Nog maar een paar weken tot we de jaarwisseling vieren! Wat je ambitie voor je evenement ook is, de oplossingen van Weezevent helpen je om een onvergetelijke nieuwjaarsavond voor je gasten te organiseren. Volg deze tips om je avond zo goed mogelijk voor te bereiden en op de dag zelf elk detail te kunnen beheren.
Samenvatting
1. Je ticketverkoop online delen
Je online ticketverkoop
De verkoop van tickets online is voordelig voor zowel organisatoren van nieuwjaarsfeesten als kopers. Omdat feestavonden enorm populair zijn, moeten deelnemers die hun ticket niet van tevoren hebben gekocht, vaak lange tijd in de rij wachten zonder de garantie dat ze kunnen deelnemen. Voor organisatoren biedt het kennen van hun ticketverkoop in real-time, vanaf enkele weken voor het evenement, de mogelijkheid om hun communicatie, budget en voorraad beter af te stemmen.
Weezevent biedt je de mogelijkheid om het ticketmodule eenvoudig en snel op je website te integreren, zodat je de zichtbaarheid van je ticketverkoop verhoogt en deelnemers rechtstreeks vanaf je website kunnen reserveren.
Heb je geen website? Maak binnen enkele klikken een minisite voor een professionele en gratis uitstraling.
Je ticketverkoop op Facebook
Op Facebook zijn er meerdere manieren om zichtbaar te zijn en potentiële deelnemers naar je ticketverkoop te trekken. Deel eerst je ticketverkoop op de Facebookpagina van je organisatie. We raden ook aan om een speciaal Facebookevenement voor je nieuwjaarsavond te maken en daarin de link naar je online ticketverkoop toe te voegen.
Tip: Of je nu kiest voor LinkedIn, Facebook, Twitter of Instagram, de beste promotie is nog steeds dat je deelnemers zelf over je feest communiceren via hun eigen sociale netwerken. Zo vergroot je de zichtbaarheid van je evenement zonder extra moeite, en transformeer je deelnemers tot ambassadeurs. Met Weezevent krijgen kopers een deelknop, wat standaard ingeschakeld is. Meer hierover lees je in dit artikel.
Je ticketverkoop op Instagram
Instagram staat niet toe om een URL-link te delen in een gewone post. Plaats daarom de URL van je ticketverkoop in de bio van je profiel.
We raden ook aan om dit te combineren met een “story” die de directe link naar je ticketverkoop bevat en die je “hoogtepunt” maakt zodat je volgers deze op elk moment kunnen vinden.
Tip: Facebook en Instagram bieden gerichte advertentieoplossingen voor organisatoren die de zichtbaarheid van hun evenementen willen verhogen bij mensen die het meest geneigd zijn om deel te nemen.
Je ticketverkoop per e-mail
E-mail is een traditionele en effectieve manier om je evenement te promoten. Het is gebruikelijk om een nieuwsbrief te versturen om je contacten te informeren over het nieuwjaarsfeest dat je organiseert. Je kunt follow-ups voorbereiden afhankelijk van hoeveel waardevolle informatie je hebt te delen. Hoe meer interessante inhoud je aanbiedt, hoe beter je e-mails worden gelezen, gewaardeerd en hoe groter de kans dat je ontvangers een ticket kopen voor je nieuwjaarsavond. Als je al soortgelijke feesten hebt georganiseerd, richt je dan eerst op de deelnemerslijsten van deze evenementen.
Daarnaast kun je je e-mailhandtekening gebruiken als communicatiemiddel door een link naar je Weezevent-ticketverkoop toe te voegen. Zo kan iedereen waarmee je contact hebt, op de hoogte zijn van je evenement en toegang krijgen tot de ticketverkoop.
2. Laatste tickets op locatie verkopen
Heb je nog niet alle tickets verkocht voor je nieuwjaarsavond? Geen paniek! Sommige deelnemers komen misschien zonder vooraf gekocht ticket naar je feest. Weezevent biedt een verkoopbalie voor op locatie, toegankelijk direct vanuit je Weezevent-interface.
Lees ons artikel dat gedetailleerd uitlegt hoe de verkoop op locatie werkt met het Weezevent-verkooppunt en hoe je dit kunt gebruiken.
Als deze oplossing niet geschikt is, kun je ook fysieke tickets afdrukken als voorraad. Deze tellen mee voor de omzet van je evenement, alsof de tickets online zijn gekocht.
Als je meer tickets hebt afgedrukt dan je verkoopt, kun je deze achteraf verwijderen. Ga naar het tabblad DEELNEMERS > Beheer deelnemers en verwijder de niet-verkochte tickets zodat je financiële administratie correct blijft.
3. Toegang controleren
Zodra het feest begint, moet je de tickets van elke deelnemer controleren. Weezevent biedt meerdere betrouwbare en efficiënte oplossingen voor toegangscontrole.
WeezAccess Listing
Deze controlemethode houdt in dat je de toegangslijsten op papier afdrukt om handmatig de bezoekers bij aankomst te controleren. Eenvoudig en effectief, ideaal voor evenementen met een lage opkomst.
WeezAccess Mobile
Met deze controlemethode installeer je de WeezAccess-app op je Apple- of Android-telefoon en controleer je de tickets door de barcodes te scannen met de camera van je telefoon!
WeezAccess Pro
WeezAccess Pro is een controleapparaat met een krachtige laserlezer. De WeezAccess Pro mobiele terminals laten je toegang veilig beheren in elke situatie.
Je kunt deze bestellen via onze online winkel.
4. Voorraadbeheer
Via je Weezevent-interface kun je in het tabblad DEELNEMERS > Beheer deelnemers zien hoeveel deelnemers je hebt. Zo kun je de benodigdheden voor drank, eten, enz. berekenen en ook speciale bestellingen in cross-selling (champagneflessen, VIP-ruimte, of zelfs limousinevervoer).
5. Je deelnemers informeren
Als je last-minute informatie wilt delen met je deelnemers, kun je hun e-mailadressen exporteren in het tabblad COMMUNICEREN > E-mails exporteren. Vervolgens stuur je hen een e-mail met de informatie die je wilt doorgeven. Je kunt ook ons CRM, WeezTarget, gebruiken om zonder moeite e-mails naar je deelnemers te sturen.
6. Deelnemers binden
Nu je de smaak te pakken hebt van het organiseren van evenementen, is het zonde om niet te profiteren van de deelnemers van je nieuwjaarsavond om hen aan je te binden en nog grotere evenementen te plannen gedurende het jaar. Hier zijn een paar originele tips om dit te doen:
- Een echte community opbouwen: Creëer een ruimte waar je deelnemers kunnen communiceren, zoals een besloten groep op sociale media. Deel anekdotes van het evenement en moedig hen aan om hun herinneringen te posten om het gevoel van verbondenheid te versterken.
- Verrassende en exclusieve aanbiedingen: In plaats van alleen een korting aan te bieden, kun je verrassingen organiseren, zoals een loting voor gratis tickets of VIP-ervaringen bij je volgende evenement. Dit creëert buzz en motiveert deelnemers om betrokken te blijven.
- Creatieve feedback: Bied een speelse feedbackoptie, zoals een ervaringsavond met activiteiten. Dit geeft eerlijke feedback en versterkt de band met je deelnemers.
- Speels loyaliteitsprogramma: Creëer een puntensysteem waarin deelnemers beloningen verdienen door deel te nemen aan evenementen, content te delen, of vrienden uit te nodigen. Bied unieke beloningen aan, zoals vroege toegang of exclusieve ervaringen.
- Verrassingsevenementen: Organiseer pop-up evenementen gedurende het jaar zonder aankondiging. Deze verrassingen kunnen intiemer of thematisch zijn, wat deelnemers aanmoedigt om op je aankondigingen te letten.
- Hartelijke, persoonlijke communicatie: Stuur berichten die verder gaan dan alleen evenementaankondigingen. Deel verhalen van deelnemers, foto’s en bijzondere momenten van je laatste nieuwjaarsavond. Dit creëert een emotionele band die iedereen herinnert aan waarom ze van de ervaring genoten.
