El aplazamiento de un evento requiere tanto trabajo y rigor como su organización inicial. Gestionar de forma simultánea las ventas y los reembolsos de entradas, comunicar para atraer nuevo público, contratar artistas… ¡y la lista no acaba aquí! En este artículo, te traemos 6 trucos para comunicar correctamente en caso de aplazamiento de tu evento, por la razón que sea. Adapta nuestros consejos según las características de tu evento ya que, como bien sabes, ¡cada evento es único y así tiene que ser!
Índice
- Informar a los proveedores
- Comunicar las causas del aplazamiento
- Informar de las condiciones de celebración del evento aplazado
- Tranquilizar sobre la validez de las entradas compradas antes del aplazamiento
- Utilizar un modelo de e-mail como base
- Inspirarse a partir de otros eventos
1. Informar a los proveedores
Cuando estás planteándote aplazar tu evento, es importante que te pongas en contacto con tus proveedores para conocer su disponibilidad en las nuevas fechas que estás barajando. Sin su acuerdo, te verías obligado a romper los contratos —y, por lo tanto, tener que pagar indemnizaciones— y buscar nuevos proveedores. Lo mismo ocurre con los artistas o ponentes. Todos estos interlocutores son cruciales y es imprescindible que te garanticen si puedes contar con ellos para la nueva fecha antes de hacer cualquier comunicación al público sobre el aplazamiento de tu evento.
2. Comunicar las causas del aplazamiento
Condiciones meteorológicas adversas, prohibición por parte de las autoridades, irregularidades en el espacio, epidemia… Hay muchos elementos que pueden llevar al aplazamiento tu evento. Si esto ocurriera, comunica a los asistentes de forma clara las razones que te han llevado a la necesidad de cambiar de fecha tu evento. Cuantos más detalles les des, mejor comprenderán tu decisión y estarán más abiertos a asistir a tu evento en la nueva fecha.
Con el CRM adecuado, envía con facilidad e-mails segmentados a los asistentes afectados. Empieza a utilizar ya mismo WeezTarget, nuestra solución de e-mailing y marketing, y gana un tiempo muy valioso para preparar el aplazamiento de tu evento. Entra en tu área privada Weezevent y accede a WeezTarget pinchando en Productos > CRM: Iniciar sesión.
3. Informar de las condiciones de celebración del evento aplazado
Haz una lista exhaustiva y comunica a los asistentes las condiciones en las que se va a celebrar el evento en su nueva fecha: horarios, lugar, aforo, programa, accesibilidad, oferta de comida y bebida en el recinto… No te olvides de nada y no permitas que haya malentendidos independientemente de si todos los detalles son idénticos a los de la fecha inicial o no. Si no los comunicas correctamente, cualquiera de estos cambios puede sorprender negativamente a los asistentes a última hora y estropear su experiencia. ¿Por qué ibas a tener que pasar por eso después de tanto esfuerzo puesto en la organización del aplazamiento de tu evento?
4. Tranquilizar sobre la validez de las entradas compradas antes del aplazamiento
Tienes que saber que si aplazas tu evento, puedes hacer que las entradas vendidas para la fecha inicial sigan siendo válidas para la nueva. Te recomendamos que lo hagas ya que esto te garantiza cierta continuidad económicamente: no vuelves a empezar de cero. Para ello, añade los tipos de entrada (tarifas) de la fecha aplazada en las listas de control de la nueva fecha. De esta forma, podrás escanear y validar tanto las entradas «antiguas» como las «nuevas» sin esfuerzo ni complicaciones.
Insiste sobre la validez de las entradas compradas para la fecha inicial —o, si no es el caso, sobre el hecho de que no sean válidas— en todas tus nuevas campañas de comunicación. Anima también a los asistentes a conservar su entrada (en lugar de solicitar un reembolso). Para ello, puedes incentivarles ofreciendo goodies a quienes conserven su entrada para asistir en la nueva fecha: consumición, merchandising, una butaca mejor…
Al mismo tiempo, tienes que reembolsar las entradas de todos los asistentes que lo soliciten. Fija las formas de devolución y comunica con claridad el proceso a seguir en función de las opciones disponibles. Tendrás que tomar decisiones y comunicar sobre los siguientes puntos:
- La fecha de comunicación del proceso de reembolso puede diferir de la fecha de anuncio del aplazamiento;
- El periodo de solicitud de reembolso: Establece una fecha de inicio y una fecha de finalización para incentivar que las solicitudes se hagan mayoritariamente en ese plazo y facilitarte la gestión;
- La fecha de reembolso según tus condiciones de venta y la normativa en vigor;
- Diferencias según el canal de venta de entradas: Específica las políticas de tus distribuidores;
- El proceso para las entradas anónimas compradas en taquilla física: Anuncia tu política de reembolso para estos compradores.
En este artículo de ayuda online encontrarás la información práctica sobre el proceso para reembolsar a tus asistentes con Weezevent.
5. Utilizar un modelo de e-mail como base
Tener que comunicar sobre el aplazamiento de un evento es una situación excepcional para la que tienes que estar preparado como organizador. ¿Cómo vas a comunicarlo? ¿Qué vas a decir a los asistentes? En nuestro CRM, encontrarás un modelo de e-mail para que puedas personalizarlo en función de las características de tu evento y el aplazamiento del mismo.
Con WeezTarget, nuestro CRM, envía un mensaje segmentado a las personas que han comprado entradas para tu evento. Para acceder a la plantilla en la que te puedes basar, entra en WeezTarget —más arriba hemos explicado cómo hacerlo— y a continuación sigue estos pasos:
Campañas > Crear una campaña > Crear una campaña de e-mail > Paso 2: Creación > Plantillas genéricas > [Nombre de tu evento] aplazado a [Nueva fecha].
6. Inspirarse a partir de otros eventos
La epidemia de Covid-19 ha obligado a multitud de eventos a hacer comunicaciones de este tipo, por lo que pueden ser una buena fuente de inspiración, adaptándolo a tu contexto:
Festival Tomavistas
III Maratón de spinning de la Fundación Ochotumbao
Fiesta de la Primavera by Atzaró Productions
Comunicar de forma eficaz es imprescindible cuando tienes que gestionar el aplazamiento de tu evento. Elige la solución de e-mailing y marketing adecuada para asegurarte el éxito. Descubre WeezTarget para gestionar tus contactos, enviar mensajes segmentados y aumentar tus ventas haciendo clic en el siguiente botón:
