Organiser un événement multi-activités enrichit l’expérience des participants, mais implique une multiplication des efforts de planification et d’anticipation. En effet, cela revient à organiser plusieurs événements en parallèle, parfois dans des lieux différents, ce qui nécessite une coordination méticuleuse et une logistique sans faille.
Pour vous fournir des conseils pratiques et éprouvés, nous avons interviewé Gaël Reboul, organisateur du Little Festival. Fondé par des amis en 2017 à Hossegor (France), ce festival multi-activités s’est professionnalisé dès sa seconde édition en 2018 et attire pendant la 1ère semaine d’août entre 2 000 et 3 000 participants par jour.
En croisant les conseils de Weezevent et l’expérience concrète de Gaël, cet article vous guidera dans l’organisation de votre prochain événement multi-activités et vous aidera à surmonter les défis associés.
Sommaire
1. Anticiper les étapes de planification
Définir les objectifs de l’événement
En définissant des objectifs clairs pour votre événement, vous pouvez mieux structurer votre planification et y allouer les ressources nécessaires. Cela crée une base solide pour toutes les étapes suivantes de l’organisation de votre événement multi-activités.
Commencez donc par vous posez les questions suivantes :
- Quels sont les résultats attendus ?
- Quels sont les publics cibles ?
Gaël, fondateur du Little Festival, partage son expérience : « Au début, notre objectif était simplement de créer un événement amusant pour notre groupe d’amis, mais avec le temps, nous avons professionnalisé notre approche pour créer un véritable festival avec des retombées économiques positives pour notre région. »
Ce témoignage démontre que les objectifs peuvent évoluer au fil des éditions. Commencez avec des ambitions raisonnables, que vous ferez grandir par la suite. Par exemple, un petit festival de quartier peut évoluer en un événement majeur attirant des visiteurs de toute la région, en fonction de l’expérience acquise et des nouveaux objectifs associés.
Choisir la date et le lieu
En choisissant judicieusement la date et le lieu, vous maximisez la participation et l’impact de votre événement, tout en contrôlant les coûts et les défis logistiques.
Sélectionner la date idéale
Le choix de la date est déterminant pour le succès de votre événement. Prenez en compte les particularités locales et la saisonnalité. Pour le Little Festival, par exemple, la première semaine d’août à Hossegor est idéale car la station balnéaire est très fréquentée, garantissant une forte affluence. Cependant, cette période implique des coûts de logement élevés et la nécessité d’importer du personnel de régions voisines.
Il est également crucial de vérifier la concurrence d’autres événements similaires. Évitez de planifier votre événement en même temps qu’un autre qui pourrait attirer le même public, surtout pour une première édition. Pensez aux événements locaux et régionaux qui pourraient affecter la disponibilité des ressources, comme les bénévoles et les prestataires.
Choisir le bon lieu
Organiser un événement sur plusieurs sites, comme le fait le Little Festival, ajoute une complexité supplémentaire. Cette configuration inclut des défis logistiques comme le transport du matériel et la gestion des équipes sur place. Assurez-vous que chaque lieu est adapté aux activités prévues et qu’il existe une bonne coordination entre les différents sites.
Pour simplifier l’organisation, vous pouvez choisir un seul endroit pour toutes les activités. Assurez-vous que chaque activité dispose de l’espace nécessaire pour se dérouler dans les meilleures conditions possibles. Un lieu unique peut réduire les coûts et simplifier la logistique, tout en offrant une expérience fluide aux participants.
Planifier sérieusement son budget
Un budget bien pensé est indispensable pour la réussite de votre événement multi-activités. Une planification financière rigoureuse permet non seulement de contrôler les coûts, mais également de maximiser les ressources disponibles.
« Nous appliquons une analyse rigoureuse de notre budget chaque année. Dès la première édition, il est crucial de tout renseigner dans un tableur Excel. Ce suivi permet de prendre les bonnes décisions et d’ajuster certaines dépenses en fonction des résultats. »
Quelques conseils pour bien gérer le budget de son événement :
- Évaluer les coûts initiaux : Identifiez toutes les dépenses prévues, des coûts de location aux frais de personnel et de marketing.
- Allouer des marges de sécurité : Prévoyez une marge de sécurité pour chaque poste de dépense pour couvrir les imprévus.
- Suivre les dépenses : Utilisez un tableur Excel ou outil similaire pour garder un œil sur vos dépenses et ajuster rapidement votre budget en fonction des variations.
- Analyser les performances passées : Utilisez les données financières des éditions précédentes pour affiner vos prévisions et identifier les économies possibles.
- Échelonner les paiements : Négociez avec vos prestataires pour échelonner les paiements et alléger la pression financière.
- Faire appel à des partenaires : Recherchez des sponsors et des partenaires qui peuvent fournir des ressources financières ou matérielles. Les partenariats peuvent également offrir une visibilité mutuelle et attirer davantage de participants.
Pour approfondir le sujet, consultez notre article dédié à la gestion du budget dans l’organisation d’un événement. En suivant ces conseils, vous pourrez établir un budget solide, flexible et adapté aux besoins spécifiques de votre événement multi-activités.
2. Créer un programme d’activité cohérent et attirant
Diversifier les activités
Pour attirer un public large et varié, il est crucial de proposer une gamme diversifiée d’activités. Intégrez par exemple des concerts, ateliers, expositions, compétitions sportives et des activités familiales. La variété permet de toucher différents segments de votre audience et de maximiser la participation. Gaël, organisateur du Little Festival, souligne l’importance de collaborer avec des artistes et associations locales, par exemple via des performances de street art, qui enrichissent la programmation et laissent une empreinte visible tout au long de l’année.
Équilibrer le planning
Un planning bien équilibré permet d’éviter les conflits d’horaire et d’assurer une expérience fluide pour les participants. Voici quelques conseils pour y parvenir :
- Analyser les éditions précédentes : Si ce n’est pas votre première édition, utilisez les données de fréquentation des années précédentes pour ajuster les horaires et optimiser la participation.
- Utiliser un système d’émargement : En enregistrant la participation à chaque activité, vous pourrez identifier les pics d’affluence et adapter les horaires et les ressources humaines en conséquence.
- Planifier des activités complémentaires : Alternez les types d’activités pour éviter les chevauchements entre les événements majeurs et permettre aux participants de profiter pleinement de chaque moment.
4. Assurer la gestion logistique de l’événement
Fluidifier les opérations le jour-J
La fluidité d’un événement multi-activités se prépare en amont et notamment avec l’utilisation d’outils pertinents. La bonne gestion du matériel, des accès et de la sécurité sont des éléments indispensables pour garantir une expérience agréable pour les participants. Animer plusieurs activités simultanément crée de nouveaux défis auxquels vous devez être prêt à faire face.
Gaël nous explique : « Les principaux défis logistiques que nous avons rencontrés incluent la gestion des flux de personnes et la coordination des différents prestataires. Grâce aux outils de Weezevent, notamment le système de contrôle d’accès en temps réel, nous pouvons gérer ces aspects de manière efficace et garantir une sécurité optimale pendant le festival.”
Pour éviter les engorgements et les longues files d’attente, la gestion des déplacements entre les différentes activités doit être bien planifiée. Par exemple, si deux activités populaires commencent à la même heure, cela peut créer des problèmes de circulation. Prévoyez suffisamment de personnel de sécurité et de volontaires pour surveiller les différentes zones de l’événement et réagir rapidement en cas d’incident.
Former et gérer les équipes sur place
La gestion des équipes, qu’il s’agisse de bénévoles ou de personnel, est un autre aspect critique. Assurer une formation adéquate et une communication claire avec les équipes est essentiel pour pouvoir guider les participants et éviter toute confusion. Gaël recommande :
« Nous utilisons un outil de gestion de staff, WeezCrew, pour organiser les plannings et communiquer efficacement avec notre équipe. Cela garantit que chacun connaît son rôle et les tâches à accomplir et facilite largement le bon déroulé de l’événement.”
En plus de gérer les équipes, il est important de prévoir les solutions de transport et d’hébergement pour vos partenaires et prestataires. Gaël partage son expérience : « Organiser un événement à Hossegor en pleine saison touristique a ses défis. Nous devons prévoir des solutions de transport pour acheminer les participants et le personnel venant d’ailleurs, et réserver des hébergements bien à l’avance pour éviter les pénuries et les coûts élevés. »
5. Faire la promotion de son événement
Créer une stratégie de mise en vente des billets
Élaborer une stratégie de tarification des billets est essentiel pour maximiser les revenus et attirer un public diversifié. Voici quelques conseils pratiques :
- Proposer des tarifs variés : Offrez plusieurs niveaux de prix pour répondre aux différentes attentes des participants et optimiser vos ventes.
- Prix d’appel anticipés : Mettez en vente des billets à tarifs réduits plusieurs mois avant l’événement pour générer des premiers revenus et susciter l’intérêt. Ces billets, souvent appelés « early birds », sont idéaux pour attirer les locaux et les fidèles de votre événement.
- Billets de dernière minute : Réservez une partie des billets pour la semaine précédant votre événement. Ces billets, vendus au prix le plus élevé, attirent les participants de dernière minute et maximisent vos revenus.
- Équilibrer les prix : Visez une moyenne de prix qui assure votre rentabilité globale. Par exemple, si votre objectif est de vendre des billets à une moyenne de 30 €, vous pourriez vendre certains billets à 25 € et d’autres à 35 € pour atteindre cet objectif. Cette approche permet de lisser les revenus tout en offrant des options aux différents segments de votre public.
Élaborer un plan de communication
Un plan de communication bien défini structure vos efforts et maximise leur impact. Identifiez les canaux de communication les plus pertinents pour atteindre votre public cible, tels que les réseaux sociaux, la presse locale, les partenariats avec des influenceurs, les newsletters…
Établissez un calendrier de publication et assurez-vous que chaque message est cohérent avec l’image et les objectifs de votre événement.
Utiliser des outils marketing pour maximiser sa visibilité
Pour aller plus loin dans votre stratégie, armez vous des bons outils ! Utilisez une plateforme de gestion des réseaux sociaux pour planifier vos publications et en analyser les performances. Maintenez un lien constant avec vos participants, avant et après l’événement, pour prolonger leur engagement et les fidéliser pour vos éditions futures.
Gaël, organisateur du Little Festival, partage : « Nous utilisons le CRM de Weezevent pour envoyer quelques newsletters ciblées qui partagent des informations phares sur l’événement. En n’étant pas noyés d’informations, les participants restent engagés sans se lasser de nos communications. »
Communiquez pendant et après l’événement
Missionner une personne qui devra réaliser du contenu tout au long de l’événement (vidéos, photos, stories, posts etc.). Sa mission est double : elle devra à la fois publier pendant l’événement pour “faire du bruit”, répondre aux questions et partager des moments clés, et capturer suffisamment de contenus pour alimenter votre stratégie de communication toute l’année.
Après l’événement, envoyez un questionnaire de satisfaction pour recueillir des retours précieux et remercier les participants. Gaël souligne l’importance de cette étape : « Nous envoyons un questionnaire de satisfaction quelques semaines après le festival pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cela nous aide à planifier les éditions futures et à maintenir une relation solide avec notre communauté. »
Organiser des événements satellites
Organiser des événements satellites tout au long de l’année est une excellente stratégie pour maintenir l’intérêt et l’engagement de votre communauté. Ces événements, plus petits, peuvent inclure des soirées, des ateliers, des concerts ou des sessions de sport, et servent à renforcer les liens avec votre public tout en gardant la marque de votre événement vivante. Gaël explique :
« Nous organisons des petits événements hors-saison et pendant la saison estivale, comme des concerts et des sessions de sport. Cela aide à maintenir notre présence, tisser du lien avec les acteurs de la région et à engager notre communauté tout au long de l’année. »
Exploiter les partenariats
Les partenariats ne s’arrêtent pas au financement de votre événement, ni à une implication le jour-J. Explorer comment ils peuvent vous apporter de la crédibilité et amplifier la portée de votre communication. Collaborez avec des marques locales, des influenceurs et des médias pour étendre votre audience. Gaël conseille : « Nous avons formé des partenariats avec des marques et organisations locales pour élargir notre portée. Ces collaborations nous permettent de toucher de nouveaux segments de public et d’augmenter notre visibilité. »
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour commencer l’organisation de votre événement multi-activités. Une fois la date et le lieu déterminés, lancez votre billetterie avec Weezevent !
Profitez également de nos solutions de contrôle d’accès, de gestion de staff et d’e-mailing pour aller plus loin dans la planification de votre événement.
