Comment organiser un événement de Saint-Valentin à succès ?

La Saint-Valentin a lieu chaque année le 14 févri­er et est une occa­sion célébrée qua­si­ment dans le monde entier. Lorsque vous organ­isez un événe­ment autour de la fête des amoureux, vous devez pren­dre en compte plusieurs étapes pour offrir la meilleure expéri­ence pos­si­ble à vos par­tic­i­pants.

Au moment où les cou­ples recherchent des idées roman­tiques et les céli­bataires cherchent à faire des ren­con­tres, c’est l’occasion rêvée d’organiser un événe­ment. Cepen­dant, pour faire de celui-ci un suc­cès, il faut suiv­re cer­taines règles de plan­i­fi­ca­tion et d’organisation.

1. Le budget

Établir un budget prévisionnel

Avant toute chose, il est impor­tant d’établir un bud­get pré­cis. Faire une liste des élé­ments à pren­dre en compte pour votre événe­ment de Saint-Valentin vous sera d’une grande util­ité. La loca­tion d’un lieu, le ser­vice de restau­ra­tion, la déco­ra­tion… Ce sont autant de choses que vous devez budgé­tis­er.

Si vous souhaitez faire pay­er l’entrée de votre soirée, il vous fau­dra déter­min­er un prix juste pour attir­er les clients et rem­bours­er vos dépens­es. Utilis­er un ser­vice de bil­let­terie en ligne vous per­me­t­tra de gér­er le nom­bre de par­tic­i­pants à votre événe­ment ain­si que d’avoir des infor­ma­tions plus pré­cis­es sur qui ils sont (leur âge, leur région, leurs cen­tres d’intérêts etc.). Il est indis­pens­able de prévoir une marge de sécu­rité dans votre bud­get, à utilis­er en cas d’im­prévus.

Gérer les dépenses

Selon l’ob­jec­tif de votre événe­ment, vos dépens­es ne seront pas les mêmes. Souhaitez-vous aug­menter vos ventes ? Ou gag­n­er en notoriété ? Vous aurez besoin de pri­oris­er vos dépens­es, c’est-à-dire, de lis­ter les élé­ments du plus impor­tants au moins impor­tants.

• Les “plus impor­tants” sont ceux qui sont indis­pens­ables au bon déroule­ment de votre événe­ment de Saint-Valentin comme la loca­tion du lieu ou la présence d’un trai­teur.
• Quant aux dépens­es les moins impor­tantes, il s’agit de choses qui ajoutent un plus à votre événe­ment mais qui ne sont pas totale­ment néces­saires, tel que des cadeaux pour les invités ou cer­taines déco­ra­tions.

Pour réduire le coût de votre événe­ment de Saint-Valentin, il vous sera utile de trou­ver un spon­sor. En échange de pub­lic­ité et de vis­i­bil­ité, ils vous fourniront des ser­vices comme la pré­pa­ra­tion du repas s’il s’agit d’un restau­ra­teur ou la déco­ra­tion flo­rale si vous avez pour spon­sor un fleuriste.

Réaliser un suivi

Il est impor­tant de suiv­re les dif­férentes dépens­es et gains de votre événe­ment. Il vous fau­dra donc garder un œil sur votre bud­get et l’ajuster en con­séquence afin de ne pas dépass­er les lim­ites que vous vous êtes fixées.

2. Les prestations

Pour qu’un événe­ment de Saint-Valentin soit réus­si, il est impor­tant d’avoir des presta­tions de qual­ité. C’est un moment impor­tant pour les cou­ples, qui se doit d’être roman­tique. Vous pou­vez aus­si choisir d’organiser un événe­ment pour les per­son­nes céli­bataires avec un speed dat­ing par exem­ple. Il fau­dra là aus­si miser sur les presta­tions pour que les par­tic­i­pants soient à l’aise. Il y a donc plusieurs élé­ments à pren­dre en compte :

Le choix du lieu

Le choix du lieu est un des aspects les plus impor­tants pour que votre événe­ment soit un suc­cès. Votre lieu devra être en accord avec l’événement que vous souhaitez organ­is­er. Vous devrez penser au cachet de votre lieu : A‑t-il une vue spec­tac­u­laire ? Se trou­ve-t-il dans un cadre grandiose ? Est-il plutôt cosy ?

L’accessibilité de votre lieu est aus­si un point con­sid­érable, que vous devez pren­dre en compte. Véri­fiez les moyens de trans­port disponibles et regroupez-les dans un doc­u­ment ou sur votre page web pour les trans­met­tre à vos invités.

Service de restauration

Selon l’événement que vous décidez d’organiser pour la Saint-Valentin, il vous fau­dra pro­pos­er de quoi se restau­r­er à vos con­vives. S’il s’agit d’un dîn­er roman­tique, vous pour­rez faire appel à un trai­teur. S’il s’agit plutôt d’un cock­tail ou d’un speed dat­ing, des amuse-bouch­es seront les bien­venus.
Pour choisir quel type de cui­sine offrir, miser sur des valeurs sûres et pro­pos­er une var­iété de plats. Il sera judi­cieux de partager le menu en amont de votre événe­ment aux par­tic­i­pants, surtout s’il s’agit d’un repas com­plet.

Quant aux bois­sons, vous pour­rez engager un bar­man, qui vous présen­tera une carte de cock­tail avec et sans alcool. Pour un repas, une sélec­tion de vins locaux présen­tés par un spé­cial­iste ravi­ra vos invités.

Créez une ambiance magique

Pour un événe­ment de Saint-Valentin, l’ambiance a une immense impor­tance. Les per­son­nes devront se sen­tir à leur aise et s’émer­veiller devant votre déco­ra­tion. Prévoyez donc dans votre bud­get une part pour les fleurs, les bou­gies, etc.

Pour créer une ambiance roman­tique, rien de tel que de la musique ! Un groupe de musi­ciens ou un DJ con­tribueront à trans­porter vos invités dans un moment hors du temps.

Vous pou­vez aus­si prévoir de petits cadeaux pour vos invités, tels que des choco­lats ou un verre de vin. Cette petite atten­tion sera grande­ment appré­ciée et ren­forcera votre rela­tion avec vos clients.

Organisez des activités conviviales

Pour que vos par­tic­i­pants passent un moment agréable, ludique et roman­tique en ce jour de célébra­tion de l’amour, il est recom­mandé de pro­pos­er des activ­ités adap­tées et de choisir un thème à votre événe­ment. Un cours de poterie ou de créa­tion de bijoux où cha­cun pré­pare un cadeau à l’autre, une ini­ti­a­tion à la danse, un ate­lier de pho­togra­phie sont autant d’idées qui fer­ont de votre soirée un moment de partage unique.

Si vous organ­isez un événe­ment à des­ti­na­tion des per­son­nes céli­bataires, vous pou­vez aus­si miser sur des jeux de société où les par­tic­i­pants en appren­dront davan­tage les uns sur les autres.

3. La communication

Définissez votre cible

Il est impor­tant de définir votre pub­lic cible car vous ne com­mu­ni­querez pas de la même façon si votre événe­ment de Saint-Valentin s’adresse aux cou­ples ou aux céli­bataires. Vous devrez aus­si déter­min­er si l’événement est ouvert au grand pub­lic, ou réservé à un groupe pré­cis comme les clients déjà con­nus par exem­ple.

Vous devrez ensuite créer ce que l’on appelle un plan de com­mu­ni­ca­tion afin de déter­min­er les canaux que vous utilis­erez pour pro­mou­voir votre événe­ment de Saint-Valentin, de plan­i­fi­er les moments clés de votre com­mu­ni­ca­tion et de décider les mes­sages à trans­met­tre.

Utilisez les outils disponibles en ligne

Plusieurs out­ils de com­mu­ni­ca­tion sont util­isés pour met­tre en avant un événe­ment. Le pre­mier, qui est peut-être le plus évi­dent, sont les réseaux soci­aux. Il est impor­tant d’y partager votre événe­ment de Saint-Valentin avec des pub­li­ca­tions qui attirent l’attention. Sur Face­book, vous avez aus­si la pos­si­bil­ité de créer un événe­ment, out­il très pra­tique pour pro­mou­voir votre événe­ment.

Un autre moyen de faire con­naître votre événe­ment est l’envoi d’e‑mail à votre base de don­nées qui peut être com­posée de clients et de prospects. Un e‑mailing bien rédigé, avec toutes les infor­ma­tions néces­saires et des visuels attrayants fera la dif­férence. L’utilisation d’un out­il de CRM comme Weez­tar­get sera par­ti­c­ulière­ment adap­tée à vos besoins.

Réalisez un suivi post-événement

Une fois votre événe­ment ter­miné, il est indis­pens­able de penser à la stratégie mar­ket­ing post-événe­ment. N’ou­bliez pas de recueil­lir les avis de vos par­tic­i­pants en envoy­ant un e‑mail de remer­ciement.

Vous pou­vez égale­ment prévoir un mini-site ; ou une page inté­grée à votre site inter­net où vous partagerez les pho­tos et vidéos pris­es pen­dant l’événement, les cou­ples seront ravis d’avoir un sou­venir d’un moment spé­cial. Bien sûr, vous pour­rez aus­si partager les moments forts de votre événe­ment sur les réseaux soci­aux pour faire une sorte de bilan.

Vous avez main­tenant toutes les infor­ma­tions néces­saires pour men­er à bien votre événe­ment de Saint-Valentin, de la ges­tion du bud­get, à l’organisation des presta­tions et à la mise en place de votre stratégie de com­mu­ni­ca­tion.

Weezevent vous offre des solu­tions de bil­let­terie et d’inscription en ligne, de con­trôle d’accès ain­si que des out­ils d’e‑mailing et CRM pour organ­is­er plus effi­cace­ment votre événe­ment de Saint-Valentin.

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