La période de Noël donne envie de se rassembler et de faire la fête. C’est l’occasion pour les organisateurs d’événements de mettre leur talent à profit pour planifier des soirées entre amis, entre amis d’amis, entre collègues, ou tout simplement ouvertes à tout le monde. Que votre soirée de Noël s’adresse à 10 ou à 1000 personnes, il suffit de suivre quelques règles propres aux fêtes de fin d’année pour préparer une soirée mémorable. Voici donc nos 6 conseils pour organiser une soirée de Noël à la hauteur de l’événement !
Sommaire
1. Trouver un lieu
Il faut savoir être flexible sur la date lorsqu’on organise une soirée de Noël. En règle générale, les salles sont réservées tellement à l’avance que les dates clefs ne sont jamais disponibles. Prenez-vous y le plus tôt possible pour augmenter vos chances d’obtenir un lieu extraordinaire, ou misez sur le bouche-à-oreille pour trouver LA pépite hors des radars.
Parmi les critères de sélection, l’accessibilité en transport public ou en voiture est cruciale. Il faut que vos invités puissent venir aisément, et repartir en toute sécurité.
- Le système son et/ou le DJ sont-ils compris dans le contrat ?
- Le lieu dispose-il d’une piste de danse ? D’une terrasse extérieure ?
- Quelle est la capacité maximale du lieu ?
- L’endroit est-il réservé exclusivement à votre soirée ?
- Un employé sera-t-il sur place pour vous aider ?
- Des chambres peuvent-elles accueillir les invités qui souhaitent dormir sur place ?
2. Choisir un format
Le format d’une soirée de Noël dépend de votre budget, mais aussi et surtout de vos invités. Un repas entrée/plat/dessert vous coûtera beaucoup plus cher qu’un buffet, et il ne s’adresse pas forcément au même public. À vous de trouver le bon équilibre afin que vos invités ne repartent déçus. Vous pouvez même effectuer un sondage rapide autour de vous, ou sur l’événement Facebook associé pour savoir ce que veulent les invités.
3. Prévoir un thème
Lancer une soirée de Noël avec un thème attirera beaucoup plus qu’une soirée classique. Il y a tellement d’événements pendant cette période que vous devez sortir du lot. Prévoyez quelque chose qui attire et enthousiasme les personnes que vous souhaitez voir à votre soirée. Depuis quelque temps, le thème des années 90s fonctionne très bien, mais les années 2000 reviennent aussi très fort. A vous de vous adapter à votre cible, ce n’est pas elle qui s’adaptera à votre thème !
4. Engager un DJ
Engager un DJ pour une soirée de Noël peut coûter entre 200€ et 2000€, ce qui incite beaucoup d’organisateurs à laisser tomber et à se débrouiller sans. Cependant, un bon DJ peut tout changer à l’ambiance d’une soirée, et être un avantage décisif pour attirer un maximum de personnes. Il faut donc bien étudier les différentes possibilités.
5. Fixer un prix d’entrée
Le prix d’entrée de votre soirée dépend du format choisi initialement. Si c’est un dîner entrée/plat/dessert suivi d’une soirée avec de la musique, vous pouvez fixer un prix entre 80€ et 100€ par personne. En général, les associations caritatives ou les étudiants qui organisent des soirées de Noël incluent un ticket de réduction sur les boissons afin de convaincre plus facilement. C’est une bonne formule pour n’importe quel organisateur ! Nous avons également dédié un article pour vous aider à déterminer le prix de votre événement.
6. Préparer sa communication
La première chose à faire lorsque l’on organise la communication d’une soirée de Noël est de trouver un nom attractif ! Ce paramètre est crucial pour donner envie de participer à votre événement dès son annonce. Ensuite, il faut être actif sur les réseaux sociaux afin de montrer en quoi la soirée sera à la hauteur des attentes. Publiez des vidéos, des photos de vos équipes, des anecdotes de ce qui se passe en coulisses… Tout ce qui peut donner envie aux invités est bon à partager. Il s’agit de créer d’abord du lien avant de vendre des tickets. Noël est un moment spécial, il faut que votre événement et sa communication le soient aussi !
Promouvez votre soirée de Noël dès que possible avec une vidéo de teasing et mettez ensuite vos tickets en vente. Créez un événement Facebook afin d’inviter vos amis, et les amis de vos amis, afin que le cercle s’agrandisse petit à petit. Le bouche-à-oreille est aussi très efficace, n’hésitez pas à contacter les personnes une par une. Elles feront ensuite une partie du travail de communication à votre place, en en parlant à leurs amis et en s’inscrivant en groupe à votre événement.
Si vous avez déjà organisé une soirée avec une billetterie en ligne, envoyez des e-mails d’information aux participants qui étaient venus. L’utilisation d’un outil de marketing, comme un CRM, est pertinent pour vous faire gagner du temps, et analyser les retombées de vos actions.
Il est crucial de continuer à communiquer et de rester visible jusqu’au jour J. Pendant cette période, les sollicitations sont multiples et les portefeuilles ont tendance à se vider, les participants potentiels vont donc plus facilement oublier l’existence d’une soirée parmi une dizaine d’autres. Cela peut être stressant pour l’organisateur, il faut donc bien s’entourer d’une équipe motivée et ne pas hésiter à solliciter le gérant du lieu qui vous accueille pour obtenir de précieux conseils.
Noël est un excellent prétexte pour organiser une fête mémorable ! Ne paniquez pas si vous pensez être en retard, tout finit toujours pas se régler au moment de faire la fête. Soignez ce qui a de l’importance pour écouter et bichonner vos invités, c’est tout ce qu’ils vous demandent !
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