Les 8 étapes pour organiser un week-end d’intégration

Les week-end d’intégration font par­fois naître des voca­tions d’organisateurs d’événements. Mais avant de s’attaquer à l’organ­i­sa­tion d’un événe­ment comme celui-ci, mieux vaut pren­dre quelques instants pour con­naître et com­pren­dre les bases néces­saires à son bon déroule­ment. Voici donc 8 étapes à maîtris­er lorsque l’on organ­ise son pre­mier week-end d’intégration.

Som­maire

1. Obtenir les autori­sa­tions néces­saires
2. Con­stituer un comité d’organisation
3. Choisir une date et un lieu
4. Lancer les inscrip­tions
5. Com­mu­ni­quer pour créer de l’engouement
6. Prévoir un bud­get cohérent
7. Pro­gram­mer des activ­ités
8. Pré­par­er les soirées

1. Obtenir les autorisations nécessaires

Ecoles de com­merce, d’ingénieurs, de phar­ma­cie, et toutes les autres, ont droit à leur week-end d’intégration. Avant de penser à l’organisation de ce genre d’événements, il est donc néces­saire d’obtenir l’autorisation préal­able de la pre­mière organ­i­sa­tion con­cernée… l’école ! Même si elle ne prend pas tou­jours part à l’organisation du week-end, elle y engage une par­tie de sa respon­s­abil­ité et de son image. Elle a donc tout à fait le droit de refuser l’organisation d’un week-end d’intégration ou d’y pos­er ses con­di­tions. Si l’idée bloque auprès du directeur et de ses équipes, met­tez en avant les côtés posi­tifs du week-end d’intégration — partage, esprit d’équipe, décou­verte – et pensez à toutes les solu­tions qu’il est pos­si­ble de met­tre en oeu­vre pour éviter toute mésaven­ture.

Info : Une autori­sa­tion parentale est oblig­a­toire pour les étu­di­ants mineurs.

2. Constituer un comité d’organisation

Prési­dent, secré­taire, tré­sori­er, com­mu­ni­cant, respon­s­able des activ­ités… plus vous attribuez des rôles pré­cis à cha­cun, plus votre organ­i­sa­tion est effi­cace ! Veillez toute­fois à ne pas aller au-delà de 10 per­son­nes. Cela pour­rait créer de la con­fu­sion et un manque de com­mu­ni­ca­tion au sein de votre asso.

3. Choisir une date et un lieu

La date de votre week-end d’intégration est stratégique. Plan­i­fiez-la avec votre école pour que cela ne tombe pas avant une péri­ode d’examens impor­tants. Le lieu est tout aus­si impor­tant. Le moyen de trans­port pour s’y ren­dre et la dis­tance auront un impact sur le coût, et sur le temps disponible sur place. La météo quant à elle influ­encera les activ­ités sur place. Veillez à prévoir un plan B pour les activ­ités en extérieur. Cepen­dant, sauf cas extrême, affron­ter une météo déchaîné lors d’activités ludiques ou sportives peut créer des liens entre les indi­vidus.

4. Lancer les inscriptions

Récolter des inscrip­tions est tou­jours un casse-tête quand on a peu de temps devant soi. Plutôt que de se lancer le plus rapi­de­ment pos­si­ble vers la pre­mière solu­tion venue, pourquoi ne pas pren­dre en main un out­il d’inscription en ligne intu­itif ? Avec une bil­let­terie tout-en-un, vous saurez en temps réel qui est inscrit et surtout qui a bien effec­tué le verse­ment de la somme dûe. Soumet­tez égale­ment un for­mu­laire pour obtenir des infor­ma­tions qui vous seront pré­cieuses lors de la pré­pa­ra­tion des activ­ités, sportives et autres : antécé­dents médi­caux, aller­gies ali­men­taires et autres, pho­bies, taille pour les t‑shirts, etc.

5. Communiquer pour créer de l’engouement

L’objectif d’un week-end d’intégration est qu’un max­i­mum de per­son­nes soient présentes pour partager ce moment impor­tant de la vie étu­di­ante. Créez un événe­ment Face­book secret et intégrez‑y le lien de votre site d’inscription en ligne. Avec Weezevent, créez un mini-site en quelques clics. Cela facilit­era les inscrip­tions et fera grimper rapi­de­ment leur nom­bre.

Pub­liez régulière­ment des memes, mon­tages pho­tos et tout type de teas­ing pour faire grimper l’attente et rem­plir la jauge de votre week-end au max­i­mum. Vous pou­vez même mon­tr­er les couliss­es de la pré­pa­ra­tion pour créer un lien entre les mem­bres de l’organisation et les autres étu­di­ants.

6. Prévoir un budget cohérent

Mal­gré l’euphorie des pré­parat­ifs, il ne faut pas relâch­er la pres­sion quant au bud­get de votre week-end d’intégration. Trans­port, loge­ment, nour­ri­t­ure, bois­sons, activ­ités… négo­ciez tout ce que vous pou­vez. En général, le fait que vous fassiez par­tie d’une école et que vous êtes nom­breux incite vos inter­locu­teurs à vous faire des offres généreuses. Toute­fois, con­sul­tez notre arti­cle sur les règles de base d’un bud­get pour être cer­tain de ne rien man­quer.

7. Programmer des activités

Elles ne représen­tent qu’une par­tie de la pré­pa­ra­tion d’un week-end d’intégration, mais les activ­ités pro­gram­més sont ce qu’attendent le plus les étu­di­ants qui s’y inscrivent – juste après les soirées. Veillez donc à prévoir un pro­gramme de qual­ité, qui rem­pli­ra les objec­tifs d’un week-end d’intégration : amuse­ment et ren­force­ment des liens entre tous les étu­di­ants.

Prévoyez des temps de pause pour se déten­dre. Il ne sert à rien de press­er les étu­di­ants et de leur faire enchaîn­er les activ­ités. Il faut garder quelque force pour le clou du spec­ta­cle : les soirées !

8. Préparer les soirées

Tous les étu­di­ants inscrits à votre week-end d’intégration n’attendent que ça : faire la fête ! Nous avons rédigé un arti­cle spé­ciale­ment dédié à l’organ­i­sa­tion de soirées. Prenez le temps de le lire pour que vos étu­di­ants repar­tent avec le sen­ti­ment d’avoir passé les meilleures soirées de leur vie, et que ce sou­venir demeure telle­ment dans leur mémoire qu’ils finiront par le racon­ter à leurs petits enfants.

Con­seil : les week-end d’intégration sont réputés pour leurs débor­de­ments, notam­ment pen­dant les soirées alcoolisées. Il existe aujourd’hui une infinité de solu­tions pour éviter les inci­dents — ser­vices de sécu­rité, d’assistance et de préven­tion, appli­ca­tions de trans­port, alcootests, etc. Ce serait dom­mage de gâch­er la fête par sim­ple manque de pré­pa­ra­tion.

Vous devez désor­mais être impa­tient à l’idée d’organiser votre week-end d’intégration. N’attendez pas une minute de plus et décou­vrez les fonc­tion­nal­ités de Weezevent qui vous faciliteront la tâche, et qui par con­séquent fer­ont de votre événe­ment un moment inou­bli­able pour vos étu­di­ants. Cliquez sur le bou­ton ci-dessous pour en savoir plus :

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