Les fan zones sont au cœur de l’expérience d’un grand tournoi sportif, mais les gérer avec succès nécessite de surmonter une série de défis uniques.
C’est un environnement à pression maximale, où la rentabilité et la sécurité se jouent sur des fenêtres très courtes : avant le match, à la mi-temps, immédiatement après le coup de sifflet final.
Pendant ces séquences, des milliers de personnes consomment en même temps, se déplacent en masse et saturent les accès.
La moindre friction opérationnelle devient immédiatement visible : files d’attente, saturation des entrées, tension sécuritaire, perte de chiffre d’affaires.
Pour garder le contrôle, trois leviers sont structurants :
- sécuriser les revenus pendant les pics
- rendre la fréquentation prévisible
- piloter la capacité en temps réel
Sommaire
Gérer la demande de restauration avec les paiements cashless
Le défi des paiements dans les fan zones
Gérer les services de restauration pendant les grands tournois implique de naviguer dans un environnement sous haute pression, car les fan zones concentrent des milliers de transactions sur des laps de temps très courts. Les organisateurs doivent être pleinement préparés à gérer des pics de ventes courts et intenses qui se produisent de manière prévisible avant le match, pendant la mi-temps et immédiatement après la rencontre
La complexité opérationnelle est encore accentuée par l’ampleur de l’événement, des dizaines de vendeurs opérant simultanément sur le site. Gérer ces équipes présente ses propres obstacles, étant donné que le personnel temporaire tourne fréquemment tout au long de la durée du tournoi. Cela signifie que tout système déployé doit être immédiatement intuitif à utiliser.
Dans ces scénarios sous haute pression, l’efficacité est directement liée à la rentabilité car tout retard au moment du paiement se traduit directement par une perte de revenus. Il est essentiel de comprendre que les longues files d’attente n’affectent pas seulement l’expérience, mais réduisent également le nombre de transactions par visiteur.
La mise en place d’un système de paiement unifié offre également un niveau essentiel de contrôle financier. Étant donné que les accords avec les vendeurs impliquent souvent un pourcentage de leurs revenus, un système centralisé empêche une mauvaise déclaration des ventes, garantissant que les organisateurs perçoivent la part exacte qui a été négociée.
Enfin, les organisateurs doivent voir plus loin qu’un simple jour de match. Ces événements impliquent généralement une exploitation sur plusieurs semaines (souvent 20 à 30 jours) avec une gestion des stocks intégrée, ce qui nécessite une infrastructure capable de soutenir des opérations à grande vitesse et de suivre les inventaires sur une période prolongée.
Pourquoi le système cashless de Weezevent est idéal pour les fan zones
Pour faire face à ces pics de ventes extrêmes, WeezPay permet aux vendeurs d’accepter les cartes sans contact et les portefeuilles mobiles tels qu’Apple Pay et Google Pay. Ce système cashless garantit des transactions extrêmement rapides, ce qui se traduit directement par des files d’attente plus courtes et des revenus plus élevés par visiteur. De plus, le système fonctionne hors ligne, ce qui est crucial pour capitaliser sur des périodes de ventes intenses aussi courtes. Avec des solutions de paiement classiques, toute coupure d’internet pourrait être catastrophique pour les ventes.
Un obstacle opérationnel majeur est que les fan zones s’appuient fortement sur du personnel temporaire, des équipes de vendeurs tournantes et des temps de formation très courts. Si chaque nouveau membre du personnel nécessite une formation approfondie, cela impacte directement les revenus. C’est pourquoi notre solution est conçue pour s’adapter aux équipes temporaires à forte rotation. Il s’agit d’un système « plug-and-play » qui est incroyablement facile à utiliser, garantissant une adoption ultra-rapide. Les solutions standards de la vente au détail ne sont tout simplement pas adaptées à cet environnement, car elles sont conçues pour de très petites installations ou des espaces de vente traditionnels.
Avec des dizaines d’opérateurs sur site, une gestion centralisée est essentielle pour établir une tarification unifiée, des règles de paiement strictes et un alignement parfait entre tous les vendeurs. Ce logiciel est associé à des terminaux de point de vente mobiles faits pour l’événementiel. Ces terminaux bénéficient d’une longue durée de vie de la batterie et sont spécifiquement conçus pour les environnements extérieurs à fort volume où la pluie, les liquides et les éclaboussures de nourriture sont fréquents. Les organisateurs profitent d’un déploiement facile sur site et d’une gestion centralisée des appareils pour un suivi et un contrôle en temps réel de l’ensemble des équipements sur tout le site.
Lors de la gestion de grandes équipes tournantes, le système offre une sécurité avancée et des autorisations spécifiques pour le personnel. Les managers peuvent mettre en place différents rôles et niveaux d’accès, garantissant que les actions sensibles, comme les remboursements, sont strictement limitées au personnel autorisé pour éviter tout problème avec les travailleurs temporaires.
La plateforme va également au-delà des paiements de base pour permettre de paramétrer des scénarios complexes et hybrides. Cela inclut une gestion intégrée des promotions et la capacité de traiter les paiements NFC pour les VIP ou les sponsors qui reçoivent des gratuités chargés sur une carte ou un bracelet cashless. De plus, une gestion des stocks intégrée est incluse dans le système. Elle permet aux organisateurs de suivre précisément l’inventaire sur plusieurs jours ou semaines, ce qui est une nécessité absolue pour des fan zones fonctionnant de 20 à 30 jours. Cette fonctionnalité est rarement présente dans les solutions standards de la vente au détail.
Enfin, le système offre aux organisateurs un suivi en temps réel et des analyses post-événement. Les équipes peuvent surveiller des tableaux de bord de ventes en direct, suivre les performances des vendeurs au fil de l’événement et générer des rapports détaillés une fois l’événement terminé.
Contrôler l’affluence de la fan zone grâce à la pré-inscription
La pré-inscription aide les organisateurs
Gérer de grandes foules en toute sécurité nécessite une planification proactive et la mise en place d’un système qui aide les organisateurs à prendre une longueur d’avance cruciale. En demandant aux fans de s’inscrire à l’avance, les organisateurs de l’événement peuvent collecter des informations sur les participants avant même que l’événement ne commence.
C’est ce qu’on appelle la pré-inscription. Les données vitales que vous recueillez par ce biais permettent aux équipes de direction d’améliorer considérablement leur compréhension du public, en leur donnant une idée beaucoup plus claire de qui sera présent le jour J. De plus, le fait de disposer de ces informations à l’avance permet aux organisateurs de soutenir efficacement les protocoles de sécurité lorsque cela est nécessaire, car ils peuvent systématiquement accepter ou refuser les inscriptions en fonction de critères spécifiques de sécurité et de capacité.
Principes clés de la pré-inscription
Pour maximiser les inscriptions, le parcours utilisateur doit être totalement fluide. Mettre en place un processus d’inscription rapide et pensé pour le mobile garantit que les fans peuvent facilement réserver leur place lors de leurs déplacements. Il est crucial qu’aucune création de compte ne soit requise, supprimant ainsi les obstacles inutiles qui conduisent souvent à des abandons d’inscription. Tout le parcours d’inscription peut être intégré au site web de l’événement ou sur une simple page événementielle, maintenant la cohérence de votre marque avec des billets, des e-mails et des interfaces entièrement en marque blanche.
En gérant ce processus directement, les organisateurs conservent la pleine propriété de la base de données, s’assurant de garder toutes les données précieuses des fans pour de futures actions de marketing et de communication. De plus, un système robuste est suffisamment flexible pour s’adapter à différents types de publics, en gérant les admissions générales des fans aux côtés d’accréditations complexes. Pour des cas d’usage spécifiques avec des exigences de sécurité extrêmes, les planificateurs peuvent déployer un système de contrôle d’identité rigoureux, similaire à celui utilisé pour les Jeux Olympiques de Paris, afin de vérifier chaque participant.
Au-delà de la simple collecte de noms, la pré-inscription agit comme un puissant outil de gestion de la capacité. Les organisateurs peuvent définir de manière sécurisée une affluence maximale par jour ou par match, permettant au logiciel de fermer automatiquement les inscriptions lorsque la capacité est atteinte. Pour les tournois plus longs, il est facile d’utiliser des créneaux horaires et de gérer des sessions ou des événements sur plusieurs jours afin de répartir les foules uniformément et d’éviter les goulots d’étranglement.
En fin de compte, cette approche complète garantit une fréquentation prévisible et des flux d’entrée beaucoup plus sûrs, posant les bases d’un événement sécurisé et agréable.
Surveiller l’occupation grâce au contrôle d’accès en temps réel
Pourquoi le comptage manuel ne suffit pas
S’en remettre aux méthodes traditionnelles pour la gestion des foules représente un risque important lors des grands tournois sportifs. Les organisateurs découvrent rapidement que le comptage manuel est totalement inexact sous la pression, surtout lorsque des milliers de fans impatients arrivent simultanément juste avant le coup d’envoi. Sans solution digitale, les équipes de direction n’ont aucune visibilité en direct sur la capacité, ce qui rend impossible la prise de décisions éclairées et rapide. En fin de compte, ce manque de données en temps réel conduit à une réaction dangereusement lente lorsque le site est plein, ce qui peut compromettre à la fois la sécurité et l’expérience globale des fans.
Contrôle d’accès en mode entrée/sortie
Pour résoudre ces défis critiques de sécurité, les fan zones modernes doivent déployer un contrôle d’accès en mode entrée/sortie (in/out). En scannant les billets ou les QR codes aux entrées et aux sorties, les opérateurs peuvent surveiller avec précision le flux des participants. Cela s’obtient en équipant le personnel de sécurité d’appareils professionnels mobiles ou fixes. Contrairement aux smartphones grand public standards, ces scanners sont légers, disposent d’une longue capacité de batterie et sont spécifiquement conçus pour l’événementiel, ce qui les rend incroyablement faciles à utiliser pour le personnel temporaire dans des environnements mouvementés. Nos scanners peuvent flasher jusqu’à 600 billets par heure, alors que les smartphones n’en scannent que 350/heure.
Parce que le système suit méticuleusement les entrées et les sorties en temps réel, les responsables de la sécurité peuvent maintenir un comptage de l’occupation en direct à tout moment. Cette technologie donne aux centres de commandement une visibilité instantanée sur le nombre exact de personnes présentes à l’intérieur de la fan zone, leur permettant de gérer sereinement la densité de la foule et de bloquer les entrées dès que le seuil maximal est atteint.
Les fan zones en action
Club France
Lors des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024, le Club France a fait face à un immense défi logistique, accueillant jusqu’à 50 000 visiteurs chaque jour. Pour maintenir un environnement fluide et sécurisé, ils ont déployé une suite complète d’outils.
Le site a émis avec succès 700 000 billets en utilisant un système de billetterie grand public en marque blanche pour les entrées payantes et gratuites. Pour gérer la forte demande, ils se sont appuyés sur des systèmes de files d’attente intégrés. Afin de lutter contre les taux élevés de « no-show » (désistements) généralement associés aux événements gratuits, ils ont utilisé WeezTarget pour envoyer automatiquement un e-mail aux participants inscrits la veille, leur rappelant le programme et sécurisant leur présence.
Les 20 000 accréditations nécessaires pour les médias, les athlètes et la sécurité ont été simplifiées grâce au module d’accréditation de WeezCrew. Les partenaires ont obtenu l’autonomie nécessaire pour gérer leurs propres quotas, tandis que des imprimantes ultra-rapides sur site ont produit jusqu’à 300 badges par heure.
Environ 30 points de contrôle ont été équipés de terminaux NFC pour gérer trois entrées distinctes. Pour la restauration et le merchandising, 380 terminaux mobiles sans fil et légers ont été déployés pour garantir des transactions rapides. De manière cruciale, les puces NFC intégrées aux badges d’accréditation fonctionnaient à la fois pour le contrôle d’accès sécurisé et pour les paiements cashless directs aux points de vente.
Finale du Top 14 de Rugby 2025
La fan zone de la finale du Top 14 de Rugby à Bordeaux est un parfait exemple de mise en place de règles de capacité strictes.
Les organisateurs ont utilisé la pré-inscription pour définir une limite stricte d’affluence maximale par jour ou par match. Une fois ces seuils de capacité atteints, le système était configuré pour fermer automatiquement les inscriptions.
Pour s’assurer que le site ne dépasse jamais les limites de sécurité, ils ont opéré leur contrôle d’accès en mode « in/out » (entrée/sortie). En scannant les participants à la fois aux entrées et aux sorties, la direction a maintenu un décompte en direct de l’occupation à tout moment. Ce suivi en temps réel a offert une visibilité instantanée du nombre exact de personnes à l’intérieur de la fan zone, permettant des réactions rapides si le lieu approchait de sa capacité maximale.
En fin de compte, une fan zone moderne doit surmonter le double défi des pics de ventes à fort volume et des limites strictes de capacité de foule. Pour offrir une expérience sûre, agréable et hautement rentable lors des grands tournois, les organisateurs d’événements doivent s’équiper des bonnes solutions technologiques.
En combinant les trois piliers fondamentaux que sont les paiements cashless centralisés, la pré-inscription et le contrôle d’accès en temps réel, les organisateurs garantissent une maîtrise totale des opérations de leur événement.
Avec ces systèmes intégrés en place, ils peuvent surveiller les flux d’entrée et de sortie pour maintenir une sécurité stricte sur le site tout en visualisant l’occupation en temps réel en un seul coup d’œil. De plus, cette approche basée sur les données permet aux équipes de direction d’améliorer et de suivre les ventes sur l’ensemble des points de restauration. Enfin, l’accès à des indicateurs en direct permet aux organisateurs d’ajuster instantanément le personnel en fonction des mouvements réels de la foule et de la demande. En adoptant ces solutions, vous vous assurez que votre fan zone reste sécurisée et performante du premier match jusqu’à la grande finale.
