Vous souhaitez organiser un événement professionnel ? Un moment pour échanger avec vos prospects, partenaires ou clients, les fidéliser ou les conquérir ? Le format du cocktail est une bonne occasion pour faire du networking avec un nombre de personnes restreint. Créez un événement unique qui rapproche autour d’apéritifs et d’un buffet.
Le format cocktail est une bonne alternative aux dîners assis qui ne favorisent pas une dynamique de mouvement et d’échanges. Le format cocktail incite au networking car tout le monde est debout et peut déjeuner ou dîner tout en discutant et en se déplaçant. Afin de créer des conditions de conversations et de rencontres optimales, et pour établir des relations fortes avec et entres vos invités, l’organisation de votre cocktail doit être parfaite.
Définir le format
Beaucoup d’idées peuvent être rangées derrière le terme “cocktail”. À vous de réfléchir au format le plus opportun. Est-ce un cocktail dînatoire ou déjeunatoire ? Est-il intégré à un autre événement — convention, événement annuel de l’entreprise ? Qui sont vos invités ? Qu’attendez-vous de cet événement : élargir vos relations professionnelles, obtenir de nouveaux clients, fidéliser vos clients actuels… Autant de questions et d’objectifs qui vous permettront de poser le cadre de votre événement.
Réserver le lieu parfait
Pour l’organisation d’un événement, le lieu est souvent un point central et stratégique. Il l’est encore plus dans le cas d’un cocktail, dont le lieu se doit d’être à la hauteur de vos objectifs et de vos invités. Accueillez-les dans un lieu inédit, original ou représentatif de votre entreprise/activité/thème. La première impression de vos invités à votre cocktail sera bien celle du lieu, alors ne vous précipitez pas dans le choix. N’hésitez pas à sortir du cadre, à chercher des lieux inattendus pour qu’ils s’y sentent comme des VIPs.
N’oubliez les aspects pratiques. Votre lieu doit être accessible pour vos invités, en transports en commun et/ou voiture. La présence d’un espace vert, en extérieur si possible, est toujours un plus.
Fixer une date en semaine
Un point peut sembler évident mais important à rappeler : un événement professionnel a très souvent lieu en semaine. Vos participants seront plus favorables à se réserver une soirée ou un déjeuner pro en semaine. Faites attention aux autres événements pro auxquels ils pourraient participer. Pour des raisons pratiques et afin de vous assurer de leur venue, veillez à bien les prévenir en amont de votre cocktail.
S’assurer de la présence des invités
Afin d’être certain de la venue de vos invités, prévenez-les assez tôt avec un classique “Save The Date”, suivi d’une invitation personnalisée et de relances. Facilitez la sauvegarde de cet événement grâce aux applications mobiles : Google Agenda, Calendrier iOS, événements Facebook, etc. Pour gérer vos invitations et inscriptions, créez votre plateforme d’inscription personnalisé pour vous faciliter la vie et gagner du temps. Le jour J, vous aurez en un coup d’œil les informations de tous vos invités et contrôlerez les entrées si vous le souhaitez.
Choisir les bons prestataires
L’ambiance de votre cocktail est aussi importante que le lieu. Accueillez vos invités dans une ambiance permettant de briser la glace et créer des rencontres rapidement. Pour l’occasion, vous pouvez éventuellement penser à des animations, des stands et zones spécifiques. Portez une attention toute particulière aux prestataires et intervenants auxquels vous souhaitez faire appel. Le format cocktail permet d’être avec vos clients et prospects dans un format informel, alors oubliez les présentations et discours trop pompeux. Favorisez des animations et interventions courtes, incitez vos invités à y participer et à interagir.
Les petits plus d’un événement professionnel
Les petits plus sont les éléments dont les invités se rappelleront une fois votre événement terminé. Cela peut être une activité et un thème particuliers, une boisson ou un plat original, des goodies et attentions offertes lors du cocktail, un remerciement personnalisé à la suite de l’événement… Ne minimisez pas ces gestes car ils peuvent faire toute la différence !
Vous avez tous les ingrédients pour préparer le cocktail parfait. Vous n’avez plus qu’à adaptez ces conseils aux particularités de votre entreprise !
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