Het organiseren van een navigatietocht vraagt om grondige voorbereiding en planning. Zoals bij elk sportevenement zijn er veel zaken om rekening mee te houden, van veiligheid en logistiek tot het beheer van deelnemers en hun inschrijvingen.
Ontdek al onze tips voor een geslaagde navigatietocht!
Samenvatting
1. Alles wat je moet weten over de navigatietocht
De navigatietocht behoort tot de meest populaire sportieve activiteiten voor hardlopers en natuurliefhebbers. Het voordeel van een navigatietocht is dat het zowel individueel als in groepen kan worden gedaan, geschikt is voor alle leeftijden en verschillende moeilijkheidsgraden kent. Tijdens een navigatietocht heeft elke deelnemer een gedetailleerde kaart nodig, die van tevoren is voorbereid, met daarop de locaties van de controleposten en het verloop van het parcours.
Teams kunnen de informatie en waarschuwingspunten op de kaart gebruiken om obstakels zoals begroeiing, water of ruw terrein te vermijden. Een navigatietocht vereist dus zowel fysieke als mentale voorbereiding, zoals het kunnen oriënteren, het lezen van een kaart of kompas, en het naleven van veiligheidsmaatregelen.
2. Kies de juiste locatie
De eerste stap in de planning van een navigatietocht is het kiezen van de juiste locatie. De locatie moet voldoen aan de volgende criteria om niet alleen de veiligheid van de deelnemers te waarborgen, maar ook voldoende ruimte te bieden voor een goed verloop van het evenement:
- Voldoende afstand van drukke routes (fietspaden, wegen…)
- Relatief bosrijk zijn, breed met veel paden om de deelnemers verschillende opties te bieden.
- Toch goed toegankelijk voor alle deelnemers, ongeacht hun niveau.
Afhankelijk van de gemeente waar het terrein zich bevindt, kunnen er verplichtingen zijn, zoals het aanvragen van toestemming voor een bepaald tijdstip. Neem contact op met de lokale autoriteiten (gemeente…) om meer te weten over de verantwoordelijkheden die je als organisator hebt.
3. Maak de navigatiekaarten
Navigatiekaarten zijn een essentieel onderdeel van het evenement. Ze moeten nauwkeurig en gemakkelijk leesbaar zijn, zodat deelnemers de verschillende controleposten langs het parcours kunnen vinden. De controleposten moeten strategisch worden geplaatst om een interessante uitdaging voor de deelnemers te creëren, waarbij de kleur van de post varieert afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van het parcours. Je kunt ook elektronische controleposten gebruiken om de tijden van de deelnemers te registreren.
Wat betreft de kaart zelf, is een IGN-kaart op schaal 1/10.000 geschikt voor een eenvoudige lezing van de paden en kleuren. De volgende stap is om de verschillende onderdelen van het parcours te combineren met behulp van een specifiek kleurensysteem: blauw voor waterlopen, geel of groen voor flora, en zwart voor planimetrie (wegen, spoorwegen, gebouwen, enz.).
Voor meer gemak kun je sites zoals Géoportail gebruiken, die gratis zijn en je in staat stellen aangepaste kaarten te maken op basis van de basiskaarten en gegevens van IGN. Je kunt ook kaderen, etiketteren en de controleposten nummeren.
4. Plaats de controleposten
Zodra de kaarten zijn opgesteld, komt het beheer en de plaatsing van de controleposten. Het installeren van gekleurde controleposten op een hoogte van 1 tot 1,5 meter van de grond kan als referentie dienen op de gekozen plaatsen. Om het gemakkelijker te maken, kun je een A4-papier met het nummer van de marker in een plastic hoes gebruiken.
Het is aan te raden een teamlid aan elke post toe te wijzen op de dag zelf, mits het beschikbare personeel voldoende is. Zorg ervoor dat de kleuren van de controleposten overeenkomen met de moeilijkheidsgraden van de verschillende parcours. Gebruik bijvoorbeeld het kleurensysteem van skipistes: groen voor makkelijke parcours, blauw, rood en zwart voor steeds moeilijkere niveaus.
5. Bereid de apparatuur en logistiek voor de tocht voor
Voor een succesvolle navigatietocht heb je specifieke materialen nodig, zoals kompassen, kaarten en controleposten, maar ook vlaggen, touwen en pennen. Daarnaast is het nuttig om de logistiek van het evenement te plannen.
Zorg voor een specifieke ontmoetingsplaats vóór de start, met voldoende parkeermogelijkheden in de buurt, een plek om tafels voor drankjes en voedsel na de tocht neer te zetten, een of meerdere informatiepunten, enzovoort. Voorzie ook zeilen en tenten voor slecht weer (regen, wind…).
6. Zorg voor een online inschrijfsysteem
Om de inschrijving voor je navigatietocht te vergemakkelijken, zorg je voor een gebruiksvriendelijk online ticketsysteem waarmee deelnemers hun tickets snel en eenvoudig kunnen kopen.
Je ontvangt de e-mailadressen van de deelnemers en kunt ze een samenvattende e-mail sturen met belangrijke informatie over de tocht, het ticket, de huisregels, de benodigde uitrusting, enzovoort.
7. Zorg voor de veiligheid van de deelnemers
Veiligheid is essentieel voor elk sportevenement (hardloopwedstrijd, voetbaltoernooi…), inclusief de navigatietocht. Zorg ervoor dat je de deelnemers informeert over de veiligheidsregels in de inschrijvingsmail en ook vóór de start van de tocht. Bied ze de nodige veiligheidsuitrusting, zoals fluitjes of rookpistolen voor noodgevallen.
Zorg ook voor een medisch team dat te allen tijde kan ingrijpen.
8. Promoot je evenement
Om het aantal inschrijvingen te bevorderen, vergeet niet om je navigatietocht goed te promoten. Maak gebruik van sociale media (Facebook, LinkedIn, Instagram…), advertenties, flyers, of aankondigingen in lokale kranten of op websites.
Zorg ervoor dat je alle belangrijke informatie opneemt, zoals de datum, locatie, kosten en de regels van de tocht.
De oplossingen van Weezevent bieden de organisator van een navigatietocht een compleet platform om de inschrijvingen van deelnemers efficiënt te beheren en de logistiek van het evenement te vergemakkelijken.
