Les 8 étapes pour organiser son événement, sans accrocs.

8 étapes organisation événement Weezevent

1/ Poser les fondements sur le papier

La toute première chose : définir ses objectifs, l’ambition de son événement sur le papier. Clarifiez l’ampleur de votre événement, l’objectif, son ADN, à qui s’adresse-t-il et pourquoi existe-il ?
Avec une multitude d’événements festifs, culturels, sportifs, … il est important de sortir du lot, d’apporter quelque chose de différent ! Écrire tout ça sur le papier vous permettra d’établir vos avantages, votre USP : Unique Selling Proposition - soit Proposition de valeur en français.

Ces éléments vous seront utiles afin de garder une ligne directrice, de ne pas vous éparpiller en chemin, dans l’organisation et tout ce que cela demande à penser. Objectifs et axes stratégiques sont également nécessaires pour présenter votre projet à des potentiels partenaires, sponsors, à la presse, à vos prestataires et vos équipes !

Ce travail vous permet également de réfléchir à l’ADN de l’événement, l'identité que vous souhaitez lui donner, graphiquement, dans le ton de vos messages et dans le programme de l’événement par exemple.

 

2/ Un rétroplanning complet et le budget prévisionnel associé

Il sera votre meilleur ami, le phare de votre organisation ! Prenez bien le temps de planifier toutes les tâches que vous allez devoir gérer tout au long de l’organisation jusqu’au jour J, et n’hésitez pas à revenir dessus au fil des mois.

Cela va comprendre (de façon non-exhaustive) :

  • la constitution de vos équipes ;
  • la recherche de partenaires, de prestataires ;
  • la création de vos outils de communication ;
  • la création de votre billetterie en ligne ;
  • la production des éléments sur votre événements ;
  • la recherche d’intervenants, de groupes musicaux ;
  • la sécurité et toutes les étapes administratives et légales...

Les étapes sont nombreuses et variées selon votre événement. Une fois toutes listées et planifiées, vous pourrez entamer l’organisation de votre événement sereinement. Attention, l’événementiel est bien connu pour être un secteur rempli de rebondissement, n’hésitez pas à anticiper les obstacles, les plans B, C et D.

En parallèle, c’est également le moment de prévoir le budget de votre événement, les fonds disponibles, les recettes prévisionnelles, les besoins financiers, etc. Il est plus simple une fois l’ensemble des tâches et poste de dépenses en tête de s’attaquer à cette partie. Ce budget prévisionnel sera le document nécessaire pour vos prospections de mécènes, partenaires, sponsors.

 

3/ Faire équipe avec des sponsors et partenaires ou mécènes

L’une des premières étapes de votre rétroplanning sera la recherche et validation de partenaires et sponsors ou encore mécènes, soutiens sans faille et pouvant être d’une grande aide tant sur un aspect financier, matériel qu’humain et favorable pour un meilleure visibilité.

Cela vous demandera du temps et de l’énergie, l’essentiel est bien de définir quelle organisation serait intéressée, à laquelle vous pourrez apporter des bénéfices et à l’inverse selon ce qu'elle pourrait vous apporter. Cela peut être sur des notions comme l’ancrage territorial, l’image et la notoriété que vous pourrez lui apporter et vice-versa, l’engagement porté par l’événement, la thématique et les sujets introduits (intervention, tables rondes, débats) et les possibilités d’actions lors de l’événement (prise de parole, stand, distribution d’échantillon, …).

On vous en parle plus en détail ici !

 

4/ Des prestataires événementiels de choix

Partenaires et sponsors en recherche, vous allez également avoir à vous pencher sur les prestataires. Selon l’ampleur, la thématique et la configuration de votre événement, vos besoins sont différents.
De façon générale, il est commun d’avoir à contracter avec :

  • un prestataire pour assurer la sécurité du site et les accès ;
  • un traiteur, fournisseur ou une entreprise assurant la restauration pour vos équipes et vos invités ;
  • en amont de l’événement la billetterie ou plateforme d’inscription, la gestion des invitations et accréditations ;
  • un prestataire technique pour tout ce qui va être son et lumière, réseau internet, …

Beaucoup de postes d’organisations peuvent faire appel à des prestataires. Pour bien les choisir, n’hésitez pas à faire des appels d’offres, un cahier des charges reprenant vos attentes et besoins, afin de voir leurs offres et prix.

 

5/ Une billetterie sold-out !

On en parlait juste avant, la billetterie ou vos inscriptions sont le pouls de votre événement. Assurez l’affluence de votre événement avec une billetterie en ligne bien en amont et une communication rythmée pour garantir vos inscriptions ou ventes.

Les options sont multiples pour faire vivre votre billetterie, par exemple :

  • Créez des codes promotionnels pour inciter vos participants à partager ou communiquer sur votre événement, ou sur des temps forts (fêtes, soldes, …) pour booster vos ventes.
  • Configurez des temps de ventes, de nombreux événements adoptent cette technique de palier de prix par temporalité, les premiers à s’inscrire auront des tarifs préférentiels, les seconds à un prix un peu plus élevé et ainsi de suite. Une bonne façon de moduler vos tarifs et d’assurer une visibilité sur l’affluence de votre événement.
  • La vente sur place peut être aussi une bonne solution selon votre événement.

 

6/ Une communication forte

Très fortement liée au fait que votre billetterie soit sold-out, la communication de votre événement doit être pensée en amont afin de se déclencher sur des temps et périodes définis et permettant d’être toujours plus impactante, la date de l’événement approchant.

Ciblez vos potentiels participants sur les supports les plus appropriés, les réseaux sociaux, la presse, via de l’affichage, de l’échange de visibilité ou de marchandises avec des partenaires et médias. N’hésitez pas à créer des avantages à s’inscrire plus tôt, des jeux concours, des codes promotionels comme nous vous en parlions au-dessus. Les outils de communication sont nombreux pour optimiser le remplissage, à vous de définir les plus pertinents.

Créez votre dossier de presse pour que les médias parlent de vous, la presse locale et régionale peut être intéressée, avec prise de parole, témoignage, ou reportage le jour J. Selon votre budget votre stratégie sera plus ou moins ambitieuse.

 

7/ Des invités chouchoutés

Pensez à vos invités, les VIP et vos participants en général avant tout. N’hésitez pas à rappeler les informations essentielles et pratiques en amont, à créer une ambiance conviviale et chaleureuse sur l’événement avec des espaces dédiés pour se restaurer, échanger, profiter de l’événement.

N’oubliez pas non plus toutes les infrastructures telles que les toilettes, les points d’eau, l’accès aux personnes à mobilité réduite, les points d’informations selon l’envergure de votre événement, ... Ne pas avoir à chercher partout et ne pas créer de file d’attente trop longue optimiseront l'expérience participant.

 

8/ Jour J = Brief, communication et bilan

Avant le jour J, pensez à récapituler toutes les informations nécessaires à vos invités mais aussi à vos équipes afin que tous sur place aient bien les informations dont ils ont besoin.

Les talkies ou téléphones sont indispensables pour échanger entre postes et équipes sur les avancements, les retours ou questions qu’ils peuvent avoir. Un référent par poste d’organisation permet de remonter et redescendre les informations plus facilement.

Une fois l’événement terminé, n’oubliez pas de faire un bilan, les points positifs, les points d’alertes pour la prochaine édition !