Si organizas eventos en persona u online, con regularidad o incluso esporádicamente, sabrás lo importante que es evaluar el éxito de un evento y conocer la opinión de los asistentes sobre cada aspecto del mismo. Esto puede ir desde lo bien organizado que estuvo el evento en general hasta las actividades, los niveles de participación, los ponentes, etc.
Igual que se recogen opiniones sobre productos, el servicio de atención al cliente y la experiencia general del cliente, también deberías recoger las opiniones de las personas que asistieron a tu evento. Sin embargo, también hay que asegurarse de que los comentarios sean sinceros y señalen tanto los fallos como los aciertos. ¿Cómo se lleva a cabo este proceso para poder mejorar los eventos futuros y garantizar un buen nivel de asistencia a los mismos?
Este artículo te mostrará todos los consejos que necesitas para obtener opiniones sinceras de los asistentes y poder mejorar tus eventos en el futuro.
Índice
1. ¿Por qué son necesarias las encuestas?
Independientemente de la frecuencia con la que organices eventos, es esencial contar con algún tipo de proceso para recoger opiniones y revisar cómo ha ido el evento. Este proceso puede ayudarte a identificar las áreas en las que la organización ha sido excelente (y tomarlo como punto de referencia para el futuro) pero, lo que quizá sea más importante, también te permite identificar los puntos en los que puedes mejorar.
Cada evento tiene un objetivo (o varios). Puede ser para lanzar un nuevo producto, ampliar una red de contactos, etc. Por lo que es crucial que, como organizador, sepas si esos objetivos se han alcanzado. El feedback te ayuda a analizar lo cerca o lejos que estabas de tus objetivos al final del evento y qué cambios hay que hacer para alcanzarlos en el futuro.
Además de los objetivos, hay otros aspectos de tu evento que tienes que analizar:
- ¿Ha tenido éxito desde el punto de vista económico (y serían sostenibles eventos similares en el futuro)?
- ¿Se ha alcanzado el número de asistentes esperado?
- ¿Qué opinan los asistentes de tu evento? Tus percepciones son valiosas y pueden ser un elemento clave para la organización de tus eventos futuros.
2. 5 consejos para conseguir comentarios sinceros
Supongamos que nunca has organizado un evento o que eres relativamente nuevo en la organización de eventos. Necesitas información, pero quieres asegurarte de que es correcta. De hecho, los asistentes que digan lo que creen que quieres oír nunca serán útiles. Teniendo esto en cuenta, ¿cómo recoger opiniones sinceras?
1. Ofrece a los asistentes la opción del anonimato
Puede resultar sorprendente, pero la gente suele ser reacia a dejar comentarios negativos cuando el organizador va a saber de quién proceden. Al ofrecer la opción de permanecer en el anonimato, te aseguras de que sus comentarios sean sinceros, aunque puedan serlo sin tacto. Aunque los comentarios negativos no sean lo que más te gustaría, tienes que recibirlos con agrado, ya que pueden ayudarte a centrarte en las áreas que puedes mejorar.
Cuando alguien sabe que no se le va a identificar como autor del comentario, es más probable que se sincere sobre cualquier problema que haya presenciado en tu evento. Por supuesto, no siempre se puede ofrecer el anonimato, pero se puede conseguir con algunos tipos de encuesta online (incluidas las redes sociales) o incluso utilizando una dirección de correo electrónico de la empresa en lugar de una personal.
2. Crear un entorno constructivo en el que compartir
Otra cosa que hay que tener en cuenta es el entorno que se crea para recoger y compartir opiniones. Por ejemplo, si estás recogiendo opiniones en una página de Facebook dedicada a un evento, tienes que fomentar los debates constructivos. Evita la confrontación por que alguien diga algo que no te gusta o con lo que no estás de acuerdo. En su lugar, pregúntales por qué se sintieron así y cómo creen que podrías mejorar la próxima vez.
Te interesa labrarte una reputación no solo como organizador eficiente de eventos, sino también como alguien que escucha los comentarios (aunque sean críticos) y que atiende a las ideas de los asistentes. Esto es fundamental, especialmente para cualquier organización que organice eventos con asiduidad. Si te ganas una mala reputación a la hora de recoger opiniones, la asistencia a futuros eventos se resentirá.
3. Utiliza las redes sociales
Ya conoces el poder de las redes sociales cuando se trata de dar a conocer una marca. Son el medio perfecto para los aspectos sociales de la organización de un evento, desde la publicidad hasta la recogida de comentarios y opiniones sobre el mismo. Una de las grandes ventajas de las redes sociales, especialmente Facebook, es que resulta sencillo incluir encuestas anónimas en tu muro.
Es probable que ya dispongas de una página dedicada a cada uno de tus eventos. Una de las ventajas de tener páginas de eventos separadas es que puedes separar claramente los eventos, de forma que puedes recoger fácilmente los comentarios y hacer un análisis comparativo entre los distintos eventos que organices.
4. Formular preguntas concretas y que permitan profundizar
Tu encuesta no te ayudará a organizar próximos eventos si te limitas a hacer preguntas básicas y generales. Aunque preguntas como «¿Te ha gustado el evento?» pueden darte a conocer los sentimientos generales, no contribuyen mucho a la organización de futuros eventos. Te interesa profundizar en la experiencia de los asistentes para obtener mejores respuestas. Tu encuesta tiene que incluir tres tipos de preguntas:
- Valoración cuantitativa o Net Promoter Score (NPS): Estas preguntas piden a los asistentes que puntúen un elemento de tu evento en una escala numérica.
- Preguntas de sí/no: Se utilizan para aspectos sencillos o globales y también se pueden vincular al tipo de pregunta anterior.
- Preguntas abiertas: Estas pueden ser más específicas y proporcionarte información más detallada sobre aspectos importantes del evento.
La combinación de información cuantitativa y cualitativa te permitirá tener una visión de 360 grados sobre la organización del evento y el grado de satisfacción de los asistentes.
5. No incluyas un incentivo
¿Y eso? Sin duda, ofrecer incentivos a cambio de los comentarios fomentará la participación. Sí, pero eso no siempre es bueno. Hay varias razones por las que ofrecer incentivos puede tener efectos indeseados en tu encuesta:
- En algunos casos, puede atraer a personas que ni siquiera asistieron al evento. Por supuesto, hay formas de evitarlo, pero puede ser especialmente problemático en las encuestas en redes sociales.
- Si organizas eventos con asiduidad, los costes de los incentivos enseguida se volverán elevados y pueden afectar al presupuesto de tu evento. Además, si empiezas a ofrecer incentivos y luego dejas de hacerlo, esto puede desalentar la participación.
- Los incentivos pueden suponer la obtención de resultados sesgados. Si se recompensa a los participantes, es menos probable que sean críticos.
3. Los mejores métodos para obtener comentarios sinceros
Ahora ya tienes una idea de lo que tienes que preguntar, pero ¿cómo hacerlo? De la misma forma que puedes buscar plantillas de documentos comerciales estándar, es interesante considerar distintos tipos de encuestas. Aquí tienes tres buenos métodos.
Llamadas telefónicas
Se trata de un método especialmente adecuado si tienes una relación personal estrecha con los asistentes (o si quieres establecerla). Aunque excluye cualquier grado de anonimato, tiene un toque personal y puedes convertirlo más en una conversación que en un ejercicio de marcar casillas. También puedes fomentar la sinceridad cuando no se gana nada con el engaño.
Redes sociales
Como ya se ha mencionado, una gran ventaja de utilizar las redes sociales es que resulta fácil añadir encuestas anónimas en la página principal de tu organización o en la página del evento. También existe la posibilidad de dejar breves reseñas y puntuaciones con estrellas que, aunque no ofrezcan una visión más profunda, te darán una idea general del éxito de tu evento. También puede ser una buena manera de iniciar un debate y obtener comentarios de los asistentes.
En persona
Este método tiene ventajas e inconvenientes. La principal ventaja de preguntar en persona justo después del evento es que los recuerdos están frescos. Tiene el mismo aspecto conversacional que una llamada telefónica y se pueden tratar puntos concretos. El inconveniente es que la persona puede mostrarse reacia a ser demasiado crítica, sobre todo si no te conoce bien.
4. Con qué te tienes que quedar
Saber cómo y por qué recoger las opiniones de los asistentes es fundamental para el éxito de tus futuros eventos. Si te aseguras de que los comentarios son lo más sinceros posible, podrás mejorar el evento en lo que sea necesario y mantener los elementos que han funcionado bien. Si organizas eventos con asiduidad, crear una relación con los asistentes es una parte importante de la organización de tus eventos.
Por supuesto, las preguntas y las formas de recoger opiniones pueden variar según el tipo de evento y las actividades que organices. No obstante, las normas generales siguen siendo válidas y solo tienes que adaptarlas cuando sea necesario. Obtén comentarios impactantes, actúa en consecuencia y todos tus eventos podrán ser un éxito.
Ahora que dispones de toda la información necesaria para crear tu propia encuesta y asegurarte de que las opiniones que obtengas sean sinceras, puedes empezar a pensar en soluciones que te ayuden a organizar tu evento. Weezevent te ofrece servicios de venta de entradas, control de acceso y pago cashless, además de herramientas de marketing y CRM.
