World Football Summit

El evento más importante de la industria del fútbol ficha la tecnología más completa.

World Football Summit reúne a lo largo de 2 días en el Palacio de Congresos FIBES a los profesionales más destacados de la industria del fútbol a nivel internacional. Durante este evento, se debaten temas de relevancia clave para el sector y se trabaja en la construcción del «fútbol que deseamos y necesitamos». Además, se brindan amplias oportunidades de networking y negocios.

Weezevent es el encargado de proveer la tecnología necesaria para garantizar un funcionamiento impecable del evento.

Una plataforma para gestionar todo tipo de inscripciones en todo momento. ¡Y recoger datos valiosos!

La diversidad de audiencias que asisten al evento hace que sea necesaria una gestión adaptada y eficiente. «Tenemos un público variado que incluye tanto al público general como a corporates, female leaders, estudiantes, prensa, ponentes, entre otros. WeezTicket ha facilitado el registro de inscripciones, tanto gratuitas como de pago, para cada uno de estos grupos, mediante la creación de tarifas y formularios personalizados para cada categoría. Esto nos permite analizar y segmentar de manera efectiva a la audiencia del evento.»

Además, la capacidad de generar códigos promocionales e invitaciones, con un seguimiento detallado de los descuentos aplicados, ha posibilitado que la organización de World Football Summit realice un análisis exhaustivo de los precios.

Para los asistentes de última hora, se han mantenido abiertas las inscripciones online durante el evento, y se ha ofrecido la opción de mejora de categoría para quienes lo deseasen. Todo esto se ha logrado sin la necesidad de gestionar pagos en efectivo en el registro físico, ya que los asistentes han podido realizar estas transacciones online de manera autónoma. Esto significa una experiencia fácil, rápida, segura y actualizada al instante para todos los asistentes.

Integración con la app del evento.

La integración exitosa de Weezevent con Swapcard, la aplicación de networking del evento, supone una experiencia inigualable para los asistentes al proporcionarles todo lo necesario directamente en la aplicación, incluida su entrada.

Además, esta integración ha incentivado el uso de la aplicación entre los asistentes ya que ahora es imprescindible utilizarla, al menos, para acceder a su entrada. El proceso es sencillo: al completar su inscripción online, el asistente recibe un correo electrónico de confirmación, pero no su entrada física. En su lugar, encontrarán su entrada directamente en la aplicación del evento una vez la descarguen e inicien sesión.

El día del evento, en el punto de acreditación, bastará con que muestren el código QR de su entrada directamente en su smartphone desde la aplicación. Este código se escanea de manera eficiente mediante uno de los lectores profesionales WeezAccess Pro para validar su acceso al evento, garantizando un proceso ágil y sin papel.

Acreditaciones personalizadas al instante.

Cuando los asistentes llegan al punto de registro del evento, es el momento de obtener sus acreditaciones. El proceso es rápido y eficiente: el asistente muestra su entrada en la aplicación del evento y el código QR se escanea utilizando un lector profesional WeezAccess Pro. Este escaneo envía una señal a una impresora térmica que imprime una etiqueta personalizada para el asistente, incluyendo su nombre, apellidos, empresa y el código QR de su entrada. Esta etiqueta se adhiere a la acreditación personalizada con el diseño del evento. En menos de 30 segundos, el asistente obtiene su acreditación personalizada, que tiene una función adicional que veremos a continuación.

Entender el comportamiento de los asistentes durante el evento.

El uso del código QR de la entrada en la acreditación permite que esta no solo sirva para identificar al asistente frente a otros participantes, mostrando su nombre y empresa, sino que también se convierte de manera cómoda en el medio para controlar el acceso a las diferentes zonas del evento. De esta manera, se optimiza la gestión de acceso y se garantiza la comodidad y seguridad de los asistentes en todo momento.

La acreditación del asistente se convierte en su entrada, la cual se valida en el punto de acceso general, tanto al ingresar como al salir del evento. Además, se utiliza para el acceso y la salida de zonas restringidas, como la zona corporate (donde se verifica si la persona tiene derecho de acceso) o el lugar donde se lleva a cabo la entrega de premios de los WFS Awards.

Todos los datos de acceso se registran de manera meticulosa, lo que permite al organizador analizar y comprender los patrones de circulación de los asistentes durante el evento. Estos datos son esenciales para realizar ajustes necesarios en futuras ediciones, como la reconfiguración de espacios, accesos, catering y otros aspectos logísticos, mejorando así la experiencia general del evento.