Lorsque vous organisez votre premier événement cashless, il est extrêmement important d’en informer vos participants bien à l’avance. Les explications sur le fonctionnement du système doivent être répétées pour être comprises par l’ensemble du public. Sans cela, vous vous exposez à une vague de litiges et de mécontentements, qui seraient faciles à éviter avec un minimum de préparation.
Et cela ne s’applique pas qu’à votre premier événement. Il est donc dans votre intérêt, et surtout dans celui des participants, d’appliquer les mêmes stratégies de communication sur tous vos événements cashless. Voici donc comment préparer au mieux vos participants à une expérience 100% cashless.
Contents
- Donner un nom à sa monnaie cashless
- Communiquer en ligne à destination du grand public
- Répondre aux questions des participants
- Informer le staff en charge du cashless
- Renforcer l’information sur place
1. Donner un nom à sa monnaie cashless
Au premier abord, donner un nom à une monnaie cashless peut paraître futile et insignifiant. Pourtant, lorsqu’on s’y intéresse de plus près, on se rend compte de l’impact positif que cela peut avoir sur l’expérience globale des participants. Si des festivals et d’autres formes d’événements ont décidé de créer un nom et un logo pour leur monnaie, c’est avant tout pour transformer leur projet cashless en atout de communication.
Diffusé à travers tous vos canaux de communication, un nom bien trouvé, amusant, et proche de l’image voulue par l’événement favorise l’adoption du cashless par les participants. Au contraire, le terme “cashless” est plutôt froid, voire mal perçu à cause de sa racine “cash”. Il peut évoquer une trop forte notion d’argent, une valeur assez éloignée de l’esprit de convivialité et de partage des événements en général.
Donner un nom à une monnaie est parfois si bien réussi qu’il n’est pas rare d’entendre des festivaliers parler de “Moneiz”, le cashless des Vieilles Charrues, dans les autres festivals de la région Bretagne.
À titre d’exemples, voici quelques noms qui renforcent l’univers de leur événement :
John E-Cash — Festival Beauregard ; Celti’Cash — Festival Interceltique de Lorient ; Cash-Cache — Festival Nuits Secrètes ; P2N Pay&Play — Festival Papillons de Nuit ; Bobicash — Festival Bobital ; No Cash In Hell — Festival Hellfest
2. Communiquer en ligne à destination du grand public
Dans notre article Cashless : top 5 des facteurs clés d’un déploiement réussi, nous exposions les raisons de soigner la communication auprès de son public lorsque l’on met en place un projet cashless. Afin de poursuivre sur cette lancée, nous vous présentons ci-dessous les moyens de communication les plus adaptés. Si vous faites le choix de Weezevent pour votre projet cashless, un interlocuteur privilégié vous accompagne dans cette mise en place et vous fournit des conseils personnalisés, un kit de communication complet, et des exemples à succès.
Le site internet de l’événement
Point central de votre communication, votre site internet rassemble l’ensemble des informations disponibles à propos de votre événement. Tout doit y figurer et y être bien ordonné. C’est pourquoi vous devez absolument y placer certains éléments, afin que chaque participant ait toutes les informations nécessaires pour passer un bon moment avant, pendant, et après votre événement.
Tout commencer par l’onglet et la page cashless, accessibles depuis la barre de navigation principale de votre site web.
Source : Page d’accueil du Main Square Festival. Le bouton “CASHLESS” redirige vers mainsquarefestival.fr/fr/cashless.
Ensuite, votre page cashless doit reprendre les éléments suivants, dans cet ordre — comme le fait le festival Papillons de Nuit :
- Le widget cashless — toujours en haut de page
- Des pictogrammes didactiques
- Des explications détaillées
- Avantages du cashless
- Avant/pendant/après
- Dates de remboursement
- Une Foire Aux Questions
- Une adresse email d’assistance
- Des infos spécifiques — le cas échéant
Des versions adaptées à votre événement sont disponibles ici.
Enfin, publiez un article d’annonce pour présenter les raisons du passage au cashless ; les impacts, changements et avantages pour le participant ; et expliquer le fonctionnement du cashless.
Les réseaux sociaux — pages et événements
Une grande partie de votre public se trouve sur les réseaux sociaux. Ils peuvent y suivre votre page et/ou votre événement. Vous avez donc la possibilité de multiplier votre communication et ainsi d’augmenter vos chances que les informations sur le cashless soient vues et comprises.
En accompagnant des projets cashless depuis 2015, nous avons pu optimiser les meilleurs éléments de communication pour que votre message passe au mieux. En voici un aperçu :
- « Créez votre compte Cashless et pré-chargez votre carte en 2 minutes chrono ! Il vous suffit de vous munir de votre numéro de billet et le tour est joué »
- « Vous êtes encore nombreux à ne pas avoir chargé votre compte cashless en avance. Nous vous conseillons de le pré-charger tranquillement chez vous avant d’arriver au Festival et de profiter ainsi des concerts, et des bars & restaurants directement après votre arrivée. »
- « Les banques Cashless ouvrent dès l’ouverture du site, rendez-vous y dès maintenant pour charger votre compte. »
Accompagnez les messages avec des images, des gifs, des vidéos ou des memes pour multiplier vos chances d’être vu.
Les e-mails — marketing et newsletter
Tout aussi efficace que les canaux cités précédemment, les e-mails sont très utiles car vous pouvez les envoyer à toutes les personnes ayant acheté des billets pour votre événement. Vous pouvez alors les inciter à se créer un compte cashless. Vous pouvez par la suite donner de plus amples informations uniquement à ceux qui ont déjà créé un compte. Avec Weezevent, vous pouvez cibler l’un ou l’autre de ces deux publics.
Surtout, deux jours avant le début de l’événement, la plateforme cashless de Weezevent envoie un e-mail personnalisé à tous vos participants afin de les inciter à recharger leurs comptes cashless, ce qui a pour effet bénéfique de réduire drastiquement les files d’attente sur place.
Les notifications push sur mobile
Grâce à notre partenaire Greencopper, vous pouvez envoyer des notifications push sur mobile à tous les participants qui ont installé l’application de votre événement. En fonction de vos besoins, ciblez uniquement ceux qui n’ont pas encore rechargé, ou ceux qui ont dépensé une certaine somme afin de les récompenser. Les possibilités sont infinies !
3. Répondre aux questions des participants
Mettre en place les actions citées précédemment ne suffira peut-être pas, car les participants peuvent avoir des questions spécifiques concernant le cashless. Il vaut donc mieux être prévoyant et créer une adresse e-mail spécifique pour traiter les questions. Une ligne téléphonique peut même être spécialement dédiée au cashless. L’objectif est toujours de favoriser une bonne expérience pour vos festivaliers et participants.
4. Informer le staff en charge du cashless
Le cashless s’adresse avant tout aux participants, mais c’est bien votre staff qui va manipuler les appareils permettant d’encaisser les paiements cashless. Le meilleur moyen de les préparer à cela consiste à leur envoyer une newsletter avec des fiches pratiques sur l’utilisation des appareils et sur la politique du festival concernant le cashless — fonctionnement, dates clés, etc. Vous rappellerez tout cela une fois sur place afin que tout roule comme sur des roulettes.
5. Renforcer l’information sur place
Une fois le participant sur le site de votre événement, il aura peut-être oublié une partie de ce qu’il a lu deux mois ou deux jours plus tôt. Il faut donc lui rappeler les informations essentielles et les bonnes pratiques pour que l’adoption du cashless soit un long fleuve tranquille.
Une bonne signalétique oriente les participants vers les bonnes personnes si besoin, et des flyers lui indiqueront comment recharger sur place ou en ligne, comment se faire rembourser à la suite de l’événement, etc.
Avec une bonne communication, la mise en place d’un projet cashless peut se révéler être bien plus qu’un changement de façon d’encaisser pour le festival et qu’un moyen de paiement pour les participants. Il peut renforcer les liens entre les deux parties et ainsi accroître la fidélité de vos fans.
Depuis 2015, nous avons conçu et observé tellement de bonnes pratiques que nous en avons fait un guide pratique gratuit, à destination de tous les organisateurs d’événement. Découvrez-le sans plus attendre en cliquant sur le bouton ci-dessous :
N’hésitez pas à nous contacter directement si vous avez des questions sur le cashless.
