Grand Raid du Finistère

Pour sa deuxième édition, le Grand Raid du Finistère a enregistré une hausse de 300 % des inscriptions et triplé son nombre de bénévoles. Pour gérer efficacement cette équipe sur un terrain complexe, l’événement a utilisé WeezCrew. La solution a permis de centraliser l’ensemble des missions, d’assurer un suivi en temps réel et de simplifier l’intégration des bénévoles à la course grâce à des formulaires personnalisés.

Simplifier la gestion des formulaires en centralisant l’information

L’organisation du Grand Raid du Finistère nécessite de gérer une multitude de bénévoles avec des profils variés. Pouvoir collecter et stocker efficacement des informations spécifiques à chaque type de bénévole (kinésithérapeutes, personnel médical, prestataires, etc.) est capital pour l’événement, afin de pouvoir ensuite attribuer les missions et communiquer de manière fluide.

WeezCrew dispose de formulaires intégrés avec des champs personnalisables pour chaque catégorie de bénévoles. Ces formulaires ont recueilli les informations nécessaires, comme les disponibilités, une photo, un e-mail et le numéro de téléphone, facilitant ainsi l’organisation des équipes et les échanges avec le reste du staff. Toutes ces données ont été centralisées et réparties par segment dans une base de données, offrant une vue d’ensemble pour assurer la gestion des bénévoles et améliorant la communication entre les différents acteurs de l’événement.

Suivre en temps réel les missions et les bénévoles

Le Grand Raid du Finistère devait assurer un suivi en temps réel des missions et des positions de chaque bénévole, en particulier sur un terrain complexe et étendu. La sécurité et l’efficacité de l’événement dépendaient de la capacité à localiser rapidement les bénévoles tous situés aux points de passage des coureurs.

Avec le système de cartographie interactive intégré à WeezCrew, chaque bénévole était représenté sur une carte, permettant de gérer d’un clin d’œil l’affectation des missions, facilitant ainsi la coordination et la gestion des ressources. Grâce à ce suivi en direct, les organisateurs ont pu intervenir rapidement en cas de besoin et ajuster la répartition du staff en fonction des priorités.

Fidéliser et former les bénévoles pour pérenniser l’événement

Le Grand Raid du Finistère est un événement récent, et le nombre de bénévoles est en croissance, bien que certains n’aient jamais participé à un événement sportif. Bâtir une équipe de bénévoles engagés et bien formés, afin que chacun soit la vitrine de l’événement, était essentiel pour François Hinault, Président de la course.

Pour cela, l’événement a mis en place une stratégie de communication proactive pour informer et former les bénévoles bien en amont. Les outils de communication intégrés, tels que les SMS et les campagnes d’e-mails, ont permis de diffuser des informations pratiques, des formations et des rappels réguliers. Cette approche a renforcé le sentiment d’appartenance des bénévoles, les a préparés à leur rôle sur le terrain et a motivé leur engagement. En les impliquant dès le début et en créant un lien solide, l’événement les a incités à revenir pour les éditions futures.