Si ya te sientes preparado para tocar en público, es el momento de organizar un concierto para reunir a tus fans, amigos, familia… ¡y quien se apunte! Es una muy buena idea que requiere que tengas en cuenta una serie de elementos clave para que tu proyecto salga adelante.
Un bar: el espacio ideal para un primer concierto
Es normal que el primer espacio que te venga a la mente para organizar tu concierto sea un bar al que vas habitualmente o uno cuyo ambiente o ubicación te gusten ya que uno de los objetivos es que te sientas a gusto y en un ambiente familiar. Pero no olvides tener en cuenta en tu búsqueda de bar temas como la posibilidad de cerrar el espacio para un evento privado (cosa que es más fácil si conoces al propietario o a la persona que lo gestiona) o que el ambiente del bar sea acorde al universo musical que presentas, en el que quieres que tu público se sumerja. Ten en cuenta también el número de personas que asistirán: siempre es mejor optar por un espacio pequeño que esté lleno que por un espacio más grande en el que dé la impresión de que han acudido muy pocas personas.
Cuando ya tengas tu bar ideal en mente, toca ponerse en contacto con el propietario o con el encargado de la programación. Asegúrate de cuál es el aforo máximo y la hora límite hasta la que puede durar tu concierto tanto por la disponibilidad del bar como por normativa. Comprueba también los decibelios máximos permitidos y si en el bar disponen de las herramientas para medir dichos decibelios.
El bar puede ofrecerte un presupuesto que incluya solamente el alquiler del local o un paquete que incluya, por ejemplo, el personal o una cierta cantidad de consumiciones. Negocia en función de tu presupuesto.
Consigue los permisos con suficiente antelación
Como artista, si tienes previsto interpretar temas de otros artistas, es importante que solicites la autorización del acto de comunicación pública que vas a realizar de dichos temas. ¿Cómo? Ponte en contacto con la Sgae, a quien tendrás que realizar un pago en caso de que los artistas estén registrados en el repertorio que gestiona.
¡No te olvides de estar asegurado! Todo organizador de eventos tiene la obligación de contratar un seguro de responsabilidad civil que cubra los daños potenciales que se puedan producir en la sala, el material o las personas presentes en el evento. El contrato del seguro tiene que detallar los riesgos que están cubiertos, tanto respecto a lo material como a las personas. Ponte en contacto con tu aseguradora con suficiente antelación; puede que disponga de alguna oferta como extensión a otro seguro que tengas contratado, de forma que te salga más rentable.
En cuanto a la seguridad, si organizas tu concierto en una sala pequeña, no será obligatorio contar con un servicio de emergencias específico para tu evento, pero es conveniente que facilites al propietario (o la persona responsable de la sala) la lista de números de teléfono de emergencias y un botiquín de primeros auxilios.
Previsión del número de asistentes y gestión de aforo y acceso
Ya tienes la sala y todos los trámites bajo control para el correcto desarrollo de tu concierto. ¡Ya sólo falta hacer correr la voz para conseguir público!
Como para cualquier otro evento, empieza por extender la comunicación a tu alrededor; si se trata de un concierto pequeño, casi bastará con que informes a tu círculo cercano, lo que es sencillo y rápido. En este caso, puedes cerrar la fecha teniendo en cuenta la disponibilidad de las personas que quieres que asistan, pero en todos los casos es interesante investigar qué eventos tienen lugar en la misma fecha, para evitar que un evento similar, importante o único te haga sombra.
Si tu idea es un concierto más grande, las posibles acciones se multiplican. Puedes empezar por crear un evento en redes sociales, invitar a tus amigos y pedirles que inviten a los suyos, y así sucesivamente. Infórmate sobre cómo aparecer en las agendas culturales de tu ciudad, en diferentes medios… o reparte flyers, coloca carteles… Estas son sólo ideas, que serán pertinentes o no en función de el tamaño de concierto que tengas en mente.
Una ventaja de organizar tu concierto en un bar es que los clientes habituales del mismo son un público que potencialmente estará presente en tu concierto, de forma que te aseguras una primera base de curiosos entre los que darte a conocer: ¡no olvides anunciarte también en el propio bar!
Crea una taquilla virtual para que los asistentes se inscriban o adquieran sus entradas, de pago o gratuitas, online con antelación. Esto te permitirá tener una idea previa de los asistentes, ver si tu evento es rentable (en caso de que la entrada sea de pago) y controlar el aforo para que no haya gente en la puerta que no pueda acceder por falta de plazas. Este último punto se puede gestionar de dos maneras:
- Establece un cupo para limitar el número de entradas disponibles (recomendado).
- Insiste en toda tu comunicación en el hecho de que las plazas son limitadas. De esta forma, los asistentes sabrán que tienen que acudir al bar lo antes posible para asegurarse poder asistir al concierto.
Para no sobrepasar el aforo del bar, entre posibles entradas y salidas de los asistentes, puedes realizar un control de acceso, ya sea con un listado en papel y utilizando un sello para permitir que los asistentes entren y salgan si lo desean (a tomar el aire, fumar…), eso sí, tendrías que utilizar también un contador para saber cuántas personas hay en la sala en cada momento. Para facilitar todo el proceso y especialmente el control del aforo en todo momento, puedes utilizar lectores para escanear las entradas, controlando tanto las entradas como las salidas. Los lectores profesionales o la app de control de acceso te darán la información del número de personas que están dentro del bar en tiempo real y podrás ver si se ha alcanzado el aforo total. La persona que se encargue de la seguridad puede hacer esta labor.
Estos elementos clave son esenciales para la organización de cualquier concierto. Reservar un bar de forma privada te da asimismo múltiples ventajas y te permite crear el ambiente de tu elección. ¡Ahora es tu turno!
