Papillons de Nuit

Papillons de Nuit : toutes les innovations Weezevent au service des festivaliers.

Le festival Papillons de Nuit utilise toutes les solutions de Weezevent pour battre des records de billetterie, fluidifier ses accès, suivre ses transactions et mieux cibler sa communication.

En action :
  • 9 120 scans/heure au pic d’affluence.
  • 75 000 participants en 2019.
  • 58% de rechargement cashless en ligne.
  • 622 127 emails envoyés.

Le choix de Weezevent en 2015 après une fausse note au contrôle d’accès.

Papil­lons de Nuit a choisi les solu­tions de bil­let­terie et con­trôle d’accès de Weezevent en 2015 pour faire table rase du passé suite à une fausse note de son précé­dent prestataire — sous-esti­ma­tion des flux et out­ils de scan peu per­for­mants. Le fes­ti­val nor­mand et Weezevent ont revu ensem­ble toute l’implantation des accès — plans, sig­nalé­tique, files d’attentes, dimen­sion­nement des équipes… — et choisi du matériel per­for­mant facile à pren­dre en main par les bénév­oles.

Dans un secteur en per­pétuelle évo­lu­tion, Papil­lons de Nuit implé­mente des nou­veautés tous les ans en col­lab­o­rant avec Weezevent et en adap­tant les pra­tiques d’autres fes­ti­vals. Le fes­ti­val a atteint en 2019 des pics à 150 scans de billets/minute et 9 120 scans/heure aux péri­odes de pointe.

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Des records de billetterie année après année : 75 000 participants en 2019.

En 2014, Papil­lons de Nuit a fait appel à Weezevent pour la pre­mière fois afin de gér­er unique­ment ses accrédi­ta­tions et invi­ta­tions pour 3 000 per­son­nes. Sat­is­fait des résul­tats, le fes­ti­val nor­mand a choisi de dis­tribuer ses bil­lets grand pub­lic via la solu­tion de bil­let­terie tout-en-un Weezevent dès son édi­tion suiv­ante. Depuis 2015, Papil­lons de Nuit bat des records d’affluence en ven­dant 75% de ses bil­lets en autodis­tri­b­u­tion.

En gar­dant le con­trôle sur ses ventes, le fes­ti­val est par­venu en 2019 à faire sold-out sur cer­taines caté­gories de bil­lets des mois avant sa tenue et a finale­ment attiré 75 000 par­tic­i­pants sur place pen­dant 3 jours. Les guichets de vente sur place offrent la pos­si­bil­ité de ven­dre les derniers tick­ets disponibles.

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Le cashless pour des transactions traçables.

Papil­lons de Nuit est passé au cash­less en 2015 pour rem­plac­er son sys­tème de jetons trop chronophage et pour obtenir une compt­abil­ité plus pré­cise. En pio­nnier, il fut le pre­mier grand fes­ti­val de France à pass­er au tout cash­less. Ce dis­posi­tif, trans­par­ent et fiable, a fait l’objet d’une com­para­i­son des offres de laque­lle Weezevent est ressor­ti comme la meilleure solu­tion.

Notre out­il, Weez­Pay, s’est révélé être le plus facile à déploy­er sur le ter­rain grâce aux ter­minaux mobiles intu­itifs four­nis à chaque bénév­ole en ser­vice dans sa zone, à la pos­si­bil­ité pour les fes­ti­va­liers de recharg­er en ligne même pen­dant l’événement, et à la fonc­tion­nal­ité de précharge­ment au moment de l’achat du bil­let via du cross-sell­ing. Notre sys­tème autonome — non dépen­dant du réseau et de l’élec­tric­ité — con­tin­ue même de fonc­tion­ner pen­dant plusieurs heures, même en cas de panne inter­net ou élec­trique.

Le pas­sage au cash­less en 2015 a per­mis à Papil­lons de Nuit de con­necter tous ses out­ils pour un suivi plus sim­ple et plus effi­cace : bil­let­terie, con­trôle d’accès et cash­less. Comme un déclic, de nom­breux fes­ti­vals d’ampleur nationale présents en 2015 pour observ­er l’exécution du cash­less ont ensuite franchi le pas avec Weezevent.

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Cibler des publics variés avec un outil dédié aux organisateurs.

En 2019, Papil­lons de Nuit a opté pour le CRM de Weezevent : Weez­Tar­get. À la recherche d’un out­il d’emailing et mar­ket­ing qui répond aux besoins spé­ci­fiques d’un fes­ti­val, Papil­lons de Nuit dis­pose avec Weez­Tar­get d’une vision plus pré­cise de son pub­lic afin d’adapter sa com­mu­ni­ca­tion. Con­scient que ses publics sont noyés dans un flux con­stant de mes­sages pub­lic­i­taires, Papil­lons de Nuit adapte ses com­mu­ni­ca­tions en fonc­tion des pro­fils et des habi­tudes de ses fes­ti­va­liers.

Pour sa 20ème édi­tion prévue en 2020, Papil­lons de Nuit a par exem­ple lancé 1000 bil­lets en vente flash au lende­main de l’édition 2019. Après un sold-out éclair, l’organisation a mis en ligne pen­dant quelques jours un mod­ule d’inscription Weez­Tar­get per­me­t­tant à ses par­tic­i­pants de s’in­scrire pour être infor­més de la mise en vente du reste des bil­lets. Par­mi les inscrits, Papil­lons de Nuit a fil­tré ceux qui l’avaient fait dès le lende­main de l’édition 2019 et/ou ceux qui ont déjà par­ticipé à au moins 3 édi­tions du fes­ti­val. Un lien de bil­let­terie privée per­me­t­tant d’a­cheter des bil­lets 48h avant l’ou­ver­ture publique de la bil­let­terie leur a été envoyé via Weez­Tar­get.

“La tech­nolo­gie de Weezevent est fiable, ses équipes sont forces de propo­si­tion et ses out­ils sont per­for­mants. Un fes­ti­val ne peut pas se repos­er sur ses lau­ri­ers et Weezevent l’a bien com­pris. Avec eux, rien n’a jamais l’air insur­montable. On dis­cute tou­jours pour amélior­er nos dis­posi­tifs en place.”

Pierre-Olivier Madelaine Administration du festival Papillons de Nuit

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