La Saint-Valentin a lieu chaque année le 14 février et est une occasion célébrée quasiment dans le monde entier. Lorsque vous organisez un événement autour de la fête des amoureux, vous devez prendre en compte plusieurs étapes pour offrir la meilleure expérience possible à vos participants.
Au moment où les couples recherchent des idées romantiques et les célibataires cherchent à faire des rencontres, c’est l’occasion rêvée d’organiser un événement. Cependant, pour faire de celui-ci un succès, il faut suivre certaines règles de planification et d’organisation.
Sommaire
1. Le budget
Établir un budget prévisionnel
Avant toute chose, il est important d’établir un budget précis. Faire une liste des éléments à prendre en compte pour votre événement de Saint-Valentin vous sera d’une grande utilité. La location d’un lieu, le service de restauration, la décoration… Ce sont autant de choses que vous devez budgétiser.
Si vous souhaitez faire payer l’entrée de votre soirée, il vous faudra déterminer un prix juste pour attirer les clients et rembourser vos dépenses. Utiliser un service de billetterie en ligne vous permettra de gérer le nombre de participants à votre événement ainsi que d’avoir des informations plus précises sur qui ils sont (leur âge, leur région, leurs centres d’intérêts etc.). Il est indispensable de prévoir une marge de sécurité dans votre budget, à utiliser en cas d’imprévus.
Gérer les dépenses
Selon l’objectif de votre événement, vos dépenses ne seront pas les mêmes. Souhaitez-vous augmenter vos ventes ? Ou gagner en notoriété ? Vous aurez besoin de prioriser vos dépenses, c’est-à-dire, de lister les éléments du plus importants au moins importants.
- Les “plus importants” sont ceux qui sont indispensables au bon déroulement de votre événement de Saint-Valentin comme la location du lieu ou la présence d’un traiteur.
- Quant aux dépenses les moins importantes, il s’agit de choses qui ajoutent un plus à votre événement mais qui ne sont pas totalement nécessaires, tel que des cadeaux pour les invités ou certaines décorations.
Pour réduire le coût de votre événement de Saint-Valentin, il vous sera utile de trouver un sponsor. En échange de publicité et de visibilité, ils vous fourniront des services comme la préparation du repas s’il s’agit d’un restaurateur ou la décoration florale si vous avez pour sponsor un fleuriste.
Réaliser un suivi
Il est important de suivre les différentes dépenses et gains de votre événement. Il vous faudra donc garder un œil sur votre budget et l’ajuster en conséquence afin de ne pas dépasser les limites que vous vous êtes fixées.
2. Les prestations
Pour qu’un événement de Saint-Valentin soit réussi, il est important d’avoir des prestations de qualité. C’est un moment important pour les couples, qui se doit d’être romantique. Vous pouvez aussi choisir d’organiser un événement pour les personnes célibataires avec un speed dating par exemple. Il faudra là aussi miser sur les prestations pour que les participants soient à l’aise. Il y a donc plusieurs éléments à prendre en compte :
Le choix du lieu
Le choix du lieu est un des aspects les plus importants pour que votre événement soit un succès. Votre lieu devra être en accord avec l’événement que vous souhaitez organiser. Vous devrez penser au cachet de votre lieu : A-t-il une vue spectaculaire ? Se trouve-t-il dans un cadre grandiose ? Est-il plutôt cosy ?
L’accessibilité de votre lieu est aussi un point considérable, que vous devez prendre en compte. Vérifiez les moyens de transport disponibles et regroupez-les dans un document ou sur votre page web pour les transmettre à vos invités.
Service de restauration
Selon l’événement que vous décidez d’organiser pour la Saint-Valentin, il vous faudra proposer de quoi se restaurer à vos convives. S’il s’agit d’un dîner romantique, vous pourrez faire appel à un traiteur. S’il s’agit plutôt d’un cocktail ou d’un speed dating, des amuse-bouches seront les bienvenus.
Pour choisir quel type de cuisine offrir, miser sur des valeurs sûres et proposer une variété de plats. Il sera judicieux de partager le menu en amont de votre événement aux participants, surtout s’il s’agit d’un repas complet.
Quant aux boissons, vous pourrez engager un barman, qui vous présentera une carte de cocktail avec et sans alcool. Pour un repas, une sélection de vins locaux présentés par un spécialiste ravira vos invités.
Créez une ambiance magique
Pour un événement de Saint-Valentin, l’ambiance a une immense importance. Les personnes devront se sentir à leur aise et s’émerveiller devant votre décoration. Prévoyez donc dans votre budget une part pour les fleurs, les bougies, etc.
Pour créer une ambiance romantique, rien de tel que de la musique ! Un groupe de musiciens ou un DJ contribueront à transporter vos invités dans un moment hors du temps.
Vous pouvez aussi prévoir de petits cadeaux pour vos invités, tels que des chocolats ou un verre de vin. Cette petite attention sera grandement appréciée et renforcera votre relation avec vos clients.
Organisez des activités conviviales
Pour que vos participants passent un moment agréable, ludique et romantique en ce jour de célébration de l’amour, il est recommandé de proposer des activités adaptées et de choisir un thème à votre événement. Un cours de poterie ou de création de bijoux où chacun prépare un cadeau à l’autre, une initiation à la danse, un atelier de photographie sont autant d’idées qui feront de votre soirée un moment de partage unique.
Si vous organisez un événement à destination des personnes célibataires, vous pouvez aussi miser sur des jeux de société où les participants en apprendront davantage les uns sur les autres.
3. La communication
Définissez votre cible
Il est important de définir votre public cible car vous ne communiquerez pas de la même façon si votre événement de Saint-Valentin s’adresse aux couples ou aux célibataires. Vous devrez aussi déterminer si l’événement est ouvert au grand public, ou réservé à un groupe précis comme les clients déjà connus par exemple.
Vous devrez ensuite créer ce que l’on appelle un plan de communication afin de déterminer les canaux que vous utiliserez pour promouvoir votre événement de Saint-Valentin, de planifier les moments clés de votre communication et de décider les messages à transmettre.
Utilisez les outils disponibles en ligne
Plusieurs outils de communication sont utilisés pour mettre en avant un événement. Le premier, qui est peut-être le plus évident, sont les réseaux sociaux. Il est important d’y partager votre événement de Saint-Valentin avec des publications qui attirent l’attention. Sur Facebook, vous avez aussi la possibilité de créer un événement, outil très pratique pour promouvoir votre événement.
Un autre moyen de faire connaître votre événement est l’envoi d’e-mail à votre base de données qui peut être composée de clients et de prospects. Un e-mailing bien rédigé, avec toutes les informations nécessaires et des visuels attrayants fera la différence. L’utilisation d’un outil de CRM comme Weeztarget sera particulièrement adaptée à vos besoins.
Réalisez un suivi post-événement
Une fois votre événement terminé, il est indispensable de penser à la stratégie marketing post-événement. N’oubliez pas de recueillir les avis de vos participants en envoyant un e-mail de remerciement.
Vous pouvez également prévoir un mini-site ; ou une page intégrée à votre site internet où vous partagerez les photos et vidéos prises pendant l’événement, les couples seront ravis d’avoir un souvenir d’un moment spécial. Bien sûr, vous pourrez aussi partager les moments forts de votre événement sur les réseaux sociaux pour faire une sorte de bilan.
Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour mener à bien votre événement de Saint-Valentin, de la gestion du budget, à l’organisation des prestations et à la mise en place de votre stratégie de communication.
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