L’organisation d’une fête demande du temps, de la créativité et une planification minutieuse. À moins qu’il ne s’agisse d’une petite réunion de famille et d’amis, l’organisation d’une fête doit être un événement bien structuré de sorte à ne pas oublier certains éléments.
Si vous organisez une fête en famille ou entre amis prochainement, cet article est fait pour vous ! Vous y trouverez tous nos conseils ainsi que les différentes étapes à suivre pour faciliter l’organisation d’une fête.
Sommaire
À quoi ressemble une fête réussie ?
L’une des nombreuses choses que vous pouvez faire pour vous assurer que tout se déroule bien est d’utiliser une liste d’étapes à suivre et monitorer lors de l’organisation de votre fête et d’établir un calendrier pour celle-ci.
Vous devez donc garder cela en tête lors de l’organisation de votre événement et vous en servir d’objectif au moment de préparer toutes les festivités.
1. Déterminez le type de fête
Cela peut sembler évident, mais avez-vous une personne ou un événement précis pour lequel la fête est organisée ? Cela vous aidera à prendre toutes les autres décisions.
Vous pouvez organiser une fête pour :
- Un anniversaire
- Un diplôme
- Des fiançailles
- Une crémaillère
- Un déménagement
Les raisons d’organiser une fête sont nombreuses, mais le fait de connaître l’objectif de celle-ci facilitera sa planification. Prenez le temps de visualiser à quoi votre fête ressemblera et si vous l’organisez pour quelqu’un, veillez à ce que cette personne soit également impliquée dans toutes les décisions afin qu’elle ait la fête qu’elle souhaite (à moins bien sûr qu’il ne s’agisse d’une surprise !).
2. Fixez une date
Lorsque vous organisez une fête, il ne s’agit pas seulement de choisir la meilleure date pour vous ou pour le lieu, mais vous devez également vous demander si les invités seront présents (si c’est un jour férié, ou pendant les vacances scolaires par exemple), et essayer de faire en sorte que le plus grand nombre possible de personnes puisse venir.
Le choix de l’heure est également crucial pour votre fête. En ayant une idée plus précise de ce que sera la fête et des invités, vous pourrez déterminer le bon moment. Il est toujours préférable d’avoir une heure de début et de fin à l’esprit, cela apportera davantage de visibilité à vos invités. Ils pourront aussi organiser leur transport ou la garde d’enfants. Vous pouvez également vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour faire tout ce que vous avez prévu : le repas, les jeux…
3. Définissez votre budget
Bien sûr, vous pouvez avoir de très grandes idées sur ce que vous voulez faire en organisant votre fête et sur l’endroit où vous voulez l’organiser, mais connaître votre budget vous aidera lors de l’organisation de votre événement.
Fixez-vous un budget prévisionnel pour l’ensemble de la fête, puis divisez-le en plusieurs éléments tels que :
- Le lieu,
- La nourriture,
- Les boissons,
- La décoration,
- Les divertissements,
- Etc.
Quel que soit le budget dont vous disposez, vous pouvez rendre une fête extraordinaire, et vous pouvez aussi être plus créatif avec moins de budget.
4. Choisissez un lieu
Le choix du lieu est important pour l’organisation d’une fête, car vous devez vous assurer qu’il est disponible au moment où vous souhaitez l’organiser et qu’il convient au type de fête et au nombre d’invités conviés.
Vous devez donc penser au nombre d’invités, au temps qu’il fera, aux installations dont vous pourriez avoir besoin, aux activités prévues, et bien sûr à votre budget. Si vous comptez réserver un endroit spécifique, réservez-le plusieurs mois en avance.
5. Listez vos invités
L’étape suivante consiste à dresser une liste d’invités. Réfléchissez aux personnes que vous aimeriez inviter à votre fête. Par exemple, si vous organisez un dîner entre amis, vous devez vous assurer que tout le monde s’entend bien.
Veillez à ce que les invitations soient très précises, surtout si vous voulez que vos invités apportent ou préparent quelque chose pour votre fête (un déguisement, un jeu, une bouteille de vin,…). Veillez également à demander aux personnes de répondre avant une certaine date afin d’être sûr du nombre.
6. Décidez d’un thème
Lorsque vous organisez une fête, le choix d’un thème peut être une bonne idée pour orienter votre planification. Pourquoi ne pas choisir un thème simple :
- Demander à vos invités de s’habiller dans une certaine couleur, ou un certain style,
- Organiser le lieu de la fête en fonction du thème,
- Faire en sorte que la nourriture soit à l’image du thème, par exemple italien ou mexicain,
- Prévoir une soirée casino ou karaoké,
- Etc.
7. Pensez à la nourriture et aux boissons
Il est indispensable de prévoir en avant le type de nourriture et de boissons servi lors de l’organisation de votre fête. Plutôt un repas formel ? Banquet ? Apéritif dînatoire ? Renseignez-vous en amont sur les éventuelles allergies de vos invités ou tout simplement sur leurs goûts alimentaires, afin de vous assurer qu’il y aura du choix pour tout le monde.
Disposer de suffisamment de boissons est la clé d’une bonne fête, qu’il s’agisse de jus de fruits pour une fête d’enfants ou d’alcool pour une soirée entre amis. Réfléchissez aux types de boissons que vous proposerez afin de satisfaire tout le monde.
8. Achetez votre décoration
Chaque fête a besoin d’articles de décoration, qu’il s’agisse d’articles pour la table, de bougies, de ballons, etc. Respectez le budget défini, planifiez les éléments essentiels pour votre fête et recherchez les bonnes affaires, mais veillez à ce que le lieu soit aussi beau que souhaité !
9. Pensez à l’ambiance de votre fête
Réfléchissez à l’ambiance que vous souhaitez donner au lieu de votre fête ainsi qu’aux divertissements prévus. Vous pouvez par exemple faire venir un orchestre ou un DJ, prévoir des jeux ou des animations pour enfants par exemple, afin de créer l’ambiance de fête que vous souhaitez.
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