Ongeacht de grootte heeft elk festival een solide en goed opgesteld businessplan nodig. Het opstellen van een businessplan voor een festival kan enige tijd in beslag nemen, maar de moeite is het waard. De doelstellingen en de missie van je evenement kunnen duidelijker worden gedefinieerd, de financiële haalbaarheid en het potentieel kunnen worden geëvalueerd, en de benodigde middelen voor de uitvoering kunnen worden vastgesteld met behulp van een solide businessplan.
Je businessplan moet volledig zijn en voldoende informatie bevatten om vragen van potentiële partners, lokale autoriteiten of nieuwe teamleden te beantwoorden.
Hier zijn enkele richtlijnen voor het schrijven van het businessplan bij de organisatie van je festival.
Samenvatting
1. Schrijf een samenvatting
De executive summary moet een volledige maar beknopte beschrijving van je festival geven en dient er speciaal voor om jouw evenementen en je activiteit voor te stellen. Het moet minstens uit één pagina bestaan en de lezers informeren over de volgende punten:
- De inhoud van je evenement.
- De locatie en datum.
- De doelstellingen en de missie van je festival.
- De doelgroep.
- De betrokkenheid van belanghebbenden bij je festival.
- De voordelen die het biedt voor het milieu.
- Je persoonlijke presentatie.
- De verwachte opbrengsten en uitgaven.
De presentatie van de structuur van de onderneming en het team van je evenement zal enorm helpen bij het overtuigen van investeerders.
2. Kostenraming
Je moet de kosten van alle noodzakelijke uitgaven voor het organiseren van het evenement inschatten. Dit omvat de kosten voor het huren van de locatie, de productiekosten (inclusief het huren van apparatuur, het podium, geluid en verlichting), personeelskosten (de artiesten, technici, beveiligings- en schoonmaakpersoneel), marketingkosten en verzekeringskosten. Doe onderzoek om nauwkeurige offertes en schattingen voor alle uitgaven te krijgen.
3. Marktonderzoek
Je moet marktonderzoek doen om de vraag naar je festival te beoordelen. Je moet de huidige markttrends en de voorkeuren van je doelgroep begrijpen.
Het is raadzaam om gegevens te verzamelen over het profiel van de mensen die evenementen van soortgelijke aard bijwonen, hun verwachtingen en muzikale voorkeuren, maar ook de concurrentie en andere festivals die in jouw regio worden georganiseerd.
4. Voorbereiding van de marketingstrategie
Hoe ga je je evenement promoten? In deze sectie definieer je je ticketverkoopstrategie:
- Positionering: definieer je belofte en hoe je je evenement ten opzichte van de concurrentie positioneert.
- Budget: schat in hoeveel de promotie van het evenement in zijn geheel zal kosten.
- Kanalen: specificeer welke kanalen (zoals e-mail, post, zoekmachinemarketing en sociale media) je gaat gebruiken om het evenement te promoten en je publiek te bereiken.
- Ticketverkoop: geef de prijs van je tickets aan en hoe je van plan bent ze te verkopen.
Je moet dus een marketingstrategie ontwikkelen die de meest effectieve advertentiekanalen omvat om je doelgroep te bereiken, waaronder reclamecampagnes op sociale media, advertenties in lokale media, samenwerkingen met sponsors, wedstrijden en speciale aanbiedingen. Het uiteindelijke doel van het marketingplan moet een strategie omvatten om de bekendheid van je evenement te vergroten en deelnemers aan te trekken.
5. Voorbereiding van een operationeel plan
Een gedetailleerd operationeel plan moet worden opgesteld voor de dag van je festival. Het plan moet alle informatie bevatten met betrekking tot de logistiek, veiligheid, personeel, ticketverkoop, het rooster van de optredens, catering, toegang tot de locatie en de dienstverlening.
Je moet nauw samenwerken met leveranciers en partners om de soepelheid van de operaties op de dag van het evenement te waarborgen.
6. Financieel plan opstellen
Je moet een gedetailleerd financieel plan opstellen dat rekening houdt met de verwachte opbrengsten, kosten en winst. Dit plan moet een begroting, een haalbaarheidsanalyse en een schatting van de investeringen omvatten die nodig zijn om je festival op te starten. Je moet ook verkoop- en opbrengstprognoses opstellen om de winstprognoses op korte en lange termijn te bepalen.
Door het budget van je festival op te splitsen, kun je alleen inschatten of je winstgevend zult zijn of niet. Het kan zijn dat je niet over een definitief budget beschikt op het moment dat je dit document opmaakt. Zorg er daarom voor dat je het bijwerkt met de meest recente informatie (vooral na de afloop van het festival).
7. Onze tips
Je businessplan is dus een onmisbaar en strategisch document, maar het is ook de identiteit van je festival die eruit komt. De gebruikte taal moet altijd professioneel zijn, maar moet ook passen bij de aard en de merkstrategie van je festival.
Elk jaar komen er steeds meer festivals bij, wat betekent dat je moet weten wat jou onderscheidt om op te vallen. Je moet ook de marktkansen van je festival voor partners en sponsors tonen.
Vergeet niet dat het businessplan van je evenement een levend en evoluerend document is. Werk het bij voor elke nieuwe wijziging of tegenslag.
Met Weezevent organiseer je je festival eenvoudig en veilig met onze tools voor ticketverkoop, toegangscontrole, cashless betalingen en marketing en CRM.
