Une fois votre événement passé il est très important de faire un bilan. Il est souvent difficile de savoir quoi regarder dans toutes les informations que l’on peut récolter. A la fin de votre événement, tout naturellement vous allez chercher le retour sur investissement de toute cette organisation et les retombées bénéfiques de vos choix et décisions. Quelles sont les données et indicateurs à suivre pour savoir tirer un bilan clair et lisible de son événement ?
Selon l’événement organisé vos objectifs ne sont pas les mêmes et ainsi le choix des éléments à analyser et interpréter est spécifique à chaque type d’événement.
Sommaire
1. Vos ventes & recettes
2. Les données liées au tracking de votre site internet
3. Les indicateurs de vos actions de communications
4. La participation à votre événement
5. Récolter des retours d’expérience
1. Vos ventes & recettes
Le premier bilan de votre événement
Simplement et évidemment, si votre événement est payant, lors d’un bilan les premières questions à vous poser sont : êtes-vous rentré dans votre budget ? Avez-vous réalisé les ventes attendues ? Est-ce que vos recettes ont couvert vos dépenses ? Avez-vous fait un bénéfice ?
L’analyse de votre billetterie
Le nombre de billets vendus/jour, le déroulement de vos ventes et savoir si l’objectif d’inscrits ou de places vendues a été atteint. Est-ce que l’événement était sold-out avant ou au contraire est-ce que tout a été vendu en dernière minute ou sur place ? Voyez-vous des périodes de ventes significative sur l’année (fêtes, saison estivale ou au contraire pendant l’hiver, …) ?
La périodicité de vos ventes est importante afin d’en ressortir et dresser le comportement d’achat de vos participants mais aussi les actions — ou manque d’action, qui ont pu pénaliser les ventes. Autant d’interprétations permettant de prévoir et anticiper l’année suivante.
Le panier moyen d’achat
Il également intéressant de regarder le panier moyen d’achat de vos participants, en lien avec le nombre de billets vendus, le panier moyen est un indicateur du comportement d’achat : achètent-ils en groupe ? seuls ? fréquemment si vos événements sont récurrents ou sur toute la période de l’événement (plusieurs sessions, jours, éditions) ? Dans ce sens, les billets vendus en premier ou le plus rapidement sont aussi un indicateur est-ce les pass, les offres promo ou bien les billets 1 jour ?
Croiser les résultats
Tous les constats tirés sont à mettre en parallèle avec des données complémentaires : votre programmation par exemple, la météo qui à pu jouer sur les décisions des participants, les moyen de logement aux alentours, les événements sur la même période etc.
Par exemple, si le comportement d’achat de vos participants est plutôt sur de l’achat groupé mais que les ventes ont été tardives, pourquoi ne pas faire de offres de groupes plus tôt dans l’année, proposez des animations ou encore des moyens transports pour faciliter leur venue et/ou leur expérience.
Analyser les recettes sur place
Quelles ont-été vos recettes sur place ? Si vous avez un moyen de paiement dématérialisé sur le site de votre événement, vous pouvez suivre en direct les ventes cashless et ainsi avoir un aperçu des recettes en temps réel pouvant donner la possibilité de réagir, recadrer, ou moduler certains aspects de l’événement.
2. Les données liées au tracking de votre site internet
Ces indicateurs là sont essentiels pour mieux connaître vos acheteurs et participants : données socio-démographique, sources (d’où viennent-ils) : est-ce via les réseaux sociaux ou plutôt vos budgets publicitaires et partenariats média ? Ont-ils été attiré par vos différents articles blogs et le référencement qui en découle ?
Le tracking des visites sur votre site web vous donne de bons moyens de connaître le comportement de vos acheteurs mais aussi de ceux qui n’ont pas acheté : où se sont-ils arrêtés et pour quelles raisons ? La navigation a pu leur sembler difficile, ou les informations recherchées étaient manquantes.
Ce sont des indicateurs à suivre avant la date de votre événement, et même avant le début de vos différentes campagnes de communication. En suivant précisément ces différents points, vous serez à même de procéder aux petits changements nécessaires sur le site ou de communiquer sur ces points d’alertes précis ! En fournissant des efforts pour assurer ce suivi, vous pourrez dresser un compte rendu complet et procéder à l’ensemble des améliorations nécessaires pour maximiser vos ventes pour les prochaines éditions.
3. Les indicateurs de vos actions de communications
Lié au tracking de votre site web, il est pertinent de suivre les retombées de vos actions de communication web et print.
Cette analyse est plus aisée sur le web, puisque vous pouvez suivre les statistiques de vos pages, post sur les réseaux sociaux, articles, publicités (ads) et ainsi voir les moments où votre audience est présente et la plus à l’écoute de vos messages (via l’engagement — clics, commentaires, partages).
Lors de vos temps de communications, vous pourrez voir l’impact que cela a sur les visites sur votre site par exemple, ou les ventes. Les répercussions d’une visibilité print ou d’affichages se verront via les indicateurs cités ci-dessus.
Côté presse, la réalisation d’une revue de presse vous permettra d’avoir, à la fin de votre événement, une vue sur l’ensemble des retombées médias. Compilez dans cette revue de presse les articles où vous êtes cités, les interviews données, les prises de contacts après envoi de communiqués ou de temps de communication.
4. La participation à votre événement
Tout d’abord, faites la comparaison entre la première étape, le suivi de vos recettes et ventes et le nombre de personnes effectivement présentes à votre événement. Le contrôle des accès sur place vous permet un suivi en temps réel du remplissage de votre événement, les heures de pointes, le nombre de participants et quels participants (selon leur billet).
Ces informations essentielles pour mesurer la réussite de l’événement et l’affluence sur place. Cela vous permettra également de pouvoir identifier les améliorations liées à la gestion des publics : devez-vous proposez plusieurs créneaux d’arrivée pour fluidifier l’accès ? les horaires proposées correspondent-elles aux horaires réelles de présence de vos participants ? devez-vous prévoir plus de bénévoles pour accueillir vos participants ?
5. Récolter des retours d’expérience
À la fin de l’événement, n’hésitez pas à demander à vos participants et vos équipes, un retour d’expérience. Via emailing, vous pouvez envoyer un formulaire afin de recueillir leurs avis et impressions. Pensez bien à le faire dès la fin de l’événement, à chaud les participants pourront répondre et se donner la peine de remplir le formulaire. Il est important de bien réfléchir aux questions, ne demander que des questions / avis où vous avez un vrai besoin d’information et de retours. Sur toutes les parties de l’événement : accueil, restauration, solution, parcours et expérience participant et ne pas oublier les commentaires libres, laissez la parole. Le formulaire doit rester court et simple (menu déroulant, choix multiple, gradation ou notation) afin d’inciter les participants à répondre et de ne pas créer un obstacle qui les fera abandonner en cours de remplissage.
Toutes ces informations vous permettront d’en tirer des conclusions pour votre prochain événement et la stratégie de vente et de communication liée. Vous connaîtrez les moments propices pour communiquer, les messages à faire passer et les promotions possibles.
Prenez le temps d’analyser, de comparer aux années précédentes, à d’autres événements. Le retour de vos équipes et prestataires est tout aussi important, y a‑t-il eu des imprévus qui ont pu se répercuter sur des retours participants, sur l’expérience ?
Si le positif est plus valorisant et agréable, ne fermez pas les yeux sur les points négatifs que vous et vos participants ont détecté. Il s’agit d’informations précieuses qui vous aideront à l’amélioration de vos prochaines éditions.
Vous avez maintenant en main l’ensemble des clés pour dresser de le bilan de votre événement.
Découvrez nos conseils supplémentaires pour dresser le bilan de votre événement :
- Pourquoi et comment recueillir l’avis des participants à votre événement
- Rédiger l’e‑mail de remerciement parfait à la suite de votre événement
- 5 idées pour fidéliser vos participants après un événement
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