L’organisation d’événements professionnels est rarement la seule mission de la personne qui s’en charge, beaucoup de choses à penser et dans un temps toujours trop court. Voici quelques pistes de travail pour assurer votre événement et l’organiser de façon optimale.
S’assurer des invitations
Premières étapes d’organisation d’événements : planifier la date, le format et savoir combien de personnes sont attendues !
Invitez avec soin, si c’est en interne cela peut être de façon informelle par emailing et via les communications internes de l’entreprise (intranet, messagerie, …).
Si c’est plutôt un événement commercial dans le but de toucher des prospects et partenaires, personnalisez vos invitations et pensez à un envoi tôt et une relance. Par exemple un Save the Date et une relance plusieurs semaines avant – avec le retour de vacances les mails s’empilent. Préciser nom et prénom et ajouter une touche originale ou personnelle peut faire la différence pour l’invité et sa perception de l’événement.
Piquez la curiosité également avec ce qui est prévu (thématique, animation, invités spéciaux …).
Pour votre plateforme d’inscription (rapide, on ne veut pas non plus perdre les participants avec trop de questions) afin d’en savoir plus sur vos invités : leur entreprise, leur position, depuis combien de temps y sont-ils, leurs disponibilités, si vous avez plusieurs propositions de dates, les activités et workshop qui pourraient les intéresser … Afin de connaître au mieux les attentes et vous donner des éléments pour l’organisation et la communication de votre événement par la suite !
Par exemple, si vous avez déjà prévu des sessions, ateliers ou débats, il est possible de créer une plateforme d’inscription avec des séances afin de pouvoir moduler si nécessaire le nombre d’ateliers pour cause de grosse affluence ou à l’inverse réduire les temps et revoir le format.
Planifier la journée
Le format de votre événement dépend forcément de son objectif, il ne peut durer qu’une demi-journée ou une soirée comme deux jours. Ces éléments vous permettront de définir le lieux, l’horaire, les prestataires nécessaires à votre événement.
Vos invités ne se connaissent pas ? C’est l’occasion d’inciter à la rencontre, aux échanges. Pensez à créer des espaces de networking et animations pour favoriser l’interaction et fédérer les équipes. Une application ou un jeu interactif peuvent être de bons outils pour gamifier votre événement, permettre de mieux connaître l’entreprise et de challenger les équipes.
Pour vos prospects, présentez votre offre et vos produits de façon inattendue que ce soit via une animation, des espaces interactifs. Il est intéressant de lier 2 types de présentations, quelque chose d’original et un second temps plus conventionnel pour ceux qui souhaitent avoir une présentation et introduction plutôt en format keynote et afin de faire passer toutes les informations que vous souhaitez donner.
Des présentations et interventions sont à prévoir ? Restez simple à l’oral et favorisez l’échange, évitez les powerpoint trop formels, pleins de nouvelles solutions existent désormais pour faire vivre vos réunion, partager et interagir à plusieurs dans les 4 coins du monde sans avoir à lier powerpoint et skype en mode conférence !
Profitez des réseaux sociaux pour vous exposer et inciter aux partages, vos collaborateurs et participants seront vos meilleurs ambassadeurs. A travers des animations vous créer de l’engagement, c’est essentiel.
Ne minimiser pas les temps de pause, que ce soit petit-déjeuner, déjeuner ou cocktail et buffet en soirée. Ce sont ces moments qui vous permettent de créer une touche personnalisée et un moment convivial avec la présence de foodtruck, de traiteurs, de stands originaux, de musique. C’est le moment de l’événement où l’expérience des participants se joue. Pensez à prendre le temps de trouvez les prestataires adéquats, de les briefer et de prévoir toutes la logistiques autour : comment s’installent-ils par rapport à l’espace ? Quels sont leurs horaires ?
Faire le bilan
A la fin de l’événement, il est intéressant de faire un retour d’expérience également accompagné d’un remerciement : quels ont étaient les moments et animations appréciés ? quelles améliorations sont à faire ? Souhaitent-ils une nouvelle édition l’année suivante ?
L’importance des insights/données n’est plus à mentionner, nous en parlions récemment. Les données et informations récoltées sont essentielles pour faire le bilan de votre événement et définir les améliorations pour vos prochains événements. Elles vous permettront également de re-contacter les prospects intéressés, de différencier vos messages selon les thématiques qui les ont intéressées (quel stand sont-ils allés voir ? quelle intervention ? ont-ils participé au networking ?).
Vous pouvez récupérer ces info via les formulaires remplis en amont lors de l’inscription mais aussi pendant les événements en demandant un feedback.
Intégrez un système cashless peut être une bonne solution également les puces RFID vous permettront de trackers les stands sur lesquels une activation RFID est proposé ou des achats sont possibles. C’est également une innovation intéressante à mettre en place pour vos participants.
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