Marathons worden steeds vaker georganiseerd, dankzij de constante toename van het aantal hardloop- en uitdagingliefhebbers. De organisatie van dit type evenement, gezien het intensieve en bijzonder lange formaat, vereist specifieke expertise. In dit artikel delen we al onze tips om je te helpen bij het succesvol organiseren van je eerste marathon!
Samenvatting
1. Datum van het evenement
Om de datum voor de marathon vast te stellen, moet je verschillende factoren in overweging nemen.
In de eerste plaats natuurlijk de weersvoorspellingen voor die periode. De lange afstand die tijdens een marathon moet worden afgelegd, maakt de weersomstandigheden des te belangrijker. Het kan net zo moeilijk zijn om te rennen onder een constante regenbui als onder een brandende zon. Kies bij voorkeur voor het voorjaar of de herfst, om van milder weer te profiteren.
Bedenk vervolgens welke andere evenementen op de gekozen datum plaatsvinden. Grote sportevenementen, zoals nationale of internationale competities, kunnen de interesse van je deelnemers in jouw evenement beïnvloeden. Om zoveel mogelijk enthousiaste deelnemers aan te trekken, probeer hun beschikbaarheid in gedachten te houden en kies een datum die daarmee overeenkomt.
2. Locatie van de marathon
Om een geslaagde marathon te organiseren, mag de locatie niet worden verwaarloosd. Je kunt ervoor kiezen om het evenement in een landelijke of stedelijke omgeving te houden, maar het zal altijd op een weg moeten plaatsvinden.
Om de marathon in de gewenste stad te organiseren, moet je de benodigde vergunningen verkrijgen. Neem contact op met de prefectuur of de gemeente om je aanvraag in te dienen en waardevolle informatie over de mogelijkheden te verkrijgen. Je moet deel uitmaken van een vereniging die is aangesloten bij een federatie..
Voordat je de locatie definitief vastlegt, probeer je het parcours voor te stellen, zodat de race zo aangenaam mogelijk wordt, zonder belangrijke obstakels. Lichte hellingen zijn acceptabel, maar obstakels die geklommen of overgestoken moeten worden, mogen geen deel uitmaken van het parcours. De veiligheid van de lopers moet je prioriteit zijn, en de weg moet goed onderhouden zijn.
Zodra het parcours is bepaald, bepaal dan hoe de start- en eindpunten worden ingericht, evenals de bewegwijzering langs het parcours. Zorg ook voor verschillende verzorgingspunten voor de lopers.
3. Budgetbeheer
Hoe groter de afgelegde afstand, hoe groter het budget dat nodig is voor je hardloopevenement. De marathon is een van de langste races, dus zorg voor een passend budget.
Stel een prognose van het budget op, rekening houdend met alle kosten die je evenement met zich meebrengt (communicatie, drank, snacks, prijzen, bewegwijzering, geluid, enz.).
a) Sponsoren
De meeste marathons worden gefinancierd door sponsors. Dit zijn bedrijven of organisaties die zich verbinden om geld, diensten of goederen te doneren om de kosten van je evenement te dekken.
Sponsoren zullen eerder bereid zijn zich aan je evenement te verbinden als je hen zichtbaarheid biedt in ruil. Banners, vlaggen, geschenken, startnummers, enz., de logo’s van je sponsoren kunnen op verschillende plekken tijdens je evenement worden weergegeven. Vergeet niet om ze te vermelden en te bedanken in je communicatie (website, sociale media, nieuwsbrief, flyers, posters, toespraken, enz.).
Wij raden aan om verschillende niveaus van sponsoring aan te bieden, met zichtbaarheid die varieert afhankelijk van de investering.
Voor meer informatie over sponsoring, lees ons volledige artikel dat je helpt bij dit proces.
b) Vrijwilligers
Om het beheer van je marathon te waarborgen zonder de diensten van een privébedrijf in te schakelen, kun je vrijwilligers inzetten en hun acties coördineren met behulp van WeezCrew.
Ze zullen van grote hulp zijn bij het uitdelen van startnummers, het voorbereiden van het parcours, het beveiligen van het parcours tijdens de race, het uitdelen van verzorgingsposten en het ondersteunen van andere taken op de dag van de marathon..
c) Ticketverkoop
Naast de steun van je sponsoren, is het gebruikelijk om een financiële bijdrage van de deelnemers bij de inschrijving te vragen. Het opzetten van een online ticketverkoop vóór het evenement wordt vaak geprefereerd door marathonorganisatoren. Deze oplossing heeft verschillende voordelen:
- Het verzamelen van inschrijfgelden vóór het evenement om de bijbehorende kosten te dekken.
- Het verzamelen van contactgegevens van deelnemers om hen e-mailberichten voor en na het evenement te sturen.
- Het kunnen voorspellen van het aantal deelnemers om de aankoop van verbruiksgoederen en prijzen af te stemmen.
- De mogelijkheid om inschrijvingen voor verschillende startgroepen aan te bieden via de sessiemodus.
- Het aanbieden van kortere afstanden voor jongeren of voor degenen die geen 42,195 kilometer willen lopen.
- Het verzamelen van medische verklaring dat de deelnemer geschikt is voor hardlopen.
4. Veiligheid
Het lopen van een marathon is een zeer intensieve en zware fysieke uitdaging. Aangezien blessures snel kunnen optreden tijdens dit soort evenementen, is het belangrijk om alles in het werk te stellen om deze te voorkomen.
a) Bewegwijzering
Alle belangrijke punten op je parcours moeten gemakkelijk herkenbaar zijn. Gebruik goed zichtbare bewegwijzering om je gehele parcours te markeren.
Zorg ervoor dat je een kaart beschikbaar stelt voor alle deelnemers, met daarop de belangrijkste punten. Print de kaart in groot formaat en plaats deze bij de start van de race. Het kan ook nuttig zijn om de kaart online te zetten op je website en/of sociale media. Vergeet niet om de kaart per e-mail naar alle ingeschreven deelnemers te sturen via een e-mailtool.
b) Verzorgingspunten
Vanwege de lange afstand moeten er meerdere verzorgingspunten langs het parcours worden voorzien om uitdroging en energietekort, wat kan leiden tot blessures, te voorkomen.
Zorg voor:
- Een water- en suikerpunt elke 2,5 km
- Een compleet verzorgingspunt elke 10 km, met water, maar ook met fruit (vers en gedroogd), amandelpasta, gels en sportdranken
- Een EHBO-doos bij elk verzorgingspunt
We raden aan om medische hulp paraat te hebben die gedurende de hele marathon beschikbaar is.
Om het milieu te beschermen, zorg voor voldoende afvalbakken langs het parcours. Maak de vrijwilligers bewust van het opruimen van afval tijdens het evenement om te voorkomen dat er te veel afval op de grond ligt, wat kan leiden tot valpartijen.
c) Verzekering
Als organisator moet je een specifieke verzekering afsluiten voor het evenement, zelfs als je vereniging al verzekerd is. De “Aansprakelijkheidsverzekering voor Organisatoren (AVO)” dekt de schade die wordt veroorzaakt aan locaties, eigendommen en personen die aanwezig zijn.
5. Organisatie van de Grote Dag
Het is de grote dag! Hier zijn enkele aandachtspunten om ervoor te zorgen dat alles zo goed mogelijk verloopt:
a) Het organisatie-team
Jij en je team moeten de eersten zijn die op locatie arriveren, meerdere uren voor de deelnemers. Deze tijd geeft je de mogelijkheid om alle noodzakelijke installaties te doen (verzorgingspunten, bewegwijzering, borden, start- en finishlijnen…).
Zorg ervoor dat je vrijwilligers kort na je aankomst arriveerden, zodat je ze kunt inlichten en hen specifieke taken kunt toewijzen voor de start van de race. Digitale oplossingen zoals WeezCrew helpen je om deze taak te vereenvoudigen en je teams te coördineren. Alles wordt gecentraliseerd in een volledige en flexibele oplossing.
b) Ontvangst van de atleten
Wanneer je deelnemers arriveren, moet alles gereed zijn. Geef hen een ontvangst die past bij de fysieke prestatie die ze gaan leveren.
Voor een betere organisatie van hun aankomst en het uitdelen van startnummers, maak gebruik van een toegangscontrolesysteem. Dit systeem bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je snel het startnummer kunt toewijzen aan de deelnemer.
Gebruik scanners of een mobiele toegangscontrole-app om in real-time het aantal deelnemers op de locatie bij te houden en bijvoorbeeld groepen van 25 personen naar een opwarmingssessie te begeleiden voor hun start.
Informeer je deelnemers over het parcours, de veiligheidsmaatregelen die ze moeten nemen en moedig hen aan om goed gebruik te maken van alle verzorgingspunten om uitdroging te voorkomen.
c) Starten
Als je wilt, kun je meerdere startgroepen organiseren, op basis van de leeftijd van de hardlopers, maar ook de afstand die ze willen lopen. Het is mogelijk dat niet iedereen de volledige marathon loopt, en het aanbieden van kortere afstanden zal meer deelnemers aantrekken.
Door de marathonlopers als eerste te laten starten, gevolgd door de lopers van steeds kortere afstanden, kun je de prijzen in hetzelfde tijdsbestek uitreiken.
Voor deze verschillende startgroepen kun je verschillende tijdslots aanbieden tijdens de inschrijving van deelnemers. Je kunt de inschrijvingen definitief valideren op basis van de leeftijdscriteria door een formulier in te stellen waarin het opgeven van de geboortedatum verplicht is.
d) Prijsuitreiking
De lopers beginnen de finishlijn te passeren… Dit is een prachtige overwinning voor hen! Feliciteer hen zoals het hoort en kondig hun tijd aan.
Daarna, ga door met het uitdelen van medailles. Je kunt deze stap individualiseren naarmate de lopers binnenkomen, of ervoor kiezen om een gezamenlijke prijsuitreiking te organiseren.
Wat je ook kiest, sluit het evenement af met een toespraak om de lopers te feliciteren en de vrijwilligers en sponsors van het evenement te bedanken.
Het organiseren van een marathon is geen gemakkelijke taak, en je hebt aanzienlijke verantwoordelijkheden omdat de uitdaging fysiek zwaar is. Zorg voor succes door onze tips op te volgen!
Om het aantal deelnemers te volgen en hun inschrijvingskosten te innen, zet je een online ticketverkoop op. In combinatie met een toegangscontrole service, beschik je over alle benodigde informatie om snel de startnummers uit te delen aan de deelnemers bij hun aankomst op de marathonlocatie. Het beheren van je personeel en accreditaties zorgt ervoor dat je de organisatie van je marathon met een gerust hart kunt afronden.
Heb je hulp nodig bij de organisatie van je volgende marathon? Onze adviseurs staan klaar om al je vragen te beantwoorden.
