Organiser un concert en 7 étapes !

Il est à la portée de tous d’organiser son propre concert de musique. Que cela soit dans un objectif caritatif, pour promouvoir son groupe ou un artiste qui vous plaît ou pour financer votre association. Voici nos méthodes pour que tout se passe correctement !

Les 7 postes de réflexion afin d’organiser votre concert de la meilleure des manières :

1. Définir son public cible
2. Trouver le lieu parfait
3. S’assurer d’être en règle
4. Accueillir artistes et prestataires
5. Le Jour-J
6. Après le concert
7. Communiquer tout le long

1 – Définir son public cible et son budget

La première chose à faire avant de se lancer dans un tel projet est de bien cerner la cible que vous souhaitez atteindre par votre concert. Quel type de public souhaitez-vous attirer ? En fonction de l’âge de votre cible, les autorisations que vous devrez obtenir ne seront pas les mêmes. Pensez à la vente d’alcool par exemple, ou à l’heure de fin de votre événement, elles seront différentes pour un public mineur ou pour un public majeur.

Définissez un objectif de fréquentation à partir duquel le cachet de l’artiste, la réservation de la salle et toutes les dépenses annexes seront rentabilisées.

2 – Trouver un lieu

L’étape suivante consiste à choisir un lieu approprié au style de musique que vous souhaitez jouer ainsi qu’à l’objectif de fréquentation que vous avez fixé, et un espace qui doit respecter un certain nombre de normes.

Renseignez-vous sur les salles de concert de votre ville, les bars, salles polyvalentes et autres espaces publics mis à la disposition des organisateurs de concerts. Une fois la salle répondant à vos objectifs de fréquentation et à l’esprit de votre concert trouvée, contactez le responsable afin de vous renseigner sur les formules proposées et l’accessibilité du lieu.

Le lieu dispose-t-il d’un accès aux PMR (personnes à mobilité réduite) ? D’un espace fumeur, d’un parking ? A-t-il une licence pour vendre de l’alcool ? Demandez au responsable si le service de sécurité est inclus dans la formule, s’il dispose d’équipements audiovisuels à la hauteur de vos exigences ou si au contraire vous devrez engager une équipe et louer du matériel à cet effet, si vous devez prévoir des barmans et des caissiers ou si ce service est inclus dans la prestation.

3 – S’assurer d’être en règle administrativement

Autorisations

La loi prévoit qu’au-dessus de 6 représentations par an, un organisateur devra obtenir une licence d’entrepreneur du spectacle. En deçà, le statut d’association 1901 suffit.

Par rapport au lieu de votre concert, assurez-vous bien qu’il soit considéré comme un ERP (établissement recevant du public). Pour être en règle, il devra avoir été contrôlé par une commission de sécurité. Si vous prévoyez de changer la disposition de la salle, d’installer des aménagements temporaires, vous devrez les faire valider par cette même commission.

Si votre objectif de fréquentation dépasse les 1500 participants (staff inclus), vous serez tenus d’en faire une déclaration au maire ou au préfet de police. Cette déclaration devra être souscrite entre 1 an et 1 mois avant la représentation et devra préciser qui est l’organisateur, où et quand (date et heure) se déroulera l’événement, sa fréquentation et la capacité du lieu, la description du service d’ordre et de sécurité prévu.

Secours et Sécurité

Pour des petits concerts, les services de secours ne sont pas requis. Pensez toutefois à garder de côté une liste des numéros d’urgence et une trousse de premier secours en cas de problème. Pour les plus gros événements, vous devrez impérativement faire appel à des secouristes, à la Croix-Rouge ou aux pompiers pour assurer la sécurité sur place et dans un rayon de 50 mètres autour du concert. Vous avez la responsabilité de tous les accidents et nuisances se produisant dans ce périmètre.

Selon le type de concert que vous organisez, vous aurez sûrement besoin d’un service de sécurité de taille proportionnelle au nombre de participants. On compte généralement un agent de sécurité pour 100 participants. Ce service de sécurité devra, le jour J, porter une tenue spécifique, disposer de l’autorisation de la préfecture (à noter, une autorisation particulière devra être accordée pour permettre la fouille corporelle sur plus de 300 participants) et avoir sur eux une carte professionnelle d’agent de sécurité.

Leur mission sur place consistera à inspecter les installations et les éventuels risques, séparer le public des professionnels et acteurs de la manifestation, prévenir les risques de différends entre particuliers, porter assistance aux personnes en danger, alerter les services de police et/ou de secours en cas de problème, faciliter et organiser l’accès au concert et aux sorties de secours.

Assurance

Vous devrez impérativement souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir les éventuels dommages causés à la salle ainsi qu’aux participants. Renseignez-vous bien auprès de votre assureur pour savoir jusqu’où vous serez couvert. Serez-vous assuré pendant le montage et le démontage ? L’assureur propose-t-il une assurance annulation ?

Déclaration et rémunération des prestataires

Prestataires, personnels et artistes doivent être rémunérés selon un contrat de type CDD. Deux types de contrats vous concernent dans le cas de l’organisation d’un concert :

Le contrat d’engagement qui lie l’organisateur (ici employeur) avec le personnel ainsi que les artistes et le contrat de cession dans le cas d’un spectacle produit par un producteur/tourneur. Ce dernier correspond à une facture d’achat dudit spectacle par vous, l’organisateur de l’événement.

Débit de boisson

Si le lieu dans lequel vous organisez votre concert ne dispose pas au préalable d’une licence de débit de boisson, pensez à en demander une au minimum 15 jours avant l’événement en mentionnant l’identité de l’organisateur, du propriétaire du lieu, de la localisation du bar, et la catégorie de boisson proposée.

La SACEM

Plusieurs semaines avant votre concert, faites une demande d’autorisation d’utilisation en public d’œuvres du répertoire de la SACEM. Celle-ci vous enverra en retour un contrat à remplir, signer, approuver et retourner. Après le concert vous devrez adresser un formulaire des Recettes et Dépenses ainsi que le programme des œuvres diffusées. Vous pouvez aussi opter pour un forfait de droits d’auteur payable avant le concert, qui coûtera entre 55 et 305€ selon le type de musique (enregistrée ou vivante) et le caractère lucratif ou non de votre manifestation.

Tout organisateur bénéficiant de l’autorisation de la SACEM bénéficie d’une réduction de 20% sur ces forfaits.

4 – Bien accueillir les artistes, gérer les prestataires

Une fois le lieu, le public et les démarches administratives bien définis et effectuées, vous pouvez (enfin !) passer à la raison pour laquelle vous souhaitez organiser un concert : la programmation artistique.

Combien de groupes voulez-vous voir jouer ? Souhaitez-vous organiser votre concert autour d’un style, en privilégiant un univers et en faisant donc appel à plus de groupes ? Ou bien souhaitez-vous mettre en avant un groupe en particuliers auquel cas, toute la soirée tournera autour de celui-ci avec éventuellement une première partie. Certains tourneurs exigent un groupe en particuliers pour les premières parties de leurs artistes, d’autres vous laissent choisir. Dans ce dernier cas, parlez-en avec le groupe à l’affiche pour vous assurer que votre choix lui conviendra.

Vous devrez prévoir un espace pour les artistes et leurs invités avec de quoi boire et se restaurer. Occupez-vous bien à l’avance du transport des artistes et de leur hébergement (hôtel, maison d’hôte…). Demandez-leur assez longtemps avant votre événement un Rider (document sur lequel est listé tout le matériel et les exigences des artistes). Certaines demandes pourront vous paraître loufoques, essayez tant bien que mal d’y répondre favorablement. De cette manière, vous entretiendrez une bonne relation avec les managers et tourneurs qui vous le rendront bien pour d’éventuels autres concerts.

Mais n’oubliez pas tous les autres prestataires dont vous aurez aussi besoin pour organiser votre concert.

Si la salle ne dispose pas du matériel dont vous avez besoin, vous devrez faire appel à une entreprise de sons et lumières.

Selon la taille de la salle et votre objectif de fréquentation, vous aurez besoin de choisir, comme nous l’avons évoqué précédemment, un service de sécurité. Attention à sa réputation, votre événement pourra pâtir d’une mauvaise image si le service choisi n’est pas adapté, veillez donc à ce qu’il soit en accord avec l’esprit de votre soirée.

Pensez aussi à la restauration, du public et du personnel, pour lesquels vous devrez faire appel à un traiteur ou à des foodtrucks (favorisez le local pour limiter les coûts et valoriser votre région).

Enfin, vous aurez besoin d’un prestataire pour votre billetterie et pour le contrôle des accès. Vendez vous-même vos billets et/ou passer par des distributeurs, offrez plusieurs tarifs ou encore du cross-selling si vous avez du merchandising par exemple.

Vous pouvez retrouver nos conseils pour bien choisir ses prestataires événementiels.

Vous pouvez également externaliser la recherche de musiciens auprès de prestataires. Certains services pourront faciliter ces étapes et vous assurer un événement réussi. C’est le cas de Linkaband, spécialisée dans le booking de musiciens. Leurs offres vous permettent de trouver et réserver des groupes de musiques, des DJs ou des musiciens.

5 – Le jour J

Le jour de votre concert, votre tâche sera de payer les artistes, de faire attention à bien respecter les normes en terme de bruits et de sécurité des participants. Pour pouvoir vous concentrez sur ces tâches, vous devrez avoir établi un planning précis en amont.

Prévoyez les heures d’arrivée des artistes ainsi que des prestataires et du personnel. Formez les équipes, assignez-les à leur poste, et expliquez leur comment se déroulera l’événement.
Vous aurez préparé à l’avance les contrats de chaque artistes et prestataires ainsi que leur rémunération.
Chacun devra disposer d’un espace à soi : les artistes devront avoir des loges prêtes à leur arrivée, les prestataires un bureau pour effectuer les derniers préparatifs.

Vous devrez prévoir un accueil particulier pour les éventuels VIP, vos partenaires et pour la presse avec un espace dédié, des places réservées, et badges spécifiques. A propos des badges, chaque type de personnel devra recevoir un badge précisant les accès qui lui seront donnés en fonction de son poste dans votre organisation. Certains postes nécessiteront d’avoir un talkie-walkie, pensez-y donc bien en amont pour éviter les courses de dernières minutes qui génèreront un stress dont vous pourrez vous passer le jour J.

6 – Après le concert

Ça y est, votre concert s’est bien déroulé, le public est ravi, vos artistes sont satisfaits et vous les avez payés ainsi que les prestataires et le personnel. L’aventure ne s’arrête toutefois pas là !

Pensez d’abord à ranger la salle et ses alentours et à défaire vos installations puis faites les comptes et faites-en une déclaration à la SACEM.
Vous pourriez organiser une petite fête avec vos prestataires, les éventuels bénévoles, vos équipes et peut-être les artistes. De cette manière vous remerciez tous les acteurs du succès de votre événement, idéal pour entretenir une bonne relation en vue d’événements futurs.

Enfin, compilez toutes vos retombées presses dans une revue de presse.

7 – Bien communiquer sur son concert

Vous l’aurez remarqué, à aucun moment encore nous n’avons évoqué la communication autour de votre concert. Elle est pourtant primordiale pour assurer le succès de votre événement. En effet, elle est omniprésente dans l’organisation d’un concert aussi bien que pour n’importe quel événement.

Il existe un certain nombre de supports pour faire une promotion efficace de votre concert. Votre billetterie est une première vitrine, qu’elle soit intégrée dans un site web ou un mini-site elle constitue un premier support de communication pour donner toutes les informations et le ton, l’ambiance de l’événement avec la possibilité d’intégrer une vidéo et des visuels.
Tenez tout d’abord tous vos fans au courant en mettant en ligne votre concert sur votre blog ainsi que sur tous les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes inscrits. Incluez-y toutes les informations pratiques ainsi que les informations sur la programmation.

Les canaux de communication

- Le blog : Écrivez régulièrement sur votre concert, dans des petits billets sur les artistes qui participeront, la scénographie, la salle dans laquelle il se tiendra… Vous pourriez faire des interviews des artistes et leur demander de les relayer sur leurs réseaux sociaux. Votre blog pourra aussi vous servir de relai pour les retombées médias que vous obtiendrez !
- Les réseaux sociaux : ils sont un canal à privilégier pour parler de votre concert. Impliquez les artistes, la salle, votre équipe et les participants pour qu’ils relaient vos contenus et ainsi donnent de la visibilité à votre événement.
  1. Créez votre événement sur Facebook en y indiquant toutes les informations pratiques, en présentant les artistes (interviews, photos, vidéos de concerts passés…). Intégrez votre billetterie directement sur l’événement ou votre page.
    Relayez les articles de presse et partagez des morceaux des artistes sur la page de votre événement.
    Pour obtenir plus de visibilité, vous pourriez créer une publicité Facebook. Pour ce faire, vous définissez votre audience cible (âge, localisation, centres d’intérêt…), définissez un budget par jour et lancez la promotion, Facebook se charge ensuite de la rendre un maximum visible.
  2. Twitter est aussi très adapté à la promotion de concerts. Privilégiez les photos et vidéos sur ce canal en partageant des interviews, des extraits de répétitions, des photos de la salle ou des concerts passés des artistes programmés. La fréquence est importante, n’hésitez pas à relayer les comptes et tweets des artistes, partenaires, ….
    Selon votre cible, des réseaux comme Snapchat ou Instagram peuvent être à préférer.
  3. Des jeux concours peuvent être mis en place sur ces plateformes afin de vous faire gagner en visibilité. Vous pouvez mettre des places à gagner, des extras du type accès en backstage ou aux balances, ou des goodies. Il est courant de les faire gagner par tirage au sort après partage, like et commentaire du post du jeu concours. De cette manière vous atteindrez des personnes qui ne vous suivent pas par l’intermédiaire de relations en commun.
- Newsletter et emailing : si vous disposez d’une base de données sur vos fans, pensez à leur envoyer une newsletter 3 mois à l’avance pour leur annoncer le concert, leur transmettre les informations pratiques et leur donner accès à votre billetterie. Renvoyez-leur une piqûre de rappel à l’approche du concert, avec pourquoi pas un code promotion ?
- Au-delà des réseaux sociaux et de votre blog, la presse et les médias en général pourront être des alliés de taille pour donner de la visibilité et de la crédibilité à votre événement. Il sera toutefois difficile d’obtenir des articles, prévoyez donc un plan bien à l’avance.Commencez par rédiger un communiqué de presse original, agrémenté de photographies et/ou de vidéos en présentant le ou les groupes qui joueront, la salle de concert, l’esprit de votre concert, avec un lien vers la billetterie.
  Ciblez ensuite les médias spécialisés dans la musique, plus particulièrement dans le style de musique que vous avez programmé et envoyez-leur le communiqué. Sachez que vous n’obtiendrez sans doute pas de réponse tout de suite, laissez le temps aux journalistes de donner suite à votre message. Si vous n’avez pas de réponse une semaine après, relancez-les par téléphone, proposez-leur de renvoyer le communiqué et de faire une interview des artistes (avec l’accord du tourneur), il faut garder en tête qu’il n’a aucun intérêt à parler de vous. Ce qu’il cherche, c’est un article qui puisse intéresser ses lecteurs. Rédigez-donc votre communiqué dans le but de le convaincre que vous êtes en possession d’une exclusivité, d’une actualité de taille pour le secteur en question.
- Print : selon votre budget, il pourra être opportun de lancer une campagne d’affichage. Créez des affiches et des flyers contenant la programmation, les informations pratiques, les éventuels partenaires, l’adresse de votre site web/blog et vos réseaux sociaux. Distribuez-les et affichez-les ensuite autour des lieux de fêtes, des quartiers et commerces où passe le public que vous tentez d’attirer.

Pendant le concert

La communication doit continuer pendant le déroulement de l’événement. Vous pourriez par exemple diffuser en live sur les réseaux sociaux des extraits du concert ou des dernières répétitions et balances. Rappelez bien les informations pratiques et les horaires de votre événements sur vos pages.

Après le concert

Après l’événement, vous devrez capitaliser sur le succès de votre concert ou au contraire sur les ratés de celui-ci. Remerciez vos prestataires, félicitez les artistes, remerciez le public. Coupez l’herbe sous le pied des critiques en expliquant les défauts et problèmes auxquels vous avez dû faire face. Rien de pire qu’un organisateur qui fait l’autruche devant les critiques du public, reconnaitre les couacs pour ne faire que s’améliorer.

Vous aussi, organisez votre concert simplement avec Weezevent en cliquant ci-dessous :