Nos conseils pratiques pour organiser une soirée réussie

Pour organ­is­er une soirée réussie au 21e siè­cle, il faut se lever tôt, se remuer les méninges et retrouss­er ses manch­es. En lisant cet arti­cle vous n’ap­pren­drez pas seule­ment à pré­par­er une soirée, vous trou­verez des con­seils pour organ­is­er une soirée inou­bli­able !

Planifier et bien se préparer

Toute soirée fes­tive qui se respecte doit faire l’objet d’une bonne pré­pa­ra­tion. Pré­parez-vous et éla­borez votre plan d’action plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’a­vance si néces­saire. Fer­mez les yeux, et imag­inez votre soirée idéale…

La pré­pa­ra­tion est d’abord men­tale. Vous devez avoir une idée claire de votre soirée et de ses dif­férentes étapes. La déco­ra­tion des espaces, les jeux de lumière, le com­porte­ment des invités… vous devez pou­voir visu­alis­er la soirée en fer­mant les yeux. Cela gon­flera votre moral en plus de vous guider dans tout le reste du proces­sus de pré­pa­ra­tion.

Dans la même optique, pensez à définir le thème de votre soirée. Cherchez tou­jours à avoir une idée claire de votre thème, et à le dévelop­per en allant le plus loin pos­si­ble dans l’imagination. Une soirée Hal­loween peut être plus fun si un invité/danseur inter­vient par sur­prise au milieu de la soirée déguisé en momie ; tout comme une soirée Safari sera plus diver­tis­sante avec le jeu de la tra­ver­sée du feu ! Cet ensem­ble de détails fera de votre soirée un suc­cès mémorable.

Budgétiser vos envies

Lorsque vous savez exacte­ment ce que vous voulez pour votre soirée, pensez à déclin­er chaque aspect de celle-ci sur un doc­u­ment (papi­er ou numérique). Com­ment voyez-vous votre soirée ? Que faut-il pour que cette vision devi­enne réal­ité ? Lis­tez, cela vous per­me­t­tra de réduire les risques d‘oubli.

Une boule de cristal, de la pein­ture fluo, des miroirs, des peluches, un ser­vice trai­teur, un ani­ma­teur… essayez tant bien que mal de faire une liste exhaus­tive de ce qui est indis­pens­able à la soirée que vous imag­inez.

Ensuite, faites une colonne dans laque­lle vous allez attribuer pour chaque élé­ment la dépense cor­re­spon­dante. C’est l’étape de la budgéti­sa­tion. N’oubliez pas d’indi­quer les quan­tités et de prévoir un bud­get pour les déplace­ments et les imprévus. Ces deux derniers points sont très sou­vent sous-estimés par les organ­isa­teurs, à tort !

Élaborer un plan de communication

Une soirée est plus ou moins un pro­duit mar­ket­ing. Vous devez donc impéra­tive­ment répon­dre aux ques­tions : à qui est des­tinée la soirée ? Qui peut être intéressé par ce type de soirée ? Qui est-ce que je veux voir à cette soirée ?

À par­tir des répons­es à ces ques­tions, vous établirez votre plan de com­mu­ni­ca­tion. Si c’est une soirée entre proches, un appel, un SMS ou un mail de rap­pel suf­firont. Si c’est une soirée payante, prévoyez la con­cep­tion d’un kit média pour les affich­es, fly­ers, et pub­li­ca­tions sur les réseaux soci­aux. Créez-les de manière à touch­er émo­tion­nelle­ment votre cible. Dis­tribuez-les et pub­liez-les dans des espaces stratégiques où votre cible a le plus de chance de les voir. Un graphiste est sou­vent recom­mandé. N’oubliez pas de budgé­tis­er votre plan de com­mu­ni­ca­tion.

Prévoir un plan d’action

Pour finir, vous éch­e­lon­nez toutes les actions dans le temps : recherche du lieu, loca­tion de la sonori­sa­tion, achat des acces­soires de déco, pré­pa­ra­tion de jeux/concours, etc. Vous aurez ain­si une maîtrise à 360° degrés de l’organisation matérielle de votre soirée.

Prévoyez d’utiliser une solu­tion pour la ges­tion de vos inscrip­tions et invi­ta­tions à votre soirée. Vous pour­rez ain­si gér­er vos dif­férentes listes de con­vives et con­trôler sim­ple­ment les entrées le jour de l’événement.

Éviter les ennuis

Une soirée fes­tive n’est pas sans con­séquence sur ce qui l’en­toure.

En ce qui con­cerne l’environnement proche, si votre soirée a lieu dans une zone pavil­lon­naire ou rési­den­tielle, il vaut mieux prévenir vos voisins directs, et pourquoi pas affich­er une annonce au plus tard trois jours avant le jour J. Cer­taines mairies préfèrent en out­re être aver­ties. Ren­seignez-vous sur ce point.

Assurez-vous aus­si que votre soirée est en règle. Les soirées privées, en général, ne requièrent pas de démarch­es admin­is­tra­tives. Pour les soirées payantes par con­tre, avec affich­es, alcool, et musique, il est préférable de suiv­re la règle­men­ta­tion en vigueur en fonc­tion du lieu choisi. Il peut notam­ment y avoir des tax­es et restric­tions sur les affich­es, le nom­bre max­i­mal de per­son­nes présentes, la musique jouée, ou le niveau sonore. Réduisez ain­si les prob­a­bil­ités de voir un offici­er de police venir stop­per la soirée quand l’am­biance atteint son pic.

Pren­dre en compte la sécu­rité. Sachez que vous êtes respon­s­able de la sécu­rité de vos invités. La présence d’une per­son­ne ou d’une équipe dédiée à la sécu­rité présente plusieurs avan­tages : elle ras­sure vos invités qui vont être plus déten­dus ; elle dis­suade les plus téméraires et prévient donc tout égare­ment.

Si votre cible est plutôt jeune, pensez à recruter une per­son­ne pour fil­tr­er l’entrée, et si pos­si­ble, une autre pour sil­lon­ner l’intérieur du lieu.

Assurer la sonorisation

Prenez le temps de louer le matériel de sonori­sa­tion chez un prestataire sérieux. Les modal­ités doivent être claires : qui déplace le matériel ? À quelle heure doit-il être instal­lé ? Quand doit-il être rap­porté ? Testez le sys­tème de sonori­sa­tion même si c’est le vôtre et évitez-vous des sueurs froides inutiles.

Vous devez savoir que la sonori­sa­tion est l’un des aspects les plus impor­tants d’une soirée réussie. Pensez donc à tester le matériel avec l’opérateur (DJ, ani­ma­teur, loueur) quelques heures avant la soirée. Si vous optez pour un DJ, véri­fiez vous-même le niveau de ses per­for­mances sur les réseaux soci­aux (Face­book, Insta­gram, YouTube) ou en vous ren­dant directe­ment à l’une de ses soirées. Des recom­man­da­tions d’amis ou de col­lègues peu­vent aus­si vous ori­en­ter dans votre choix. Quant au choix de la musique, vous pou­vez mon­tr­er vos playlists musi­cales au DJ. Il tien­dra peut-être à sélec­tion­ner lui-même les morceaux joués, mais vos playlists lui don­neront un aperçu des styles musi­caux appré­ciés par vos invités.

Prévoir plusieurs types de boisson et de restauration

Si vous voulez que vos invités s’amusent, bois­sons et nour­ri­t­ure ne doivent pas man­quer. Il faut donc assur­er vos arrières et prévoir en quan­tités et var­iétés suff­isantes.

Les per­son­nes qui vien­nent à votre soirée veu­lent s’amuser, danser et faire des ren­con­tres. Si votre soirée sem­ble ne pas décoller au début, il est prob­a­ble que vous sen­tiez l’ambiance se déten­dre après quelques ver­res. Voilà d’ailleurs pourquoi cer­tains organ­isa­teurs prévoient un verre dès l’entrée. Il vous faut donc pré­par­er un stock de bois­sons alcoolisées et non alcoolisées suff­isant, pour étanch­er la soif des invités qui se seront dépen­sés sur la piste de danse. Idem pour la restau­ra­tion qui vien­dra combler les petits creux qui arrivent pen­dant la nuit.

Il ne vous reste plus qu’à appli­quer ces con­seils et les adapter aux par­tic­u­lar­ités de votre soirée pour en assur­er la réus­site !

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