6 astuces pour organiser une foire réussie

Les entreprises qui participent à votre foire profitent généralement de ce moment pour créer des réseaux, faire de la publicité et vendre leurs produits et leur marque quel que soit votre secteur d’activité ! Il existe des foires pour tout, y compris l’automobile, les mariages, la gastronomie, les livres, les animaux, la technologie et bien plus encore. Lors de l’organisation d’une foire, plusieurs facteurs doivent être pris en compte, notamment le choix du lieu, de la date, du thème et des sponsors, entre autres. Voici quelques astuces pour organiser une foire réussie :

1. Choisissez l’emplacement idéal

Réfléchir à l’emplacement où vous souhaitez que votre foire ait lieu est l’un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors de sa planification. C’est indispensable pour qu’elle soit réussie ! Le lieu choisi correspond quelque part à la personnalité de votre entreprise et peut fortement jouer sur la venue des entreprises ou particuliers à votre foire.

Il doit s’agir d’un lieu fonctionnel, bien accessible et bien desservi, ainsi que d’infrastructures ou de constructions adaptées au thème ou à l’esthétique de la foire. Vous devez prendre en compte :

• La capacité d’accueil : c’est un élément crucial, mais vous ne connaîtrez le chiffre exact qu’après avoir terminé le plan initial, car ce n’est qu’alors que vous saurez, après avoir analysé le marché, combien de participants et d’exposants sont attendus.
• L’emplacement du lieu : il doit également être pris en compte car il doit être proche de restaurants, de logements et d’autres commodités, et être facilement accessible par la route.
• Les services disponibles : enfin, il faut se demander si le lieu offre l’infrastructure et la logistique nécessaires, comme des salles meublées et une connexion Internet suffisante pour accueillir du monde.

2. Créez une stratégie de marketing

Pour opérer la promotion de votre foire, vous devez choisir les stratégies marketing et organisationnelles appropriées. Déterminez le marché cible en examinant le profil des entreprises participantes ou du public, les biens et services exposés à la foire, etc. Il faut également préciser les objectifs commerciaux et marketing qui doivent être atteints, ainsi que les recettes escomptées, les mesures qui seront prises pour atteindre ces objectifs et tout ce qui pourrait empêcher leur réalisation.

Les autres décisions à prendre liées à votre stratégie marketing concernent l’accès à votre foire par les participants. Vos promotions doivent inciter les futurs participants à s’inscrire à votre événement de manière simple et intuitive, tout en ayant accès facilement à leurs billets. Pour ce faire, il est préférable d’utiliser une variété de stratégie et de canaux, tels que le démarchage téléphonique, les annonces par courrier électronique, les affiches et la communication par les réseaux sociaux, en gardant toujours à l’esprit le public cible de votre exposition.

3. Identifier les sponsors potentiels

Cela va bien entendu de pair avec l’établissement d’un budget prévisionnel détaillé et rigoureux. Les événements professionnels tels que les foires dépendent des sponsors pour leur promotion et leur succès. Il est par conséquent crucial de trouver un certain nombre de partenaires pour son bon déroulement. Le sponsor doit bien connaître le secteur que vous avez choisi et être considéré comme une véritable référence par les participants au salon.

Il peut être pertinent de créer un contrat commercial dans lequel votre partenaire acceptera de vous fournir une base de données clients existante, une exposition sur leurs réseaux sociaux… Cela en échange d’une forte exposition et visibilité comme le sponsor sera également mis en avant tout au long de l’événement sous la forme de stands, de cadeaux publicitaires, de boissons, d’autocollants, de vidéos en direct, etc.

N’hésitez pas à mettre en place une plateforme d’accréditations pour vos partenaires. Vous pourrez ainsi leur fournir un nombre défini d’invitations à votre foire, qu’ils pourront à leur tour offre à leurs clients et contacts, en toute autonomie.

4. Préparez votre décoration

Les participants à la foire remarqueront, après l’emplacement, le décor et les mobiliers choisis.
Il est donc important qu’ils soient présentés de manière à refléter votre personnalité et le thème de la foire. Cela inclut un beau mobilier, un bon éclairage, la propreté, une technologie moderne, une connexion Internet et un affichage bien visible du logo de votre entreprise. Tout ce qui augmente l’attrait visuel du stand pour les cinq sens !

5. Prévoyez la restauration, la boisson et les services associés

Qui ne voudrait pas déguster de délicieux mets et boissons lors d’une foire ? Il est bien évidemment indispensable de prévoir et d’inclure une restauration adéquate dans la foire. Cela laissera une bonne impression additionnelle, ajoutera une touche de professionnalisme et permettra d’atteindre encore plus efficacement les objectifs fixés pour le salon.

Bien que le choix du traiteur puisse entraîner des frais supplémentaires, il s’agira d’une dépense très judicieuse. Vous devez tenir compte des éléments suivants :

• Le type de cuisine proposé à la foire dépendra en partie du public visé, de son objectif, de l’organisateur et de son nom. Veiller à ce qu’il y en ait pour tous les goûts est la meilleure chose à faire, car tout le monde sera satisfait. Le meilleur choix sera une variété d’aliments.
• La taille des portions : un buffet, qu’il soit assis ou organisé comme un cocktail, peut être l’option idéale car il donne aux participants plus de liberté pour se déplacer dans l’espace, discuter avec les autres invités, etc.

6. Analyser les résultats après la foire

Vous pensiez avoir terminé ? Et bien non ! Car c’est l’une des étapes les plus cruciales de l’organisation d’un salon : l’évaluation des résultats. Celle-ci permet de comprendre l’impact – positif ou négatif – que le salon a eu, de la prendre en compte pour les éditions suivantes, de conserver ou de modifier certaines caractéristiques.

Une fois la foire terminée, deux types d’analyse différents doivent être effectués. L’analyse quantitative établit le nombre global de contacts réalisés, de commandes signées, etc. Et l’analyse qualitative, qui comprend les améliorations, les atouts et les commentaires des visiteurs…

Vous avez découvert nos meilleures astuces pour organiser votre foire. Appréhendez maintenant comment les solutions de billetterie en ligne, d’inscription, de contrôle d’accès, de paiement cashless et de CRM peuvent vous épauler dans la mise en pratique de ces conseils !

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