Lors d’un événement, l’affût de personnes peut très vite créer une saturation du réseau, empêchant donc l’accès à Internet. Pour éviter ce problème et ainsi satisfaire l’ensemble des participants, chaque organisateur se doit de proposer un service WiFi rapide, gratuit et facilement accessible. Malgré certains coûts, les retours pour l’entreprise organisatrice sont nombreux et à ne pas négliger.
Voici tous les conseils pour avoir une bonne gestion wifi événementielle ainsi que les avantages d’offrir un service de qualité.
Sommaire
1. Pourquoi offrir la WiFi à vos participants ?
Offrir un service WiFi gratuit et rapide dans un événement est devenu quasi obligatoire pour tout organisateur et lieu de réception, dans un cadre professionnel ou non. Les avantages sont nombreux, aussi bien pour les participants que l’organisateur et qu’il s’agisse de conférences, de salons professionnels, de festivals, de concerts, de foires, d’événements sportifs, ou d’autres événements. Voici quelques raisons clés pour lesquelles le WiFi événementiel est si important :
- Une connectivité permanente : Le WiFi lors d’événement offre une connectivité permanente aux participants et parties prenantes (prestataires, traiteurs…), leur permettant de rapidement accéder à Internet, de vérifier leurs e-mails, d’interagir en temps réel sur les réseaux sociaux (poster des stories de votre événement par exemple), de travailler entre deux tables rondes ou conférences etc. De même, si l’événement en lui-même dispose d’une application dédiée (accès au ticket, à la billetterie, aux stands de nourriture, aux infos pratiques…), il est indispensable d’avoir une bonne connexion associée et gratuite encore une fois.
- Une interaction en temps réel : Deuxièmement, la WiFi facilite les interactions en temps réel entre les organisateurs, les conférenciers, les exposants et les participants. Cela vous permettra notamment de réaliser des sondages interactifs, des questionnaires en ligne afin d’offrir une expérience encore plus interactive.
- Collecter de données : Le WiFi événementiel permet également en tant qu’organisateur de collecter des données précieuses sur les différents participants ainsi que de segmenter vos cibles (âge moyen, profils, le temps passé à l’événement, lieu d’habitat etc). Ces données peuvent être utilisées pour mieux comprendre les besoins des participants et ainsi améliorer les futures éditions de l’événement le cas échéant.
- Proposer des services de paiement et d’enregistrement en ligne : D’un point de vue ppel à l’action, la WiFi est également un levier puissant et indispensable lors d’un événement. Elle permet de faciliter les transactions en ligne et l’inscription en ligne pour les participants pour un second événement, une conférence le lendemain ou tout autre besoin. Réduisant par ailleurs nettement les files d’attente et améliorant l’efficacité globale de l’événement.
2. L’établissement d’un service WiFi pour un événement
La couverture et la capacité de la WiFi
L’un des principaux défis auxquels sont confrontés les organisateurs d’événements lors du déploiement du WiFi événementiel est de garantir une couverture sans fil adéquate pour un grand nombre de participants. Lors d’événements avec une forte affluence, comme des salons professionnels, des conférences ou des festivals, la densité des utilisateurs peut rapidement saturer un réseau WiFi mal planifié, entraînant une expérience de connectivité médiocre pour les participants. Vous pouvez par exemple prévoir des amplificateurs de réseau pour éviter tout problème.
Pour gérer efficacement le trafic, il est recommandé d’utiliser un contrôleur de réseau sans fil (WLAN Controller) qui permet de répartir intelligemment la bande passante entre les utilisateurs en fonction de leurs besoins. Le contrôleur peut prioriser certaines applications essentielles, telles que les applications de l’événement ou les services de paiement en ligne, tout en limitant la bande passante des applications moins critiques pour garantir une expérience fluide pour tous les participants.
La sécurité du réseau
La sécurité est une préoccupation majeure lors de la mise en place d’un WiFi événementiel, surtout pour les participants qui peuvent légitimement être méfiants quant aux connexions gratuites avec autant de monde. Les cyberattaques et les tentatives d’accès non autorisé aux données des participants peuvent causer des dommages considérables à la réputation de l’événement et aux informations sensibles des participants. Pour garantir la sécurité du réseau, il est essentiel d’utiliser des protocoles de sécurité robustes tels que le WPA2 (Wi-Fi Protected Access 2) ou le WPA3, qui offrent un cryptage avancé pour protéger les données des utilisateurs.
La gestion des interférences
Les environnements d’événements peuvent être sujets à des interférences électromagnétiques de diverses sources, comme les équipements audiovisuels, les éclairages ou d’autres réseaux sans fil à proximité. Ces interférences peuvent perturber le signal WiFi, entraînant une connectivité instable. Une planification minutieuse de l’emplacement des points d’accès et l’utilisation de canaux WiFi non perturbés peuvent aider à minimiser les interférences. Une analyse approfondie du spectre radiofréquence (RF) peut aider à identifier les sources d’interférences potentielles et à ajuster le réseau en conséquence.
Vous l’aurez compris, offrir un service WiFi de qualité et de manière gratuite est non seulement indispensable pour tout événement, mais demande également une certaine planification et connaissance pour établir le bon système, selon vos besoins, la taille de votre événement, votre budget etc. Faites appel à des experts du secteur et réalisez plusieurs devis pour avoir des opinions et expertises variées et des éléments de comparaison.
Gagnez du temps dans l’organisation de vos événements professionnels avec les différentes solutions en ligne Weezevent : système d’inscription, billetterie sur-mesure, outils CRM, et bien plus encore !
