dez-vous sur Weez­Tar­get — marche à suiv­re détail­lée plus haut —, puis suiv­ez le chemin :

Cam­pagnes > Créer une cam­pagne > Créer une cam­pagne de mail > Étape 2 : Con­cep­tion > Tem­plates génériques > [Nom de l’événement] reporté au [Nou­velle date].

6. S’inspirer de bons exemples selon votre cas

L’épidémie de Covid-19 a con­traint de nom­breux organ­isa­teurs à reporter leurs événe­ments. Ce sont donc de bons exem­ples de com­mu­ni­ca­tion desquels vous pou­vez vous inspir­er en fonc­tion de votre sit­u­a­tion :

Nuits Sonores

Le Mondial du Tatouage

Sportem

Com­mu­ni­quer effi­cace­ment est pri­mor­dial lorsque vous devez gér­er le report de votre événe­ment. Choi­sis­sez la bonne solu­tion d’e‑mailing et mar­ket­ing afin de met­tre toutes les chances de votre côté. Décou­vrez Weez­Tar­get afin de seg­menter vos publics, envoy­er des mes­sages ciblés et aug­menter vos ventes en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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