3 étapes clés pour organiser des événements pro

L’organisation d’événe­ments pro­fes­sion­nels est rarement la seule mis­sion de la per­son­ne qui s’en charge, beau­coup de choses à penser et dans un temps tou­jours trop court. Voici quelques pistes de tra­vail pour assur­er votre événe­ment et l’organiser de façon opti­male.

S’assurer des invitations

Pre­mières étapes d’or­gan­i­sa­tion d’événe­ments : plan­i­fi­er la date, le for­mat et savoir com­bi­en de per­son­nes sont atten­dues !

Invitez avec soin, si c’est en interne cela peut être de façon informelle par email­ing et via les com­mu­ni­ca­tions internes de l’entreprise (intranet, mes­sagerie, …).
Si c’est plutôt un événe­ment com­mer­cial dans le but de touch­er des prospects et parte­naires, per­son­nalisez vos invi­ta­tions et pensez à un envoi tôt et une relance. Par exem­ple un Save the Date et une relance plusieurs semaines avant — avec le retour de vacances les mails s’empilent. Pré­cis­er nom et prénom et ajouter une touche orig­i­nale ou per­son­nelle peut faire la dif­férence pour l’invité et sa per­cep­tion de l’événement.
Piquez la curiosité égale­ment avec ce qui est prévu (thé­ma­tique, ani­ma­tion, invités spé­ci­aux …).

Pour votre plate­forme d’in­scrip­tion (rapi­de, on ne veut pas non plus per­dre les par­tic­i­pants avec trop de ques­tions) afin d’en savoir plus sur vos invités : leur entre­prise, leur posi­tion, depuis com­bi­en de temps y sont-ils, leurs disponi­bil­ités, si vous avez plusieurs propo­si­tions de dates, les activ­ités et work­shop qui pour­raient les intéress­er … Afin de con­naître au mieux les attentes et vous don­ner des élé­ments pour l’organisation et la com­mu­ni­ca­tion de votre événe­ment par la suite !

Par exem­ple, si vous avez déjà prévu des ses­sions, ate­liers ou débats, il est pos­si­ble de créer une plate­forme d’inscription avec des séances afin de pou­voir mod­uler si néces­saire le nom­bre d’ateliers pour cause de grosse afflu­ence ou à l’inverse réduire les temps et revoir le for­mat.

Planifier la journée

Le for­mat de votre événe­ment dépend for­cé­ment de son objec­tif, il ne peut dur­er qu’une demi-journée ou une soirée comme deux jours. Ces élé­ments vous per­me­t­tront de définir le lieux, l’horaire, les prestataires néces­saires à votre événe­ment.

Vos invités ne se con­nais­sent pas ? C’est l’occasion d’inciter à la ren­con­tre, aux échanges. Pensez à créer des espaces de net­work­ing et ani­ma­tions pour favoris­er l’interaction et fédér­er les équipes. Une appli­ca­tion ou un jeu inter­ac­t­if peu­vent être de bons out­ils pour gam­i­fi­er votre événe­ment, per­me­t­tre de mieux con­naître l’entreprise et de chal­lenger les équipes.

Pour vos prospects, présen­tez votre offre et vos pro­duits de façon inat­ten­due que ce soit via une ani­ma­tion, des espaces inter­ac­t­ifs. Il est intéres­sant de lier 2 types de présen­ta­tions, quelque chose d’original et un sec­ond temps plus con­ven­tion­nel pour ceux qui souhait­ent avoir une présen­ta­tion et intro­duc­tion plutôt en for­mat keynote et afin de faire pass­er toutes les infor­ma­tions que vous souhaitez don­ner.

Des présen­ta­tions et inter­ven­tions sont à prévoir ? Restez sim­ple à l’oral et favorisez l’échange, évitez les pow­er­point trop formels, pleins de nou­velles solu­tions exis­tent désor­mais pour faire vivre vos réu­nion, partager et inter­a­gir à plusieurs dans les 4 coins du monde sans avoir à lier pow­er­point et skype en mode con­férence !

Prof­itez des réseaux soci­aux pour vous expos­er et inciter aux partages, vos col­lab­o­ra­teurs et par­tic­i­pants seront vos meilleurs ambas­sadeurs. A tra­vers des ani­ma­tions vous créer de l’engagement, c’est essen­tiel.

Ne min­imiser pas les temps de pause, que ce soit petit-déje­uner, déje­uner ou cock­tail et buf­fet en soirée. Ce sont ces moments qui vous per­me­t­tent de créer une touche per­son­nal­isée et un moment con­vivial avec la présence de foodtruck, de trai­teurs, de stands orig­in­aux, de musique. C’est le moment de l’événement où l’expérience des par­tic­i­pants se joue. Pensez à pren­dre le temps de trou­vez les prestataires adéquats, de les briefer et de prévoir toutes la logis­tiques autour : com­ment s’installent-ils par rap­port à l’espace ? Quels sont leurs horaires ?

Faire le bilan

A la fin de l’événement, il est intéres­sant de faire un retour d’expérience égale­ment accom­pa­g­né d’un remer­ciement : quels ont étaient les moments et ani­ma­tions appré­ciés ? quelles amélio­ra­tions sont à faire ? Souhait­ent-ils une nou­velle édi­tion l’année suiv­ante ?

L’importance des insights/données n’est plus à men­tion­ner, nous en par­lions récem­ment. Les don­nées et infor­ma­tions récoltées sont essen­tielles pour faire le bilan de votre événe­ment et définir les amélio­ra­tions pour vos prochains événe­ments. Elles vous per­me­t­tront égale­ment de re-con­tac­ter les prospects intéressés, de dif­férenci­er vos mes­sages selon les thé­ma­tiques qui les ont intéressées (quel stand sont-ils allés voir ? quelle inter­ven­tion ? ont-ils par­ticipé au net­work­ing ?).
Vous pou­vez récupér­er ces info via les for­mu­laires rem­plis en amont lors de l’inscription mais aus­si pen­dant les événe­ments en deman­dant un feed­back.

Inté­grez un sys­tème cash­less peut être une bonne solu­tion égale­ment les puces RFID vous per­me­t­tront de track­ers les stands sur lesquels une acti­va­tion RFID est pro­posé ou des achats sont pos­si­bles. C’est égale­ment une inno­va­tion intéres­sante à met­tre en place pour vos par­tic­i­pants.

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