Les 8 étapes pour organiser son événement, sans accrocs

Les 8 étapes pour organiser son événement, sans accrocs

1/ Poser les fondements sur le papier

La toute première chose : définir ses objectifs, l’ambition de son événement sur le papier. Clarifiez l’ampleur de votre événement, l’objectif, son ADN, à qui s’adresse-t-il et pourquoi existe-il ?
Avec une multitude d’événements festifs, culturels, sportifs, … il est important de sortir du lot, d’apporter quelque chose de différent ! Écrire tout ça sur le papier vous permettra d’établir vos avantages, votre USP : Unique Selling Propo­sition – soit Propo­sition de valeur en français.

Ces éléments vous seront utiles afin de garder une ligne direc­trice, de ne pas vous éparpiller en chemin, dans l’organisation et tout ce que cela demande à penser. Objectifs et axes straté­giques sont également néces­saires pour présenter votre projet à des poten­tiels parte­naires, sponsors, à la presse, à vos presta­taires et vos équipes !

Ce travail vous permet également de réfléchir à l’ADN de l’événement, l’identité que vous souhaitez lui donner, graphi­quement, dans le ton de vos messages et dans le programme de l’événement par exemple.

2/ Un rétroplanning complet et le budget prévisionnel associé

Il sera votre meilleur ami, le phare de votre <strong>organisation</strong> ! Prenez bien le temps de planifier toutes les tâches que vous allez devoir gérer tout au long de l’organisation jusqu’au jour J, et n’hésitez pas à revenir dessus au fil des mois.

Cela va comprendre (de façon non-exhaustive) :

  • la consti­tution de vos équipes ;
  • la recherche de parte­naires, de presta­taires ;
  • la création de vos outils de commu­ni­cation ;
  • la création de votre billet­terie en ligne ;
  • la production des éléments sur votre événe­ments ;
  • la recherche d’intervenants, de groupes musicaux ;
  • la sécurité et toutes les étapes adminis­tra­tives et légales…

Les étapes sont nombreuses et variées selon votre événement. Une fois toutes listées et plani­fiées, vous pourrez entamer l’organisation de votre événement serei­nement. Attention, l’événementiel est bien connu pour être un secteur rempli de rebon­dis­sement, n’hésitez pas à anticiper les obstacles, les plans B, C et D.

En parallèle, c’est également le moment de prévoir le budget de votre événement, les fonds dispo­nibles, les recettes prévi­sion­nelles, les besoins finan­ciers, etc. Il est plus simple une fois l’ensemble des tâches et poste de dépenses en tête de s’attaquer à cette partie. Ce budget prévi­sionnel sera le document néces­saire pour vos prospec­tions de mécènes, parte­naires, sponsors.

3/ Faire équipe avec des sponsors et partenaires ou mécènes

L’une des premières étapes de votre rétro­planning sera la recherche et validation de parte­naires et sponsors ou encore mécènes, soutiens sans faille et pouvant être d’une grande aide tant sur un aspect financier, matériel qu’humain et favorable pour un meilleure visibilité.

Cela vous demandera du temps et de l’énergie, l’essentiel est bien de définir quelle organi­sation serait intéressée, à laquelle vous pourrez apporter des bénéfices et à l’inverse selon ce qu’elle pourrait vous apporter. Cela peut être sur des notions comme <strong>l’ancrage terri­torial, l’image et la notoriété</strong> que vous pourrez lui apporter et vice-versa, l’engagement porté par l’événement, <strong> la théma­tique et les sujets intro­duits (inter­vention, tables rondes, débats)</strong> et les possi­bi­lités d’actions lors de l’événement (prise de parole, stand, distri­bution d’échantillon, …).
On vous en parle plus en détail ici !

4/ Des prestataires événementiels de choix

Parte­naires et sponsors en recherche, vous allez également avoir à vous pencher sur les presta­taires. Selon l’ampleur, la théma­tique et la confi­gu­ration de votre événement, vos besoins sont différents.<br> De façon générale, il est commun d’avoir à contracter avec :

  • un presta­taire pour assurer la sécurité du site et les accès ;
  • un traiteur, fournisseur ou une entre­prise assurant la restau­ration pour vos équipes et vos invités ;
  • en amont de l’événement la billet­terie ou plate­forme d’inscription, la gestion des invita­tions et accré­di­ta­tions ;
  • un presta­taire technique pour tout ce qui va être son et lumière, réseau internet, …

Beaucoup de postes d’organisations peuvent faire appel à des presta­taires. Pour bien les choisir, n’hésitez pas à faire des appels d’offres, un cahier des charges reprenant vos attentes et besoins, afin de voir leurs offres et prix.

5/ Une billetterie sold-out !

On en parlait juste avant, la billet­terie ou vos inscrip­tions sont le pouls de votre événement. Assurez l’affluence de votre événement avec une billet­terie en ligne bien en amont et une commu­ni­cation rythmée pour garantir vos inscrip­tions ou ventes.

Les options sont multiples pour faire vivre votre billet­terie, par exemple :

  • Créez des codes promo­tionnels pour inciter vos parti­ci­pants à partager ou commu­niquer sur votre événement, ou sur des temps forts (fêtes, soldes, …) pour booster vos ventes.
  • Confi­gurez des temps de ventes, de nombreux événe­ments adoptent cette technique de palier de prix par tempo­ralité, les premiers à s’inscrire auront des tarifs préfé­ren­tiels, les seconds à un prix un peu plus élevé et ainsi de suite. Une bonne façon de moduler vos tarifs et d’assurer une visibilité sur l’affluence de votre événement.
  • La vente sur place peut être aussi une bonne solution selon votre événement.

6/ Une communication forte

Très fortement liée au fait que votre billet­terie soit sold-out, la commu­ni­cation de votre événement doit être pensée en amont afin de se déclencher sur des temps et périodes définis et permettant d’être toujours plus impac­tante, la date de l’événement appro­chant.

Ciblez vos poten­tiels parti­ci­pants sur les supports les plus appro­priés, les réseaux sociaux, la presse, via de l’affichage, de l’échange de visibilité ou de marchan­dises avec des parte­naires et médias. N’hésitez pas à créer des avantages à s’inscrire plus tôt, des jeux concours, des codes promo­tionels comme nous vous en parlions au-dessus. Les outils de commu­ni­cation sont nombreux pour optimiser le remplissage, à vous de définir les plus perti­nents.

Créez votre <strong>dossier de presse</strong> pour que les médias parlent de vous, la presse locale et régionale peut être intéressée, avec prise de parole, témoi­gnage, ou reportage le jour J. Selon votre budget votre stratégie sera plus ou moins ambitieuse.

7/ Des invités chouchoutés

Pensez à vos invités, les VIP et vos parti­ci­pants en général avant tout. N’hésitez pas à rappeler les infor­ma­tions essen­tielles et pratiques en amont, à créer une ambiance convi­viale et chaleu­reuse sur l’événement avec des espaces dédiés pour se restaurer, échanger, profiter de l’événement.

N’oubliez pas non plus toutes les infra­struc­tures telles que les toilettes, les points d’eau, l’accès aux personnes à mobilité réduite, les points d’informations selon l’envergure de votre événement, … Ne pas avoir à chercher partout et ne pas créer de file d’attente trop longue optimi­seront l’expérience parti­cipant.

8/ Jour J = Brief, communication et bilan

Avant le jour J, pensez à récapi­tuler toutes les infor­ma­tions néces­saires à vos invités mais aussi à vos équipes afin que tous sur place aient bien les infor­ma­tions dont ils ont besoin.
Les talkies ou téléphones sont indis­pen­sables pour échanger entre postes et équipes sur les avance­ments, les retours ou questions qu’ils peuvent avoir. Un référent par poste d’organisation permet de remonter et redes­cendre les infor­ma­tions plus facilement.

Une fois l’événement terminé, n’oubliez pas de faire un <strong>bilan</strong>, les points positifs, les points d’alertes pour la prochaine édition !

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