Nos conseils pratiques pour organiser une soirée réussie

Nos conseils pratiques pour organiser une soirée réussie

Pour organiser une soirée réussie au 21e siècle, il faut se lever tôt, se remuer les méninges et retrousser ses manches. En lisant cet article vous n’apprendrez pas seulement à préparer une soirée, vous trouverez des conseils pour organiser une soirée inoubliable !

Planifier et bien se préparer

Toute soirée festive qui se respecte doit faire l’objet d’une bonne prépa­ration. Préparez-vous et élaborez votre plan d’action plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance si néces­saire. Fermez les yeux, et imaginez votre soirée idéale…

La prépa­ration est d’abord mentale. Vous devez avoir une idée claire de votre soirée et de ses diffé­rentes étapes. La décoration des espaces, les jeux de lumière, le compor­tement des invités… vous devez pouvoir visua­liser la soirée en fermant les yeux. Cela gonflera votre moral en plus de vous guider dans tout le reste du processus de prépa­ration.

Dans la même optique, pensez à définir le thème de votre soirée. Cherchez toujours à avoir une idée claire de votre thème, et à le développer en allant le plus loin possible dans l’imagination. Une soirée Halloween peut être plus fun si un invité/danseur inter­vient par surprise au milieu de la soirée déguisé en momie ; tout comme une soirée Safari sera plus diver­tis­sante avec le jeu de la traversée du feu ! Cet ensemble de détails fera de votre soirée un succès mémorable.

Budgétiser vos envies

Lorsque vous savez exactement ce que vous voulez pour votre soirée, pensez à décliner chaque aspect de celle-ci sur un document (papier ou numérique). Comment voyez-vous votre soirée ? Que faut-il pour que cette vision devienne réalité ? Listez, cela vous permettra de réduire les risques d‘oubli.

Une boule de cristal, de la peinture fluo, des miroirs, des peluches, un service traiteur, un animateur… essayez tant bien que mal de faire une liste exhaustive de ce qui est indis­pen­sable à la soirée que vous imaginez.

Ensuite, faites une colonne dans laquelle vous allez attribuer pour chaque élément la dépense corres­pon­dante. C’est l’étape de la budgé­ti­sation. N’oubliez pas d’indiquer les quantités et de prévoir un budget pour les dépla­ce­ments et les imprévus. Ces deux derniers points sont très souvent sous-estimés par les organi­sa­teurs, à tort !

Élaborer un plan de communication

Une soirée est plus ou moins un produit marketing. Vous devez donc impéra­ti­vement répondre aux questions : à qui est destinée la soirée ? Qui peut être intéressé par ce type de soirée ? Qui est-ce que je veux voir à cette soirée ?

À partir des réponses à ces questions, vous établirez votre plan de commu­ni­cation. Si c’est une soirée entre proches, un appel, un SMS ou un mail de rappel suffiront. Si c’est une soirée payante, prévoyez la conception d’un kit média pour les affiches, flyers, et publi­ca­tions sur les réseaux sociaux. Créez-les de manière à toucher émotion­nel­lement votre cible. Distribuez-les et publiez-les dans des espaces straté­giques où votre cible a le plus de chance de les voir. Un graphiste est souvent recom­mandé. N’oubliez pas de budgé­tiser votre plan de commu­ni­cation.

Prévoir un plan d’action

Pour finir, vous échelonnez toutes les actions dans le temps : recherche du lieu, location de la sonori­sation, achat des acces­soires de déco, prépa­ration de jeux/concours, etc. Vous aurez ainsi une maîtrise à 360° degrés de l’organisation matérielle de votre soirée.

Prévoyez d’utiliser une solution pour la gestion de vos inscrip­tions et invita­tions à votre soirée. Vous pourrez ainsi gérer vos diffé­rentes listes de convives et contrôler simplement les entrées le jour de l’événement.

Éviter les ennuis

Une soirée festive n’est pas sans consé­quence sur ce qui l’entoure.

En ce qui concerne l’environnement proche, si votre soirée a lieu dans une zone pavillon­naire ou résiden­tielle, il vaut mieux prévenir vos voisins directs, et pourquoi pas afficher une annonce au plus tard trois jours avant le jour J. Certaines mairies préfèrent en outre être averties. Renseignez-vous sur ce point.

Assurez-vous aussi que votre soirée est en règle. Les soirées privées, en général, ne requièrent pas de démarches adminis­tra­tives. Pour les soirées payantes par contre, avec affiches, alcool, et musique, il est préfé­rable de suivre la règle­men­tation en vigueur en fonction du lieu choisi. Il peut notamment y avoir des taxes et restric­tions sur les affiches, le nombre maximal de personnes présentes, la musique jouée, ou le niveau sonore. Réduisez ainsi les proba­bi­lités de voir un officier de police venir stopper la soirée quand l’ambiance atteint son pic.

Prendre en compte la sécurité. Sachez que vous êtes respon­sable de la sécurité de vos invités. La présence d’une personne ou d’une équipe dédiée à la sécurité présente plusieurs avantages : elle rassure vos invités qui vont être plus détendus ; elle dissuade les plus téméraires et prévient donc tout égarement.

Si votre cible est plutôt jeune, pensez à recruter une personne pour filtrer l’entrée, et si possible, une autre pour sillonner l’intérieur du lieu.

Assurer la sonorisation

Prenez le temps de louer le matériel de sonori­sation chez un presta­taire sérieux. Les modalités doivent être claires : qui déplace le matériel ? À quelle heure doit-il être installé ? Quand doit-il être rapporté ? Testez le système de sonori­sation même si c’est le vôtre et évitez-vous des sueurs froides inutiles.

Vous devez savoir que la sonori­sation est l’un des aspects les plus impor­tants d’une soirée réussie. Pensez donc à tester le matériel avec l’opérateur (DJ, animateur, loueur) quelques heures avant la soirée. Si vous optez pour un DJ, vérifiez vous-même le niveau de ses perfor­mances sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube) ou en vous rendant direc­tement à l’une de ses soirées. Des recom­man­da­tions d’amis ou de collègues peuvent aussi vous orienter dans votre choix. Quant au choix de la musique, vous pouvez montrer vos playlists musicales au DJ. Il tiendra peut-être à sélec­tionner lui-même les morceaux joués, mais vos playlists lui donneront un aperçu des styles musicaux appréciés par vos invités.

Prévoir plusieurs types de boisson et de restauration

Si vous voulez que vos invités s’amusent, boissons et nourriture ne doivent pas manquer. Il faut donc assurer vos arrières et prévoir en quantités et variétés suffi­santes.

Les personnes qui viennent à votre soirée veulent s’amuser, danser et faire des rencontres. Si votre soirée semble ne pas décoller au début, il est probable que vous sentiez l’ambiance se détendre après quelques verres. Voilà d’ailleurs pourquoi certains organi­sa­teurs prévoient un verre dès l’entrée. Il vous faut donc préparer un stock de boissons alcoo­lisées et non alcoo­lisées suffisant, pour étancher la soif des invités qui se seront dépensés sur la piste de danse. Idem pour la restau­ration qui viendra combler les petits creux qui arrivent pendant la nuit.

Il ne vous reste plus qu’à appliquer ces conseils et les adapter aux parti­cu­la­rités de votre soirée pour en assurer la réussite !

Vous aussi, organisez votre soirée inoubliable avec Weezevent en cliquant ci-dessous :

En savoir plus

Partager cet article