Les 8 étapes pour organiser son événement, sans accrocs

Les 8 étapes pour organiser son événement, sans accrocs

1/ Poser les fondements sur le papier

La toute pre­mière chose : défi­nir ses objec­tifs, l’ambition de son évé­ne­ment sur le papier. Cla­ri­fiez l’ampleur de votre évé­ne­ment, l’objectif, son ADN, à qui s’adresse-t-il et pour­quoi existe-il ?
Avec une mul­ti­tude d’événements fes­tifs, cultu­rels, spor­tifs, … il est impor­tant de sor­tir du lot, d’apporter quelque chose de dif­fé­rent ! Écrire tout ça sur le papier vous per­met­tra d’établir vos avan­tages, votre USP : Unique Sel­ling Pro­po­si­tion – soit Pro­po­si­tion de valeur en fran­çais.

Ces élé­ments vous seront utiles afin de gar­der une ligne direc­trice, de ne pas vous épar­piller en che­min, dans l’organisation et tout ce que cela demande à pen­ser. Objec­tifs et axes stra­té­giques sont éga­le­ment néces­saires pour pré­sen­ter votre pro­jet à des poten­tiels par­te­naires, spon­sors, à la presse, à vos pres­ta­taires et vos équipes !

Ce tra­vail vous per­met éga­le­ment de réflé­chir à l’ADN de l’événement, l’identité que vous sou­hai­tez lui don­ner, gra­phi­que­ment, dans le ton de vos mes­sages et dans le pro­gramme de l’événement par exemple.

2/ Un rétroplanning complet et le budget prévisionnel associé

Il sera votre meilleur ami, le phare de votre <strong>organisation</strong> ! Pre­nez bien le temps de pla­ni­fier toutes les tâches que vous allez devoir gérer tout au long de l’organisation jusqu’au jour J, et n’hésitez pas à reve­nir des­sus au fil des mois.

Cela va com­prendre (de façon non-exhaus­tive) :

  • la consti­tu­tion de vos équipes ;
  • la recherche de par­te­naires, de pres­ta­taires ;
  • la créa­tion de vos outils de com­mu­ni­ca­tion ;
  • la créa­tion de votre billet­te­rie en ligne ;
  • la pro­duc­tion des élé­ments sur votre évé­ne­ments ;
  • la recherche d’intervenants, de groupes musi­caux ;
  • la sécu­ri­té et toutes les étapes admi­nis­tra­tives et légales…

Les étapes sont nom­breuses et variées selon votre évé­ne­ment. Une fois toutes lis­tées et pla­ni­fiées, vous pour­rez enta­mer l’organisation de votre évé­ne­ment serei­ne­ment. Atten­tion, l’événementiel est bien connu pour être un sec­teur rem­pli de rebon­dis­se­ment, n’hésitez pas à anti­ci­per les obs­tacles, les plans B, C et D.

En paral­lèle, c’est éga­le­ment le moment de pré­voir le bud­get de votre évé­ne­ment, les fonds dis­po­nibles, les recettes pré­vi­sion­nelles, les besoins finan­ciers, etc. Il est plus simple une fois l’ensemble des tâches et poste de dépenses en tête de s’attaquer à cette par­tie. Ce bud­get pré­vi­sion­nel sera le docu­ment néces­saire pour vos pros­pec­tions de mécènes, par­te­naires, spon­sors.

3/ Faire équipe avec des sponsors et partenaires ou mécènes

L’une des pre­mières étapes de votre rétro­plan­ning sera la recherche et vali­da­tion de par­te­naires et spon­sors ou encore mécènes, sou­tiens sans faille et pou­vant être d’une grande aide tant sur un aspect finan­cier, maté­riel qu’humain et favo­rable pour un meilleure visi­bi­li­té.

Cela vous deman­de­ra du temps et de l’énergie, l’essentiel est bien de défi­nir quelle orga­ni­sa­tion serait inté­res­sée, à laquelle vous pour­rez appor­ter des béné­fices et à l’inverse selon ce qu’elle pour­rait vous appor­ter. Cela peut être sur des notions comme <strong>l’ancrage ter­ri­to­rial, l’image et la notoriété</strong> que vous pour­rez lui appor­ter et vice-ver­sa, l’engagement por­té par l’événement, <strong> la thé­ma­tique et les sujets intro­duits (inter­ven­tion, tables rondes, débats)</strong> et les pos­si­bi­li­tés d’actions lors de l’événement (prise de parole, stand, dis­tri­bu­tion d’échantillon, …).
On vous en parle plus en détail ici !

4/ Des prestataires événementiels de choix

Par­te­naires et spon­sors en recherche, vous allez éga­le­ment avoir à vous pen­cher sur les pres­ta­taires. Selon l’ampleur, la thé­ma­tique et la confi­gu­ra­tion de votre évé­ne­ment, vos besoins sont différents.<br> De façon géné­rale, il est com­mun d’avoir à contrac­ter avec :

  • un pres­ta­taire pour assu­rer la sécu­ri­té du site et les accès ;
  • un trai­teur, four­nis­seur ou une entre­prise assu­rant la res­tau­ra­tion pour vos équipes et vos invi­tés ;
  • en amont de l’événement la billet­te­rie ou pla­te­forme d’inscription, la ges­tion des invi­ta­tions et accré­di­ta­tions ;
  • un pres­ta­taire tech­nique pour tout ce qui va être son et lumière, réseau inter­net, …

Beau­coup de postes d’organisations peuvent faire appel à des pres­ta­taires. Pour bien les choi­sir, n’hésitez pas à faire des appels d’offres, un cahier des charges repre­nant vos attentes et besoins, afin de voir leurs offres et prix.

5/ Une billetterie sold-out !

On en par­lait juste avant, la billet­te­rie ou vos ins­crip­tions sont le pouls de votre évé­ne­ment. Assu­rez l’affluence de votre évé­ne­ment avec une billet­te­rie en ligne bien en amont et une com­mu­ni­ca­tion ryth­mée pour garan­tir vos ins­crip­tions ou ventes.

Les options sont mul­tiples pour faire vivre votre billet­te­rie, par exemple :

  • Créez des codes pro­mo­tion­nels pour inci­ter vos par­ti­ci­pants à par­ta­ger ou com­mu­ni­quer sur votre évé­ne­ment, ou sur des temps forts (fêtes, soldes, …) pour boos­ter vos ventes.
  • Confi­gu­rez des temps de ventes, de nom­breux évé­ne­ments adoptent cette tech­nique de palier de prix par tem­po­ra­li­té, les pre­miers à s’inscrire auront des tarifs pré­fé­ren­tiels, les seconds à un prix un peu plus éle­vé et ain­si de suite. Une bonne façon de modu­ler vos tarifs et d’assurer une visi­bi­li­té sur l’affluence de votre évé­ne­ment.
  • La vente sur place peut être aus­si une bonne solu­tion selon votre évé­ne­ment.

6/ Une communication forte

Très for­te­ment liée au fait que votre billet­te­rie soit sold-out, la com­mu­ni­ca­tion de votre évé­ne­ment doit être pen­sée en amont afin de se déclen­cher sur des temps et périodes défi­nis et per­met­tant d’être tou­jours plus impac­tante, la date de l’événement appro­chant.

Ciblez vos poten­tiels par­ti­ci­pants sur les sup­ports les plus appro­priés, les réseaux sociaux, la presse, via de l’affichage, de l’échange de visi­bi­li­té ou de mar­chan­dises avec des par­te­naires et médias. N’hésitez pas à créer des avan­tages à s’inscrire plus tôt, des jeux concours, des codes pro­mo­tio­nels comme nous vous en par­lions au-des­sus. Les outils de com­mu­ni­ca­tion sont nom­breux pour opti­mi­ser le rem­plis­sage, à vous de défi­nir les plus per­ti­nents.

Créez votre <strong>dossier de presse</strong> pour que les médias parlent de vous, la presse locale et régio­nale peut être inté­res­sée, avec prise de parole, témoi­gnage, ou repor­tage le jour J. Selon votre bud­get votre stra­té­gie sera plus ou moins ambi­tieuse.

7/ Des invités chouchoutés

Pen­sez à vos invi­tés, les VIP et vos par­ti­ci­pants en géné­ral avant tout. N’hésitez pas à rap­pe­ler les infor­ma­tions essen­tielles et pra­tiques en amont, à créer une ambiance convi­viale et cha­leu­reuse sur l’événement avec des espaces dédiés pour se res­tau­rer, échan­ger, pro­fi­ter de l’événement.

N’oubliez pas non plus toutes les infra­struc­tures telles que les toi­lettes, les points d’eau, l’accès aux per­sonnes à mobi­li­té réduite, les points d’informations selon l’envergure de votre évé­ne­ment, … Ne pas avoir à cher­cher par­tout et ne pas créer de file d’attente trop longue opti­mi­se­ront l’expérience par­ti­ci­pant.

8/ Jour J = Brief, communication et bilan

Avant le jour J, pen­sez à réca­pi­tu­ler toutes les infor­ma­tions néces­saires à vos invi­tés mais aus­si à vos équipes afin que tous sur place aient bien les infor­ma­tions dont ils ont besoin.
Les tal­kies ou télé­phones sont indis­pen­sables pour échan­ger entre postes et équipes sur les avan­ce­ments, les retours ou ques­tions qu’ils peuvent avoir. Un réfé­rent par poste d’organisation per­met de remon­ter et redes­cendre les infor­ma­tions plus faci­le­ment.

Une fois l’événement ter­mi­né, n’oubliez pas de faire un <strong>bilan</strong>, les points posi­tifs, les points d’alertes pour la pro­chaine édi­tion !

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