Les 8 étapes pour organiser son événement, sans accrocs

Les 8 étapes pour organiser son événement, sans accrocs

Réus­sir son événe­ment passe par une bonne pré­pa­ra­tion. Définir vos objec­tifs, dress­er un rétro­plan­ning, rechercher des parte­nar­i­ats, trou­ver des prestataires, gér­er votre bil­let­terie… Décou­vrez les 8 étapes fon­da­men­tales avant de vous lancer et organ­is­er un événe­ment ! Le suc­cès n’est plus très loin !

Som­maire

  1. Pos­er les fonde­ments sur le papi­er
  2. Un rétro­plan­ning com­plet et le bud­get prévi­sion­nel asso­cié
  3. Faire équipe avec des spon­sors et parte­naires ou mécènes
  4. Des prestataires événe­men­tiels de choix
  5. Une bil­let­terie sold-out !
  6. Une com­mu­ni­ca­tion forte
  7. Des invités chou­choutés
  8. Jour J = Brief, com­mu­ni­ca­tion et bilan

1. Poser les fondements sur le papier

La toute pre­mière chose : définir ses objec­tifs, l’ambition de son événe­ment sur le papi­er. Clar­i­fiez l’ampleur de votre événe­ment, l’objectif, son ADN, à qui s’adresse-t-il et pourquoi existe-il ?
Avec une mul­ti­tude d’événements fes­tifs, cul­turels, sportifs, … il est impor­tant de sor­tir du lot, d’apporter quelque chose de dif­férent ! Écrire tout ça sur le papi­er vous per­me­t­tra d’établir vos avan­tages, votre USP : Unique Sell­ing Propo­si­tion — soit Propo­si­tion de valeur en français.

Ces élé­ments vous seront utiles afin de garder une ligne direc­trice, de ne pas vous éparpiller en chemin, dans l’organisation et tout ce que cela demande à penser. Objec­tifs et axes stratégiques sont égale­ment néces­saires pour présen­ter votre pro­jet à des poten­tiels parte­naires, spon­sors, à la presse, à vos prestataires et vos équipes !

Ce tra­vail vous per­met égale­ment de réfléchir à l’ADN de l’événement, l’i­den­tité que vous souhaitez lui don­ner, graphique­ment, dans le ton de vos mes­sages et dans le pro­gramme de l’événement par exem­ple.

2. Un rétroplanning complet et le budget prévisionnel associé

Il sera votre meilleur ami, le phare de votre organ­i­sa­tion ! Prenez bien le temps de plan­i­fi­er toutes les tâch­es que vous allez devoir gér­er tout au long de l’organisation jusqu’au jour J, et n’hésitez pas à revenir dessus au fil des mois.

Cela va com­pren­dre (de façon non-exhaus­tive) :

  • la con­sti­tu­tion de vos équipes ;
  • la recherche de parte­naires, de prestataires ;
  • la créa­tion de vos out­ils de com­mu­ni­ca­tion ;
  • la créa­tion de votre bil­let­terie en ligne ;
  • la pro­duc­tion des élé­ments sur votre événe­ments ;
  • la recherche d’intervenants, de groupes musi­caux ;
  • la sécu­rité et toutes les étapes admin­is­tra­tives et légales…

Les étapes sont nom­breuses et var­iées selon votre événe­ment. Une fois toutes listées et plan­i­fiées, vous pour­rez entamer l’organisation de votre événe­ment sere­ine­ment. Atten­tion, l’événementiel est bien con­nu pour être un secteur rem­pli de rebondisse­ment, n’hésitez pas à anticiper les obsta­cles, les plans B, C et D.

En par­al­lèle, c’est égale­ment le moment de prévoir le bud­get de votre événe­ment, les fonds disponibles, les recettes prévi­sion­nelles, les besoins financiers, etc. Il est plus sim­ple une fois l’ensemble des tâch­es et poste de dépens­es en tête de s’attaquer à cette par­tie. Ce bud­get prévi­sion­nel sera le doc­u­ment néces­saire pour vos prospec­tions de mécènes, parte­naires, spon­sors.

3. Faire équipe avec des sponsors et partenaires ou mécènes

L’une des pre­mières étapes de votre rétro­plan­ning sera la recherche et val­i­da­tion de parte­naires et spon­sors ou encore mécènes, sou­tiens sans faille et pou­vant être d’une grande aide tant sur un aspect financier, matériel qu’humain et favor­able pour un meilleure vis­i­bil­ité.

Cela vous deman­dera du temps et de l’énergie, l’essentiel est bien de définir quelle organ­i­sa­tion serait intéressée, à laque­lle vous pour­rez apporter des béné­fices et à l’inverse selon ce qu’elle pour­rait vous apporter. Cela peut être sur des notions comme l’ancrage ter­ri­to­r­i­al, l’image et la notoriété que vous pour­rez lui apporter et vice-ver­sa, l’engagement porté par l’événement, la thé­ma­tique et les sujets intro­duits (inter­ven­tion, tables ron­des, débats) et les pos­si­bil­ités d’actions lors de l’événement (prise de parole, stand, dis­tri­b­u­tion d’échantillon, …).
On vous en par­le plus en détail ici !

4. Des prestataires événementiels de choix

Parte­naires et spon­sors en recherche, vous allez égale­ment avoir à vous pencher sur les prestataires. Selon l’ampleur, la thé­ma­tique et la con­fig­u­ra­tion de votre événe­ment, vos besoins sont dif­férents. De façon générale, il est com­mun d’avoir à con­tracter avec :

  • un prestataire pour assur­er la sécu­rité du site et les accès ;
  • un trai­teur, four­nisseur ou une entre­prise assur­ant la restau­ra­tion pour vos équipes et vos invités ;
  • en amont de l’événement la bil­let­terie ou plate­forme d’inscription, la ges­tion des invi­ta­tions et accrédi­ta­tions ;
  • un prestataire tech­nique pour tout ce qui va être son et lumière, réseau inter­net, …

Beau­coup de postes d’organisations peu­vent faire appel à des prestataires. Pour bien les choisir, n’hésitez pas à faire des appels d’offres, un cahi­er des charges reprenant vos attentes et besoins, afin de voir leurs offres et prix.

5. Une billetterie sold-out !

On en par­lait juste avant, la bil­let­terie ou vos inscrip­tions sont le pouls de votre événe­ment. Assurez l’affluence de votre événe­ment avec une bil­let­terie en ligne bien en amont et une com­mu­ni­ca­tion ryth­mée pour garan­tir vos inscrip­tions ou ventes.

Les options sont mul­ti­ples pour faire vivre votre bil­let­terie, par exem­ple :

  • Créez des codes pro­mo­tion­nels pour inciter vos par­tic­i­pants à partager ou com­mu­ni­quer sur votre événe­ment, ou sur des temps forts (fêtes, sol­des, …) pour boost­er vos ventes.
  • Con­fig­urez des temps de ventes, de nom­breux événe­ments adoptent cette tech­nique de palier de prix par tem­po­ral­ité, les pre­miers à s’inscrire auront des tar­ifs préféren­tiels, les sec­onds à un prix un peu plus élevé et ain­si de suite. Une bonne façon de mod­uler vos tar­ifs et d’assurer une vis­i­bil­ité sur l’affluence de votre événe­ment.
  • La vente sur place peut être aus­si une bonne solu­tion selon votre événe­ment.

6. Une communication forte

Très forte­ment liée au fait que votre bil­let­terie soit sold-out, la com­mu­ni­ca­tion de votre événe­ment doit être pen­sée en amont afin de se déclencher sur des temps et péri­odes défi­nis et per­me­t­tant d’être tou­jours plus impac­tante, la date de l’événement approchant.

Ciblez vos poten­tiels par­tic­i­pants sur les sup­ports les plus appro­priés, les réseaux soci­aux, la presse, via de l’affichage, de l’échange de vis­i­bil­ité ou de marchan­dis­es avec des parte­naires et médias. N’hésitez pas à créer des avan­tages à s’inscrire plus tôt, des jeux con­cours, des codes pro­mo­tion­nels comme nous vous en par­lions au-dessus. Les out­ils de com­mu­ni­ca­tion sont nom­breux pour opti­miser le rem­plis­sage, à vous de définir les plus per­ti­nents.

Créez votre dossier de presse pour que les médias par­lent de vous, la presse locale et régionale peut être intéressée, avec prise de parole, témoignage, ou reportage le jour J. Selon votre bud­get votre stratégie sera plus ou moins ambitieuse.

7. Des invités chouchoutés

Pensez à vos invités, les VIP et vos par­tic­i­pants en général avant tout. N’hésitez pas à rap­pel­er les infor­ma­tions essen­tielles et pra­tiques en amont, à créer une ambiance con­viviale et chaleureuse sur l’événement avec des espaces dédiés pour se restau­r­er, échang­er, prof­iter de l’événement.

N’oubliez pas non plus toutes les infra­struc­tures telles que les toi­lettes, les points d’eau, l’accès aux per­son­nes à mobil­ité réduite, les points d’informations selon l’envergure de votre événe­ment, … Ne pas avoir à chercher partout et ne pas créer de file d’attente trop longue opti­mis­eront l’ex­péri­ence par­tic­i­pant.

8. Jour J = Brief, communication et bilan

Avant le jour J, pensez à réca­pit­uler toutes les infor­ma­tions néces­saires à vos invités mais aus­si à vos équipes afin que tous sur place aient bien les infor­ma­tions dont ils ont besoin.
Les talkies ou télé­phones sont indis­pens­ables pour échang­er entre postes et équipes sur les avance­ments, les retours ou ques­tions qu’ils peu­vent avoir. Un référent par poste d’organisation per­met de remon­ter et redescen­dre les infor­ma­tions plus facile­ment.

Une fois l’événement ter­miné, n’oubliez pas de faire un bilan, les points posi­tifs, les points d’alertes pour la prochaine édi­tion !

Vous aus­si, organ­isez votre événe­ment sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

En savoir plus

Partager cet article