Para organizar un festival, como cualquier otro evento, es necesario elaborar un presupuesto. La anticipación y una gestión meticulosa te permitirán organizar un evento a la altura de tus expectativas (y de las de los asistentes).
¡El coste de estos eventos puede aumentar rápidamente! Para no tener que depender de tus propios fondos, es importante que pienses desde el principio en cómo financiar tu festival.
Con la lectura de este artículo, explora las diferentes vías de financiación a tu disposición y encuentra las que encajan con tu proyecto y tus ambiciones.
Índice
1. Patrocinios y colaboraciones
En función del tipo de evento, de tu público y del lugar de celebración, puedes buscar organizaciones que te brinden ayuda financiera o en especie.
Prepara una presentación de tu festival, incluyendo las ventajas de convertirse en tu patrocinador y envíala a diferentes marcas, empresas e instituciones.
Consejo: ¡Utiliza nuestros consejos y nuestro modelo de carta de solicitud de patrocinio para enviar tus solicitudes y llamar la atención sobre su evento!
Tanto si el apoyo recibido es económico (financiero), en especie (material) o en competencias, siempre será proporcional al valor que la colaboración les aporte. ¡Por lo tanto, te interesa hacer que tu propuesta sea atractiva!
«Recibir ayuda a través de colaboraciones nos permite hacer cosas aún más bellas y grandes». Julien Gaona Co-organizador – Positiv Festival
Una vez firmados varios contratos, ¿por qué no invitar a todos tus colaboradores a un pequeño evento para agradecerles su implicación? También puedes considerar la posibilidad de ofrecerles una zona VIP exclusiva durante el evento.
Para Arnaud Lavergne, Director de Colaboraciones del festival francés We Love Green, las colaboraciones son «una relación de confianza». La idea es fidelizar a los colaboradores para que los acuerdos negociados se renueven año tras año.
2. Mecenazgo y subvenciones
Si tu evento tiene un enfoque artístico, podría haber empresas interesadas en apoyarte como mecenas. Infórmate sobre empresas que ofrezcan este tipo de ayuda a festivales del mismo tipo que el tuyo y preséntales tu proyecto.
Toma nota: Es probable que desde el ámbito de lo público también se ofrezcan fondos para subvencionar iniciativas con un impacto positivo en la ciudadanía; no dudes en solicitar las subvenciones que puedan encajar con tu proyecto.
3. Derechos de explotación
Muchos organizadores de festivales ofrecen la posibilidad de que proveedores externos ofrezcan sus servicios durante el evento. Pueden ser puestos de comida (food trucks), servicios (maquillaje, tatuajes efímeros, etc.) o ventas de productos variados.
Explora la posibilidad de cobrar derechos de explotación (concesiones…) a los profesionales que quieran participar en tu evento y que sacarán un beneficio de ello. Restaurantes, comercios, artesanos… Existen muchos profesionales susceptibles de estar interesados en tu festival para ofrecer a los asistentes al mismo sus productos o servicios.
4. Donaciones y crowdfunding
Haz un llamamiento a la generosidad de particulares e inversores para recaudar fondos extra y financiar la organización de tu festival.
¡No descartes las donaciones en tu estrategia de captación de fondos! Puedes recurrir a tu propia red o incluso presentar tu proyecto en una plataforma de crowdfunding.
5. Venta de entradas
Para financiar parte de tu festival y hacer posible su organización, ¡puedes cobrar por la asistencia!
Mediante el uso de un software de venta de entradas online podrás gestionar fácilmente las inscripciones o las ventas de entradas para tu evento. Además de poder hacer un seguimiento de las ventas a medida que se producen (y, por lo tanto, prever el número total de asistentes), utilizar un servicio de venta de entradas online te permite empezar a generar ingresos incluso antes de que se abran las puertas del festival.
Consejo: Weezevent te transfiere tus ingresos por venta de entradas cada 15 días, ¡lo que te permite reinvertir el dinero recaudado en otras partidas de gasto!
Para vender más entradas, plantéate una estrategia de lanzamiento escalonado (entradas early bird) y atractivas (diversas promociones).
6. Gastos in situ
Todas las posibles vías de financiación mencionadas te permiten generar ingresos antes de la celebración de tu festival. Pero, por supuesto, también tienes que tener en cuenta lo que gastarán los festivaleros durante el festival. Es habitual ofrecer productos y servicios de pago como comida y bebida, merchandising, algunas actividades exclusivas, etc., que te permitirán generar ingresos adicionales.
Consejo: El cashless es una tecnología especialmente concebida para facilitar la gestión de los flujos de dinero durante un festival. Te aconsejamos que te informes sobre sus ventajas y determines, con los consejos de tu proveedor, si su uso es conveniente para tu evento.
¿Por qué implementar la tecnología «cashless» en un festival?
«Siempre que hablo del cashless, pongo el mismo ejemplo: si quiero 3 cervezas 2 Breizh Cola, 1 Orangina y devuelvo 2 vasos, ¿cuánto te debo? ¡Rápido, que hay cola! Nadie ha sabido nunca responderme… Hoy en día, esto ni se plantea, el terminal cashless hace el trabajo por ti. Para nosotros, el cashless ha permitido sobre todo simplificar el trabajo de los voluntarios y limitar los errores.» Jérôme Tréhorel, Director del festival Vieilles Charrues
Como acabamos de ver, tienes muchas opciones a tu disposición para financiar tu festival. Para seguir leyendo sobre la organización de un festival, consulte nuestro artículo «Organizar un festival en 7 pasos».
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